Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Online-Publikationen 1998

Archivprojekt im Freilichtmuseum Ballenberg. Ziele, Vorgehen und Ergebnisse (1998*)

von Peter Toebak 

Inhalt

Einleitung

Museumsarchiv

Der Ist-Zustand und die Restrukturierungsarbeiten im Museumsarchiv

Registraturplan, Aktenverzeichnis und Rahmenorganisation

Schlussfolgerungen1

 

Einleitung

1978, also vor genau zwanzig Jahren, wurde das Freilichtmuseum Ballenberg eröffnet. Aber schon seit 1962/63 bestanden konkrete Pläne für den Aufbau und die Einrichtung eines schweizerischen Freilichtmuseums. Trägerin des Museums ist eine private Stiftung, deren Betriebsrechnung zur Zeit zu weniger als 15% mit öffentlichen Mitteln finanziert wird. Die Verwaltungsstruktur umfasst einen Stiftungsrat mit 85, einen Vorstand mit 18 sowie einen Geschäftsleitenden Ausschuss mit 5 Mitgliedern. Der Stiftung und der Geschäftsleitung stehen eine Fachgruppe Wissenschaft und eine Fachgruppe Marketing beratend zur Seite.

Ende 1995 erstellte ein externes Beratungsbüro eine Betriebsanalyse, die zur Neuverteilung der Kompetenzen, zu einer klaren Definition der Aufgabenbereiche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe und Informationswege führte. Seit 1996 ist die Betriebsorganisation in eine Abteilung Betrieb und Finanzen, eine Abteilung Wissenschaft und eine Abteilung Marketing aufgeteilt, denen jeweils die drei gleichberechtigten Geschäftsleiter vorstehen.

Eine Folge der Betriebsreorganisation war die Neuordnung und -einrichtung des Archivs. Mit diesen Arbeiten wurde die Trialog AG, eine Unternehmung für Dokumentations- und Organisationsberatung in Zürich, beauftragt. Zwei Vorgaben schränkten von Anfang an die Möglichkeiten ein: Ein festes Kostendach für das ganze Projekt und die Tatsache, dass keine dauerhafte Personalaufstockung beabsichtigt war. Innerhalb dieses Rahmens erledigte der Autor für die Zürcher Firma die konzeptionelle Arbeit, erstellte einen Registraturplan, versorgte einen Teil der ausführenden Arbeiten und begleitete eine vom Ballenberg temporär angestellte Arbeitskraft, Dani Stöckli. Für die weitere Implementierung der Projektziele ist der Stiftungssekretär (damals Christian Sidler) zuständig, wobei der Autor ihm im Anfang noch beratend zur Seite stand. Die externe Projektphase dauerte insgesamt von Juni 1996 bis März 1997. Sie wurde zeit-, plan- und kostenmässig zur vollsten Zufriedenheit der Geschäftsleitung abgeschlossen.

Museumsarchiv

Vereinfacht gesagt ist das "Archiv" der schriftliche Niederschlag der Tätigkeiten einer Institution oder Person. Im Gegensatz zu musealen Kollektionen, Bibliothekssammlungen oder Dokumentationen entstehen die Akten eines Archivs "von selbst", d.h. sie werden nicht bewusst gesammelt. Moderne Archive bestehen grossenteils aus (vielen) Dossiers und (etlichen) Parallelaktenserien, mit einer Vielfalt von Dokumententypen über Sachvorgänge oder Transaktionen. Die Archivdokumente haben mehr oder weniger juristischen, administrativen, wirtschaftlichen und dokumentarischen Wert, was bei der Verwaltung zu langjähriger Aufbewahrung und Erschliessung oder aber zu zügiger Kassation oder Vernichtung führen sollte.

Auch im Freilichtmuseum Ballenberg werden Daten, Informationen, Wissen, Meinungen und Erfahrungen bezüglich vergangener und gegenwärtiger Projekte und Aktivitäten festgehalten, z.B. in Sitzungsprotokollen, Buchhaltungsbelegen, Bauplänen, Verträgen, Korrespondenz und Berichten. Jeweilige Sondersammlungen aus Papier, die das Museum aus seiner musealen Zweckbestimmung erwirbt oder erworben hat, gehören jedoch nicht zum eigentlichen Archiv.

