Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Online-Publikationen 1992

Die Inventarisierung moderner Archive einer Gemeindeverwaltung. Bewertung, Beschreibung, Ordnung und Kassation in Breda (1992*)

von Peter Toebak

Inhalt

Problembereiche

Semi-statisches Archivbüro

Berechnungen, Kriterien, Normen und Motive

Praktisches Vorgehen

Erste Schlussfolgerungen

 

Problembereiche

Das Archivwesen sieht sich mit drei umfangreichen Problemen konfrontiert: Probleme die jedes für sich wieder eine Herausforderung darstellen. Das erste Problem umfasst Aspekte wie die Präservation, Konservation und Restauration der Archivdokumente. In diesem Zusammenhang verlangen sowohl das Hadernpapier als auch das modernere holzhaltige Papier unsere Aufmerksamkeit. Das zweite Problem betrifft die semi-statische Archivierung. Umfangreiche, schnell wachsende Bestände warten auf die Bearbeitung durch Bewertung, Beschreibung, Ordnung und Kassation. Das dritte Problem betrifft den "Output" des Automatisierungsprozesses. Wie regelt man die physische und logische Verwaltung in dieser Hinsicht?

Nur das zweite Problem beschäftigt uns hier. Was verstehe ich unter der semi-statischen Archivierung? Archivierung heisst das Ablegen von Dokumenten ins Archiv zwecks Aufbewahrung und Vermittlung. Diese Arbeit setzt eine Kombination von vorbereitenden, ausführenden und abschliessenden Tätigkeiten voraus. Genauer kann man sagen, dass es sich um die Bewertung, Beschreibung, Ordnung/Wiederordnung, Kassation und Aufbewahrung von Archivdokumenten handelt. Tatsächlich handelt es sich um einen einzigen, umfassenden Arbeitsgang (Prozess).

Die Bewertung betrifft die Entscheidung: aufbewahren oder nicht? Die Beschreibung beantwortet die Frage: welche Information enthält dieses Dokument oder dieses Dossier und welches ist sein formeller Status? Die Ordnung bedeutet die Einreihung oder Wiedereinreihung der Dokumente gemäss einer Systematik. Die Kassation und die Aufbewahrung betreffen faktisch physische Handlungen, unter Berücksichtigung vorhandener Bewertungskriterien.

Semi-statische Archivierung deutet auf die Archivierung von Dokumenten in der Grauzone zwischen der statischen und der dynamischen Phase; ein Bereich mit unbestimmten Grenzen, in den Niederlanden grob situiert im Zeitraum zwischen fünfzig und fünf Jahren. Gerade hier ist bei jeder Dienststelle in den vergangenen Jahrzehnten ein riesiger Bearbeitungsrückstand entstanden. Die Dienststellen dehnten sich in dieser Zeit sehr aus, was die Archivproduktion entscheidend beeinflusste. Die Verwaltung bemühte sich zunehmend mit mehr Sachen und Themen. Stets mehr Personen erledigten die amtlichen Handlungen zur Instandhaltung des eigenen Apparats und zur Erledigung der gestellten Aufgaben für die Bürgerschaft. Die laufenden Registraturabteilungen konnten den Archivzuwachs nicht bewältigen. Sie wuchsen quantitativ und häufig auch qualitativ nicht oder unzureichend im Vergleich zum Rest des Verwaltungsapparats.

Semi-statisches Archivbüro

Die Furcht vor den Kosten und die Meinung, dass Papier geduldig ist, erwiesen sich jeweils als die wichtigsten Hindernisse für eine effektive und zweckmässige Lösung der Problematik. Wollen Sie noch ein drittes Hindernis hören? Die Unterschätzung, oder gar die Geringschätzung der Registratur- und Archivarbeit, spielte eine ebenso ungünstige Rolle. Noch immer glaubt man zu schnell, dass man mit Ach und Krach, ad hoc und ohne Qualitätsforderungen der Arbeit Meister werden kann, sobald der Ernst des Problems einmal deutlich geworden ist.

