Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Besprechung von Dissertationen

Archivische Bewertung, von Matthias Buchholz (2001)*

Einleitung

Qualitative Bewertung

Struktur- und Prozesswissen versus Inhaltswissen

Quantitative Bewertung und Case-Study

Oral History

Konklusion

 

Einleitung

Der Autor promovierte am 12. Juli 2001 an der Humboldt-Universität in Berlin. Die Dissertation ist im April 2002 erschienen[1]. Die Studie ist umfangreich und umfasst fünf Einheiten, vier Kapitel und einen Anhang.

Qualitative Bewertung

Im ersten Kapitel (81 Seiten) wird die deutsche (qualitative) Bewertungsgeschichte nicht nur akkurat verfolgt, Buchholz geht die Diskussion auch selbst sehr aktiv an. Er stellt sich dabei auf den Standpunkt der Kommunalarchivare (der oftmals kleineren Gemeinden). Manche Aussagen sind interessant und zutreffend. So hat Theodore Schellenberg dem Informationswert tatsächlich gleich viel Gewicht zugemessen wie dem Evidenzwert. Eine Dokumentationsstrategie, wobei Archivare auch andere Bestände als Archiv- und Schriftgut akquirieren oder sogar erstellen (lassen), kann zudem methodisch völlig transparent und nachvollziehbar sein. Öffentliche Archive bilden nur ein Spektrum der Gesellschaftsentwicklung ab. In einem Zeitalter geschieht Vieles mehr, was nicht in allen Fällen Objekt einer Verwaltungsaufgabe ist und darum auch nie einen Niederschlag in einem Behördenarchiv hinterlassen wird. Ergänzungsdokumentation, inklusive Privatarchive, ist unerlässlich.

Buchholz misst dem Informationswert der Akten grossen Stellenwert bei. Dies ist wohl dadurch erklärbar, dass er in einer regionalen Beratungsstelle für Gemeindearchive tätig war, als er den grössten Teil seiner Untersuchungen durchführte. Bekanntlich stehen Gemeinden nah an der Bevölkerung, was in den Akten mit vielen relevanten, realen und detaillierten Daten und Informationen abgebildet wird. Zweitens hat der Autor sich speziell mit Parallelaktenserien befasst, wo der Evidenzwert "monoton" ist und deswegen auch zwangsläufig weniger Akzent bekommt als der Informationswert. Hier ähneln sich die Aktenserien den Datenbanken und Fachanwendungen im elektronischen Zeitalter. Für alle Klarheit: auch ich selbst finde den Informationswert einer Akte oder Aufzeichnung sehr wichtig.

Doch sind zum ersten Kapitel auch kritische Bemerkungen zu machen. Evidenzwert und Informationswert schliessen einander keineswegs aus, wie bereits Schellenberg betonte. Es geht aber weniger darum, was Schellenberg gemeint hat, als darum, wie die Archivistik sich nach ihm weiterentwickelt hat. Buchholz zog die internationale Literatur auf dem Bewertungsgebiet nicht heran, aus "arbeitsökonomischen Gründen" und (wie er postuliert) weil das methodische Vorgehen doch vor allem "historisch-konkret", was offenbar auch "örtlich" oder mindestens "national" heisst, eingebettet werden soll. Diese Annahme wird mit dem bereits erwähnten grossen Stellenwert des Informationswerts in seiner Sichtweise zu tun haben. Sie ist dennoch nicht in Ordnung. Abgesehen von einer "Avantgarde", wozu Angelika Menne-Haritz ausdrücklich gerechnet werden kann, scheinen viele unserer deutschen Kollegen sich in der Bewertungsthematik vor allem noch mit sich selbst begnügen zu wollen. Die Kraft des modernen Archivwesens, insbesondere auch bezüglich der Methodik, liegt jedoch (zunehmend) in seiner Internationalität.

Struktur- und Prozesswissen versus Inhaltswissen

Der Evidenzwert, wie Schellenberg den umschreibt, also das Struktur- und Prozesswissen einer Organisation (die Provenienz), hat im Archiv- und Schriftgutbereich halt das Primat. Schrift- und Archivgut ist funktions- und prozessgebunden. Die Geschäftsprozesse generieren und strukturieren die Informationen (schriftlichen Niederschlag) und bilden dafür den betrieblichen Kontext. Hier liegen das Wesentliche vom Archiv- und Schriftgut und der grundsätzliche Unterschied zum Bibliotheks- und Dokumentationsgut. Die Betonung des Evidenzwerts ist nicht Selbstzweck, sondern Mittel (Methodik). Der Primärschlüssel der archivischen Bewertung liegt beim Evidenzwert (oder es sollte besser von Kontextwert geredet werden) der Akten. Bewertung, Beschreibung und Ordnung kann nur über das "Wie" des Archivbildners effizient und objektiviert (nicht objektiv) erfolgen. Es handelt sich dabei um einen "top down"-Ansatz (Deduktion), wie die angelsächsische Literatur darstellt, also von den Funktionen und Prozessen heraus. Das Korrektiv auf Grund des Informationswerts (Inhalts- bzw. Ergebniswissen) kann in zweiter Linie durchaus stattfinden (mit dem Auge für das "Was" der Organisation, auch für das Detail und die Routine), wiederum "top down" oder in Spezialfällen sogar "bottum up", d.h. von den Akten heraus (Induktion).