Die (betriebsinternen) Informationen sind unerlässlich für die Museumsorganisation, ob es nun um die Kontakte mit den Fördervereinen, um finanzielle Beiträge und Unterstützung, um Gebühren und Steuern, um die Ausbildung des Personals, um die Museumsobjekte, Bauten, Museumstiere und -gegenstände, um das Erscheinungsbild des Museums, die Werbung und die Public Relations, um den Tagesbetrieb, um die wissenschaftlichen Fachaufgaben, die Ausstellungen und Veranstaltungen auf dem Gelände, um die Publikationen usw. geht. All dieses die Betriebsführung unterstützende Wissen und diese Informationen kann man im Museumsarchiv auffinden.

Natürlich haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch selber ein gewisses Mass an allgemeiner und betriebsrelevanter Information im Kopf. Sie wissen genau, mit wem sie wann über was Kontakt haben oder hatten. Und sie verfügen über die notwendige Fachkenntnis. Diese Information ist für den Arbeitsalltag unabdingbar, aber sie ist "subjektiv", d.h. nicht für alle Kollegen und (immer) zur rechten Zeit verfügbar. Zudem kommen und gehen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und nehmen schliesslich ihr Wissen endgültig mit. Für das "Organisationsgedächtnis", das Organisationswissen ist das Unterhalten eines Archivs (Archiv- und Schriftgutverwaltung) deswegen von grösster Bedeutung.

Der Ist-Zustand und die Restrukturierungsarbeiten im Museumsarchiv

Am Anfang des Projekts wurden insgesamt 187 Laufmeter an Archivbeständen gemessen, verteilt über 40 verschiedene Orte und Arbeitsräume. Bewertung und Vernichtung hatten nie bewusst oder systematisch stattgefunden. Sogar ein grobes Inhaltsverzeichnis fehlte. Nur die sparsame Beschriftung auf den Ordnern, Schachteln und Dossiers und die subjektive Kenntnis der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gestatteten einen beschränkten Zugang. Vor allem die vielen "Pult-Archive", die persönlichen Ablagen ehemaliger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, bildeten als "blinde Flecken" ein grosses Problem. Zudem waren die Aufbewahrungsbedingungen in den Kellern und den verschiedenen Geschossen nicht ideal.

Was war also zu tun? Sehr pragmatisch wurde die folgende Dreiteilung durchgeführt: Alt-Archiv für die Dokumente ab der Gründerzeit (1962/63) bis 1995/96; Neu-Archiv für die Dokumente ab 1996/97; Zwischenarchiv für eine Restgruppe. Wegen des umfangreichen ungeordneten Bestands und des damit verbundenen grossen Zeitaufwands entschied man sich, das Alt-Archiv nur grob zu beschreiben (6 Monate statt 4 Jahre Arbeit). Es wurde schlicht in der Ordnung belassen, wie es in den Ordnern, Schachteln und Umschlägen angetroffen worden war. Bewertung und Kassation haben nicht stattgefunden. Es ist nun jedoch elektronisch verzeichnet und erschlossen (Periode, Thema, Herkunft usw. [1]. Mittels Stichworten kann man mit erstaunlich grossem Erfolg - wie die ersten Versuche bestätigten - gezielt nach Dokumenten suchen. Eine Suche, die vorher praktisch hoffnungslos war. Die Suche wurde zusätzlich durch die elektronische Verzeichnung der räumlichen (und organisatorischen) Herkunft erleichtert. Kann sich also der Sachbearbeiter daran erinnern, wo sich das gesuchte Dokument zuvor befunden hatte, ist die Suche noch erfolgsversprechender.