Es wäre jedoch falsch, wenn ich mich hier bei diesem Publikum pessimistisch zeigen würde. Bei zwei Gemeindeverwaltungen habe ich erfahren, dass die Politiker und Dienstleiter durchaus ein Auge für die Problematik bekommen können und an einer strukturellen Lösung mitarbeiten wollen, vorausgesetzt, dass der Archivar oder die Archivarin einen zutreffenden, mit Ziffern unterstützten Vorschlag präsentiert. Einen Vorschlag, der nicht nur den Ernst des Problems beschreibt, sondern auch mit überzeugenden, pragmatischen Lösungen kommt. Vielleicht sind bei Archivfragestellungen die anfänglichen Reserven höchstens etwas grösser und die ersten Reaktionen etwas ungläubiger als bei Fragestellungen aus andern Ecken. Jede Verwaltung liebt schliesslich Ordnung und will ihre Organisation mit Einschluss des Archivs ordnungsmässig führen. Auch wenn das Geld kostet.

Wie hat man das Problem der semi-statischen Archivierung in Breda angepackt? In 1987 wurde - noch unter der Leitung meines Vorgängers, Dr. M.W. van Boven - anlässlich einer Reorganisation des Gemeindeapparats ein "semi-statisches Büro" bei dem Gemeindearchiv untergebracht. Dieses Büro bestand aus zwei Registraturbeamten, die während ihrer Arbeit weitere Ausbildung genossen und Erfahrung im Bereich der beschreibenden Inventarisation aufbauten. Damals betraf dies einen Arbeitsrückstand von 3.500 à 4.000 lfm. (Korrespondenz, finanzielle und andere Akten) bei den unterschiedenen Dienststellen. Das Attraktive der neuen Konstruktion war, dass die Dienststellen der Gemeinde ihr Archivgut abliefern konnten, ohne selbst die Bewertung und die Kassation der nicht aufzubewahrenden Archivalien durchzuführen. Daraus wurde sowieso nichts, jedenfalls viel zu wenig. Seitdem gehörte - ausgenommen einige Fälle - die vollständige semi-statische Nachsorge zum Aufgabenpaket des Gemeindearchivs. Nur diese Dienststelle hat als primäre Aufgabe, die Archivbestände aufzuarbeiten[1]. Das Kenntnis- und Fachniveau dieser Materie ist hauptsächlich hier vorhanden. Zum Schluss gewährleistet eine zentrale Behandlung eine bessere Zweckmässigkeit und Effektivität.

Trotzdem zeigte sich die personelle Besetzung dieses semi-statischen Büros als zu knapp. Seit 1990 wurde deshalb einer Verstärkung angestrebt. Dabei wurden wiederum zwei Entwicklungen zu unseren Gunsten ausgenutzt, eine endogene und eine exogene. Archivbeamte müssen ebensogut wie andere Beamte die Aktualität verfolgen und Modalitäten ausnutzen! Die endogene Entwicklung betraf die Möglichkeit neuer, wenn auch nicht allzu grosser Archivräumlichkeiten (zu realisieren bis Ende 1992): sofort überfüllte Magazine sind nicht sehr attraktiv. Der exogene Faktor betraf die beschleunigte Ablieferung von 1.700 lfm. semi-statischer Archive infolge des Umzugs einiger grosser Dienststellen in ein gemeinsames Verwaltungsgebäude. Ab 1992/1994 wird nun das semi-statische Büro aus vier Fachkräften bestehen, was dem Arbeitsrückstand und dem fortlaufenden Zuwachs entspricht. Dann werden auch keine Ausnahmeregelungen mehr bestehen; die ganze Arbeit wird formell und materiell dem Gemeindearchivar zugeteilt sein.

Berechnungen, Kriterien, Normen und Motive

Ich will hier jedoch nicht den Eindruck entstehen lassen, dass wir uns in Breda nur auf Zufälligkeiten abstützen, wie eine Reorganisation, neue Archivräumlichkeiten und ein Umzug. 1990-1991 wurden die folgenden Ziffern, Normen und Prognosen zur Begründung der Notwendigkeit einer Vergrösserung des Büros ermittelt. (Zum voraus muss man wissen, dass die Stadt Breda 125.000 Einwohner zählt (1992) und dass eine durchschnittliche Norm (Kennzahl) von einem statischen Netto-Archivzuwachs von 1 lfm. pro 1.000 Einwohner pro Jahr spricht):