Der von Buchholz so gewünschte Konsens zwischen den beiden Ansätzen sollte auf diese Weise fachlich verantwortlich und methodisch rationell gestaltet werden. Er kann nicht einfach durch die Korrektur einer (vermeintlichen) Überinterpretation (durch z.B. Angelika Menne-Haritz) des Evidenzwerts gefunden werden. Das Archivwesen hat zweifellos die "Bewertungshoheit", was als Federführung oder "eigentliche Ausführung" im Bereich der archivischen Bewertung zu verstehen ist. Es darf sich dabei natürlich nicht "autark", wie der Autor mit Recht festhält, verhalten. Kritik, Ergänzungen, Anpassungen seitens Verwaltung, Gesellschaft, Historie, Sozialwissenschaft usw. sind notwendig und erwünscht und sollten nach obenstehendem Schema Primärschlüssel - Korrektiv verarbeitet werden.

Handhabbare Evidenz-Kriterien sind mittlerweile durchaus entwickelt worden, und dies manchmal auf pragmatische Weise (z.B. Pivot in den Niederlanden). Natürlich können "top down"-Methoden einfacher in gut strukturierten und beschriebenen Beständen angewendet werden, dies gilt aber genauso für die herkömmlichen "bottom up"-Verfahren. Bewerten, Beschreiben und Ordnen von Akten aus organisierten Ablagen geht etwa dreimal schneller als Bewerten, Beschreiben und Ordnen von Akten aus unorganisierten Ablagen. In weniger strukturierten Beständen ist die "top down"-Methodik auf Basis des Evidenzwerts möglicherweise noch zwingender erforderlich, sobald sich nur eine minimale Bestandstektonik im Zusammenhang mit Strukturen, Funktionen und Prozessen zeigen lässt.

Die "Dokumentationsstrategie" ist für Kommunalarchivare durchaus eine Option, wie der Autor nach vorne bringt, auch (so füge ich hinzu) in Synergie mit Museen, Bibliotheken und Dokumentationsstellen vor Ort. Der Archivar oder die Archivarin muss sich dabei bezüglich der "Nichtarchivbestände" aber ausserhalb der Archivistik bewegen. Er oder sie ist dann als Dokumentar/in tätig und macht dokumentarische Bewertung. Dann gelten andere Gesetze, es gibt dann keinen Evidenz- oder Kontextwert, sondern nur Informationswert. Die Herausforderung der Ergänzungsdokumentation ist an sich legitim, wenn nur andere archivische Aufgaben, z.B. im vorarchivischen Bereich, nicht darunter leiden und effiziente Arbeitsmethoden möglich bleiben. Wo die Mittel gering sind und die Bestände gross, ist ein "top-down"-Ansatz auch in Gemeindearchiven unerlässlich. Der von Buchholz so bewunderte Ansatz von Peter Weber weist diesbezüglich Stärken und Schwächen auf, soweit ich dies jetzt beurteilen kann[2]. Für die Archiv- und Schriftgutbestände bleibt das Evidenz-Vorgehen (mit dem erwähnten Korrektiv) auf jeden Fall der einzige fachlich saubere Ausgangspunkt.

Quantitative Bewertung und Case-Study

Die Kraft der Dissertation von Matthias Buchholz liegt im zweiten Kapitel (52 Seiten) und vor allem dritten Kapitel (77 Seiten). Hier bringt er sein sozialwissenschaftliches und mathematisch-statistisches Wissen ein und verwendet er seine Berufserfahrung. Das zweite Kapitel behandelt die deutsche (quantitative) Bewertungsgeschichte der massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten, wo Theoriebildung weniger im Vordergrund stand als Praxisvorgehen. Hier sind viele Einzelheiten und Entwicklungsgänge auf gut lesbare Art zu verfolgen. Archivare verhielten sich z.B. auch in Deutschland lange Zeit sehr reserviert gegenüber der Sozialwissenschaft, die hauptsächlich für das quantitative Quellenmaterial Interesse hatte. Von Kundenorientierung war noch nicht die Rede und die obenerwähnte "Autarkie" wirkte sich speziell in dieser Hinsicht wenig fruchtbar aus.