Einige Bestandteile aus dem Alt-Archiv werden möglicherweise dereinst in Form eines Zusatzprojekts weiter verarbeitet, z.B. die Protokolle der Stiftungsverwaltung, die Dossiers über die Museumsobjekte, die technischen Zeichnungen, die Fotos und Dias. Das erstellte Verzeichnis bildet hierzu die unentbehrliche Ausgangslage, wobei eine akkurate "Buchhaltung" der getroffenen Änderungen notwendig bleibt (Konkordanz).

Allmählich wird ein Zwischenarchiv zwischen dem Neu- und dem Alt-Archiv entstehen. Der Übergang von Alt zu Neu ist also "fliessend". Dies macht das Vorgehen einfacher (Lernprozess, Rückstand, Umgehung schwieriger Abgrenzungen). Teilweise werden die (langfristig) weniger wichtigen Dokumente aus dem Jahr 1996 hierzu gehören sowie die Dokumente, die während des Aufbaus des Alt-Archivs vorläufig noch bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen (auf deren ausdrücklichen Wunsch) geblieben sind. Der Inhalt des Zwischenarchivs (etwa 10 lfm.) wird schliesslich mit dem des Alt-Archivs zusammengebracht.

Der Aufbau des Neu-Archivs, dessen Bruttowachstum pro Jahr auf 15 lfm. geschätzt wird, erhielt das grösste Gewicht. Es handelt sich hierbei um die Dokumente, die ab 1996 eine Rolle bei der Stiftungsverwaltung, Geschäftsführung und Aufgabenerledigung des Museums gespielt haben und die jetzt für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Arbeits- und Alltagsarchiv keinen direkten Wert mehr haben: Das Geschäft (Projekt) ist vollendet, die Sitzung vorüber und die Aktenserie (für die Routinearbeit) periodisch abgeschlossen. Diese Kategorien konnten nicht sofort verarbeitet werden, da die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit haben wollten, die beiden letzten Kategorien maximal noch ein Jahr bei sich zu behalten (auch in der Zukunft). Die Geschäftsdokumente dagegen sollten nach dem Projektabschluss so bald wie möglich ins zentrale Neu-Archiv abgelegt werden.

Registraturplan, Aktenverzeichnis und Rahmenorganisation

Der Registraturplan (Ordnungssystematik) wurde speziell für das Neu-Archiv des Freilichtmuseums entworfen[2]. Er berücksichtigt nicht nur die Stiftungsverwaltungspraxis, die Geschäfts- und Betriebsführung und die Aufgabenerledigung, sondern spiegelt auch die tägliche Arbeit wider. Es ist entscheidend, dass der Registraturplan kein allgemeines, "bibliothekarisches" Verzeichnis ist, sondern vielmehr massgeschneidert an die jeweilige Organisation angepasst wird. Er ist die Grundlage für eine effiziente und effektive Schriftgutverwaltung, genauswo wie ein Kontenplan für die Buchhaltung. Der Registraturplan kanalisiert und strukturiert den dokumentarischen Niederschlag der laufenden Arbeits- und Entscheidungsprozesse. Bewertung, Kassation, Beschreibung und Ordnung der sich bildenden Dossiers und Serien geschieht aufgrund des Registraturplans, womit eine prospektive anstelle einer retrospektiven Archivierung möglich wird. Zudem ist er ein "Inhaltsverzeichnis" des Archivs, das Suchhandlungen ermöglicht.

Ab 1997 können die anfallenden Akten und Dossiers des Museums anhand des umfassenden Registraturplans gebildet, geordnet und beschrieben werden. Dabei entsteht ein Aktenverzeichnis oder Dossierinventar, welches viel detaillierter und akkurater sein wird als die Grobbeschreibung des Alt-Archivs. Am Anfang kostet dieser Vorgang zusätzlich Zeit, da Umschläge angelegt, Beschreibungen gefunden und Plancodenummern gewählt werden müssen. Wegen des unvermeidlichen anfänglichen Lernprozesses (Umdenkprozess), des Aktenstaus der Periode 1996 (Arbeitsrückstand) und der Anzahl Beteiligter an der Archivfunktion (nicht ein Schriftgutverwalter oder Archivar, der sich speziell um das Schriftgut und das Archiv bemüht), wurde ein pragmatisches Vorgehen angestrebt. Der zusätzliche Zeit- und Arbeitsaufwand musste beschränkt und akzeptabel bleiben. Später zeigen sich die Vorteile und verschwindet der Mehraufwand im Zusammenhang mit dem Auffinden der Dokumente. Die Geschäftsleitung des Museums setzte im Sommer 1997 für die anfängliche Mehrarbeit dieselbe temporäre Hilfskraft (Dani Stöckli) ein.