  1. Der Arbeitsrückstand bei den Dienststellen beträgt 1.700 lfm. und 2.300 lfm. semi-statischen Archivmaterials, also 4.000 lfm.
  2. Der jährliche Archivzuwachs umfasst 500 lfm., wovon die Dienststellen selbst 200 lfm. bearbeiten und kassieren.
  3. Die Ablieferung ans Gemeindearchiv erfolgt in zehnjährlichen Schnitten (Blöcken) von insgesamt 3.000 lfm.
  4. Eine Fachkraft bearbeitet 75 lfm. pro Jahr; vier Fachkräfte bearbeiten also 300 lfm. pro Jahr oder 3.000 lfm. in zehn Jahren.
  5. Von den genannten 300 lfm. werden nochmals 200 lfm. beim Gemeindearchiv vernichtet. Am Ende bleiben 100 lfm. pro Jahr übrig.

Mit vier Fachkräften (Kosten: jährlich Hfl. 400.000) kann in Breda erst der entstandene Rückstand weggeschafft werden und danach mit dem (zehn)jährlichen Zuwachs Schritt gehalten werden. Vier Fachkräfte auf 2.000 Beamte, bedeutet einen Prozentsatz von 0.2! Wenn es so betrachtet wird, ist eine strukturelle Lösung für ein strukturelles Problem nicht nur wünschenswert, sondern auch in jeder Hinsicht vernünftig.

Welche Archivbestände werden als erste bearbeitet? Dazu wurden einige Kriterien erarbeitet. Ich nenne sie Ihnen in willkürlicher Folge:

  1. Administrativ-juridisches Interesse einer abliefernden Dienststelle an einer schnellen detaillierten Bestandsaufnahme.
  2. Raumersparnis durch die beschleunigte Bearbeitung eines Archivbestands mit vielen kassierbaren Dokumenten.
  3. Archivbestände, welche bereits einen ziemlich geordneten Zugang erlauben, haben geringere Bearbeitungspriorität als Archivbestände ohne Zugang.
  4. Historisches Gewicht für die Stadt.
  5. Interesse des Publikums.

Es geht um eine Mischung von Bedarf, inhaltlichem Wert, Umfang und Zugänglichkeit. Die Jahrespläne des Gemeindearchivs (gemäss der NPM-Philosophie) zeigen sukzessive das konkrete Resultat der Abwägung aufgrund der erwähnten Kriterien. In den Plänen werden die Inventarisatoren, die Archivbestände und die Termine genau angeführt. Es handelt sich um eine projektmässige Arbeitsweise: Wer tut was, wann und wie lange? Arbeitsrückkopplung, -bindung und -verantwortung sind die positiven Folgen. Die Terminplanung geschieht mit Hilfe einer im Wesentlichen einfachen Rechenaufgabe: Umfang geteilt durch Werktempo. Vorläufig halten wir uns an die folgenden Normen:

  1. 3 lfm. pro Monat bei unstrukturierten Archivbeständen (keine Aktenbildung, Dossiers; keine Abstimmung auf Kassations- und Bewahrlisten).
  2. 6 lfm. pro Monat bei strukturierten Archivbeständen, rubrik- oder sachgemäss eingerichtet nach Registraturplanpositionen (mit Aktenbildung, Dossiers; mit Abstimmung auf Kassations- und Bewahrlisten).
  3. 20 lfm. pro Monat bei seriellen Beständen (Parallelaktenserien), wie Beilagen der Gemeinderechnungen, Gehalts- und Verbrauchsadministrationen.

Eine wichtige Aktivität innerhalb der semi-statischen Archivierung betrifft natürlich die Bewertung. Wie geschieht diese in Breda? Ausgangspunkte stellen die möglichen Aufbewahrungsmotive dar. Ich zähle sie - willkürlich - für Sie auf:

  1. Betriebsführung (Verwaltungstätigkeit, Administration, Verantwortung, kommerzielle Beziehungen).
  2. Gesetzliche Regelungen.
  3. Rechtssicherheit der Bürgerschaft und die Öffentlichkeit der Stadtverwaltung.
  4. (Politische) Kontrolle.
  5. Sekundäre Benutzung (der Gebrauch für ein anderes Ziel als das Ursprüngliche).
  6. Historische Erbgut und die Kultur.