Der Autor hat im dritten Kapitel 1.662 Sozialhilfeakten der Gemeinde Lindlar als Grundlage genommen, um die gängigen statistischen Auswahlverfahren in Deutschland mit Hinsicht auf das gleichförmige Massenschriftgut kritisch zu untersuchen. Die Ergebnisse der unterschiedlichen Stichprobenverfahren werden mit den Ziffern der Grundgesamtheit in Verbindung gebracht, nachdem die Problematik rundum Sampling und Repräsentativität von Stichproben theoretisch geklärt worden ist. Das Schriftgut datiert von 1950 bis 1999, für mehr als Dreiviertel der Akten aber von 1989 bis 1998. Umfangreiche Kassationen hatten bereits vor der Ablage in das Zwischenarchiv stattgefunden.

Folgende Stichprobenverfahren wurden auf Basis eines EDV-Programms durchgeführt: systematische Auswahl jeder 10. Akte, systematische Auswahl mit Zufallsstart und berechneter Schrittweite, Buchstabenauswahl H, Buchstabenauswahl A und B sowie Buchstabenauswahl D, O und T, Auswahl mit Geburtsmonat Januar der Antragsteller, Auswahl Geburtsjahrgang x5, geografische Auswahl nach Ortsteilen, Baden-Württemberger Modell (Buchstaben D, O und T mitsamt Geburtsjahrgang x5) und Zufallsauswahl nach Zufallszahlen, wobei jede Akte die "gleiche Chance" hatte, "in das Sample zu gelangen". Die letzte Methode strebte eine Sicherheit von 95% und eine Fehlertoleranz von 5% an, was eine Stichprobe von mindestens 295 Akten entsprach. Der Arbeitsaufwand zur Durchführung einer tatsächlichen Zufallsauswahl ist grösser als bei den anderen Verfahren, solange ohne EDV-Hilfsmittel gearbeitet wird. Ist dies wohl der Fall, kann aus vorstrukturierten Beständen, z.B. nach Buchstaben, Dossieranfang oder Dossierabschluss, virtuell problemlos ein "chaotischer" Bestand als Basis für die Selektion bereitgestellt werden.

Obwohl eine Buchstabenauswahl die Dokumentation familialer Bindungen ermöglicht und z.B. "Sozialhilfedynastien" nachweisen lässt, geografische Klumpenstichproben örtliche Unterschiede festhält und systematische Auswahlverfahren meist wenig logistische Vorbereitung erfordern, kann nur die tatsächliche Zufallsauswahl für quantitative Hochrechnungen, z.B. bezüglich Geschlecht, Alter, Herkunft und Nationalität der Antragsteller, repräsentativ genannt werden. Diese Methode bietet damit die "grösstmögliche Auswertungsoffenheit". Die übrigen Methoden sind wahrscheinlichkeitstheoretisch alle mangelhaft oder erscheinen lediglich durch allzu grossen Selektionsumfang oder durch reinen Zufall in Ordnung. Geschichtete Stichproben von Teilkategorien (Subpopulationen) kamen wegen des relativ geringen Umfangs der Grundgesamtheit und der chronologischen Vermischung oft mehrerer Antragsstatus per Person nicht in Betracht.

Die Sichtweise des Autors wird anderswo bestätigt[3], während er auch mit Grund betont, dass die Vorteile der geografisch, alphabetisch und chronologisch ausgerichteten Klumpenstichproben mit gut eingerichteten Kassationslisten teilweise bereits erreichbar sind. Seine Bemerkungen, dass bei der Wahl eines konkreten Selektionsverfahrens die Analyse des Informationswerts der Parallelaktenserie vorab gehen soll, dass Archivwert vor Arbeitsaufwand kommt und dass eine exemplarische Auswahl zur Dokumentierung des Evidenzwerts einer Routinehandlung ebenfalls sinnvoll ist, stimmen grundsätzlich völlig. Kapitel 3 enthält, so besehen, viele konkrete Vorschläge für den quantitativen Bewertungsalltag, die handhabbar und nachvollziehbar sind. Buchholz hat seine Gedanken bereits früher veröffentlicht, hier hatte er die Chance, sie erschöpfender darzustellen[4].

Oral History

Im vierten Kapitel (27 Seiten) wird die Aussagekraft der Sozialhilfeakten überprüft, durch ihren Informationswert mit diesem der Interviews von Sozialmitarbeitern und Sozialhilfeempfängern zu vergleichen. Die Ergebnisse einer (arbeitsintensiven und beispielhafte) Oral History Studie werden in diese Studie also mit einbezogen, was aber zu einem (fast) vorhersehbaren Resultat führen musste, obwohl der Vergleich gleichwohl interessant bleibt.