Die permanenten Ausführungsarbeiten innerhalb der Schriftgut- und Archivfunktion werden künftig von mehreren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aufgrund ihrer (zu erneuernden) Pflichtenhefte unter der Verantwortlichkeit des Stiftungssekretärs wahrgenommen. Eine Rahmenorganisation, worin Kompetenzen und Regeln der Dossierbildung, Ausleihe der Dossiers und Ablage festgelegt sind, schloss anfangs 1997 die erste, externe Phase des Projekts ab.

Schlussfolgerungen1

Die Archivierung hat beim Freilichtmuseum Ballenberg einen quantitativen und qualitativen Impuls erhalten. Das Alt-Archiv ist seit mehreren Monaten inhaltlich und physisch zugänglich und mittels EDV beschrieben. Die alten Bestände sind zudem mit neuen säurefreien Umschlägen und Schachteln versehen und der Archivkeller neu eingerichtet. Das Alt-Archiv umfasst nach der Erschliessungsarbeit und physischen Aufbearbeitung noch etwa 100 lfm. (kompaktere Einreihung). Für die Schriftgutverwaltung wurde 1996/97 ein massgeschneideter Registraturplan verfasst. Akten nach einem Zäsurdatum kommen fortan anhand dieser Basissystematik ins neue zentrale Archiv. Der Plan hat eine klare Struktur und gliedert die anfallenden Dokumente aufgrund der Zweiteilung Verwaltung/Betriebsführung (interne Funktionen) und Aufgabenerledigung (externe Funktionen) in Archivdossiers und Serien.

Die Vorteile einer effizienten und effektiven Archivierung liegen auf der Hand. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich besser auf die primären Aufgaben und die Betriebsführung konzentrieren, wenn sie nicht länger ein eigenes, oft heterogen zusammengesetztes "Pult-Archiv" über Jahre entwickeln und unterhalten müssen. Ein vollständiges Museumsarchiv fungiert ausserdem als gemeinsame Informationsbasis für alle Beteiligten, die es ermöglicht, von einem (langjährigen) Organisationsgedächtnis zu profitieren und (vermehrt) Kontinuität zu gewährleisten. Im Gegensatz zum Alt-Archiv ist beim Neu-Archiv eine detailliertere Beschreibung und Erschliessung vorgesehen; die kategorielle Bewertung und Kassation lassen sich im voraus nicht länger ausschliessen.

Der Umstand, dass die Geschäftsleitung keine zusätzlichen Mittel für die Archivfunktion zur Verfügung stellen kann (ein Pensum von etwa 30% wäre nötig), bedeutet für das bestehende Personal auf die Dauer nicht notwendigerweise Mehrarbeit, hat es doch auch bisher die Archivfunktion übernommen; nur eben weniger systematisch und einheitlich. Der Registraturplan und die Rahmenorganisation tragen zur Vereinfachung und Erleichterung dieser Arbeit wesentlich bei.


 [*] Unter dem Titel "Die Schaffung einer gemeinsamen und zuverlässigen Informationsbasis" publiziert in: Jahrbuch FLM Ballenberg, II (1998), 160-164.

[1]. Verzeichnis Alt-Archiv 1962/63-1995/96, definitive Version 17.04.1997.

[2]. Ordnungsplan für die Schriftgutverwaltung Freilichtmuseum Ballenberg, definitive Version 17.04.1997.