Es ist deutlich, dass einige Motive kurzfristiger Art und andere langfristiger oder sogar permanenter Art sind. Immer soll der Inventarisator diese Motive - meistens implizit, manchmal aber auch explizit - bei seinem oder ihrem Urteil bezüglich der Aufbewahrung oder Kassation der Dokumente berücksichtigen. Was kassiert wird, wird in Listen aufgezeichnet. Diese Listen müssen das Tun und Treiben der archivbildenden Dienststellen festhalten. Sie sind eine unentbehrliche Ergänzung der Inventarisationsarbeit.

Praktisches Vorgehen

In der täglichen Praxis wird die neueste Fassung der "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850" (Liste der für die Kassation in Betracht kommenden Dokumente aus den kommunalen und interkommunalen Archiven ab 1850) als Leitfaden genommen. Die Minister des Innern und der Kultur setzten diese Liste 1983 fest[2]. Natürlich sind solche Richtlinien ziemlich grob. Mit etwas "Phantasie" und "sich Einleben" können daraus jedoch ziemlich effizient Rückschlüsse auf zahllose konkrete Akten (Dossiers) und Serien gezogen werden. Die gesetzlich vorgeschriebene Dreiecksüberlegung zwischen Verwaltungsbeamten (Sachbearbeitern), Registraturbeamten und Gemeindearchivar geschieht konsequent, obwohl fast nur schriftlich. Die Dienststellen bleiben sich auf diese Weise an ihrer semi-statischen Archivierung beteiligen, ohne dass dies übrigens zu tiefgehenden inhaltlichen Korrekturen in den Kassationsvorschlägen führt.

Als Gemeindearchiv müssen wir bei Bewertungsentscheidungen genau und detailliert vorgehen. Gemeindeverwaltungen und -dienststellen treten der Bürgerschaft näher als Provinzial- und Reichsinstanzen. Dieser Umstand hat einerseits Folgen für den Inhalt der Dokumente und andererseits für die Fragestellung des Publikums. Wir bewahren deshalb mehr als nur Archivdokumente, die Hauptentwicklungen und synthetische oder generierte Überblicke enthalten, auf. Die kommunale Sichtungsarbeit erweist sich dadurch wahrscheinlich als intensiver und weist auch einen geringeren Kassationsprozentsatz auf. Letztendlich bleibt in Breda jedoch nicht mehr als etwa 20 Prozent des ursprünglichen Umfangs dessen übrig, was in der laufenden Archivierungsphase empfangen und erstellt worden ist.

Darf ich das Erwähnte mittels zweier Beispiele noch einmal verdeutlichen? Die "Tages- und Nachtberichte" aus dem Archiv der Gemeindepolizei in Breda (1937-1974) enthalten zahllose Ereignisse mehr oder weniger wichtiger Art. Sie sind aufgrund der ministeriellen Liste aus dem Jahr 1983 kassierbar (Kategorie 3.5, sub 1), davon ausgenommen sind die Berichte der Kriegsperiode 1940-1945 und die allgemeinen Übersichten. Wir haben sie trotzdem alle erhalten, weil sie reichhaltige Daten zur Mentalitätsgeschichte und über die gesellschaftlichen Entwicklungen enthalten. Es handelt sich um 121 Bände und 60 Schachteln. Die Register ein- und ausgegangener Dokumente (Agenden, Indikatoren) betrachteten wir zudem als relevant genug zur Aufbewahrung: 317 Bände, die aufzeigen welche Schriftstücke hereingekommen, erstellt und verschickt worden sind, damals laufende Geschäfte und Ereignisse verdeutlichen und ein Bild der internen Organisation geben. Die ministerielle Liste gestattet ihre Kassation eigentlich ebenfalls (Kategorie 2.13).

Der Grund dieser Vorsicht ist, dass derartige Serien dem fleissigen Forscher die Möglichkeit geben, unabhängiger und tiefgehender zu forschen als dies nur mittels zusammenfassender Rapporte oder Statistiken möglich wäre. Zwar bieten die letztgenannten Archivalien viele Daten, aber für den Untersucher, der eine Organisation oder eine Materie "von innen" her anschauen will, stellen sie doch auch eine Barriere dar. Er oder sie bleibt mehr oder weniger abgeschirmt vom Kern der "vollständigen" Wirklichkeit! Dies wäre für einen Zeitraum, in dem soviele Entwicklungen stattgefunden haben - der Krieg, der Wiederaufbau, der industrielle und planologische Ausbau, die Säkularisierung und das Zurücktreten der Kirchen, die sexuelle Revolution usw. -, nicht zu verantworten.