Erster Punkt: Archiv- und Schriftgut ist, wie bereits gesagt, prozessgebunden (Buchholz spricht von "Zweckgebundenheit der Entstehung"), darin liegt gleichzeitig seine Stärke und seine Schwäche. Archiv- und Schriftgut, obwohl nicht "inhaltleer", deckt nie die volle Realität der Vergangenheit ab. Dies ist auch nicht der Auftrag des Archivbildners, zum Vorteil der Objektivität der Aktenablage. Vieles wird trotzdem verschönert oder verschwiegen, was zur Domäne der historischen bzw. wissenschaftlichen Quellenkritik gehört. Dokumentarische Zusatzaufgaben und Ergänzungsdokumentation bleiben darum wertvoll und sinnvoll, wenn sie auch nicht zum archivarischen Kernbereich gehören. Zweiter Punkt: Greift der Autor im Vergleich nicht zu kurz, weil Parallelakten einer Dienststelle immer auch im Verhältnis zu den heterogeneren Sachakten (Entscheidsfindung, Politikentwicklung, Statistiken, Öffentlichkeitsarbeit) stehen? In diesem Zusammenhang nennt er beiläufig selbst andere Beispiele.

Der Anhang (103 Seiten) enthält eine ältere Publikation, die eine der Grundlagen für diese Dissertation war, Zahlenmaterial, Basisdokumentation, wie Fragenkatalog für die Interviews, ein Abbildungs- und ein sehr ausführliches Literaturverzeichnis. Das Quellenverzeichnis ganz am Schluss der Studie vermeldet sehr akkurat die anonymisierten Interviews mit Datum und Zeitangabe, aber gar nicht die Lindlarer Sozialhilfeakten und anderen Archivquellen. Die wissenschaftliche Nachvollziehbarkeit der Studie ist jedoch vorbildlich.

Konklusion

Zusammenfassend kann gestellt werden, dass diese Dissertation gelungen ist. Unvermeidliche "Kritikpunkte", wie diese der oben behandelten, dürfen nicht hierüber hinweg täuschen. Die Kohärenz ist methodisch logisch und klar, zwei Kapitel mit Theoriebildung (qualitativer und quantitativer Art) und zwei Kapitel mit praxisorientierten Erwägungen (quantitativer und qualitativer Art). Ihre Verzahnung ist inhaltlich etwas weniger ersichtlich. Dies liegt in der Art der Studie und seiner Präsentation. Das Herzstück der Dissertation betrifft Kapitel 2 und vor allem 3. Hier hat Matthias Buchholz bezüglich des Spannungsfelds der Komplexe Bewertungsdiskussion - Repräsentativität - Nutzungsperspektive Klarheit geschaffen und Sicherheit aufgebaut, die auch im quantitativen Bewertungsalltag des schweizerischen Archivwesens genutzt werden können.


[*] Publiziert in: Arbido, 18 (2003), Nr. 7-8 (Juli-August), 27-29.

[1]. Matthias Buchholz, Überlieferungsbildung bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten im Spannungsverhältnis von Bewertungsdiskussion, Repräsentativität und Nutzungsperspektive. Eine Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten der oberbergischen Gemeinde Lindlar (Köln, 2001) (Archivhefte des Landschaftsverbands Rheinland, 35), 363 Seiten, erhältlich bei SH-Verlag GmbH, Euro 24.80, ISBN 3-89498-117-2.

[2]. Siehe z.B. Seite 92. Auch: Peter Weber, "Dokumentationsziele lokaler Überlieferungsbildung", in: Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 54 (2001), Heft 3 (Juli), S. 206 - 212. Für eine kurze Besprechung dieses Artikels, siehe: http://www.toebak.ch (unter Fachliteratur: Bewertung und Kassation).

[3]. Siehe zum Beispiel: Jeroen van Os, "Wie is er bang voor de steekproef?", in: Nederlands Archieven Blad, 100 (1997), Heft 4 (Juni), S. 16-20; Jan van Tol, "Verruiming van selectiecriteria en steekproefreductie van massabestanden", in: Nederlands Archieven Blad, 102 (1998), Heft 8 (Oktober), S. 29-33.

[4]. Matthias Buchholz, "Mehr als nur Sampling. Ein Arbeitsbericht zur Bewertung von Sozialhilfeakten", in: Rickmer Kiessling (Hrg.), Übernahme und Bewertung von kommunalem Schriftgut, Datenmanagement-Systeme (Münster, 2000), S. 86-98 (Westfälisches Archivamt. Texte und Untersuchungen zur Archivpflege, 12); Matthias Buchholz, "Alles oder Nichts? Vom Nutzen statistischer Auswahlverfahren bei der archivischer Bewertung von Sozialhilfeakten", in: Jens Murken (Hrg.), Die Archive am Beginn des 3. Jahrtausends. Archivarbeit zwischen Rationalisierungsdruck und Serviceerwartungen (Siegburg, 2002), S. 69-75 (Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, Beiband 6).