Erste Schlussfolgerungen

All diese Arbeit führt schliesslich zu einem Endprodukt. Für die Archivzugangslisten ziehen wir zwei Fassungen vor. Erstens das Lagerverzeichnis mit groben Beschreibungen und grösserem Spielraum für Inkonsequenzen. Zweitens das klassische beschreibende Inventar oder Findbuch mit detaillierteren Beschreibungen, mit einer organisatorischen/archivischen Einleitung und mit erklärenden Beilagen. Für jedes Archiv wird im voraus festgestellt - aufgrund der besagten Kriterien -, ob sich die Mühe lohnt, eine vollständige Inventarisation durchzuführen. Die wichtigsten Inventare werden publiziert.

Selbstverständlich basieren die genannten Ziffern, Normen und Prognosen auf einem möglichst realistischen Arbeitstempo. Die Erfahrung seit 1987 hat uns gelehrt, dass wir teilweise "mildere" Saiten aufziehen müssen: daher das gröbere Lagerverzeichnis neben dem genaueren beschreibenden Inventar. Ausserdem werden noch zwei Methoden das Arbeitstempo begünstigen. Ich denke einerseits an die Inventarisation mittels Computer. Dafür wurde, im Anschluss an die Praxis beim Reichsarchivdienst in den Niederlanden, das Programm MAIS (Mikro Archiv Inventarisations System) ausgewählt. Andererseits ziele ich auf eine weitergeführte Arbeitsteilung. Das materielle Abarbeiten eines Projekts kostet immer viel Zeit: schätzungsweise etwa 8 à 10 Prozent der gesamten Inventarisationsarbeit. Die Entfernung eiserner Teile wie Bostiches, Papier- und Heftklammern und das Falten der Schachteln und Umschläge sind ebenso notwendig wie arbeitserfordernd. Gerade diese Tätigkeit wird jetzt in steigendem Masse und bald sogar völlig einem zusätzlichen Mitarbeiter überlassen. Vorausgesetzt, dass genug Vorarbeit geleistet ist, kann dieser Mitarbeiter eine effektive und zweckmässige Unterstützung leisten.

Zum Schluss: ich bin davon überzeugt, dass die Problematik der semi-statischen Archivierung innerhalb des Gemeindeapparats in Breda heutzutage gemeistert ist. Dabei beachte ich die genannte vorgezogene Notablieferung und den strukturellen Zuwachs des Archiv- und Schriftgutbestands. Die verfolgte Arbeitsweise lässt allen Aufbewahrungsmotiven Gerechtigkeit widerfahren und sorgt für die erforderliche Zugänglichkeit. Das planmässige Vorgehen kennt genügend praktische Kontrollmomente, was wegen der langen Dauer der Einzelprojekte unerlässlich ist. Nach der Bewertung und Kassation wird am Ende noch rund 20 Prozent des ursprünglichen Archivbestands fortbestehen. Bis 2015/2020 können die neuen Archivräumlichkeiten den benötigten Raum bieten, wobei natürlich mögliche neue politische Entwicklungen, wie Eingemeindung und Regionalisierung, ausser Betracht bleiben.


[*] Vortrag am 4. Juni 1992 (Tagung in Brauweiler bei Köln deutscher, belgischer und niederländischer Archivare über die semi-statische Archivierung). Dieser Vortrag ist in teilweise abgeänderte Form publiziert in: Zweites Deutsch-Niederländisch-Belgisches Archivsymposion. Annalen (Brüssel, 1993) 111-118. Zudem auf holländisch in: Peter Toebak (Hrsgr.), De Vlaszak. Gemeentearchief, Gemeentelijke Kredietbank en Sociale Dienst onder één dak (Breda, 1993), 29-34 (Publikatiereeks Gemeentearchief Breda. Studies, 7).

[1]. Siehe P.M. Toebak, "Het beheer van semi-statische archieven. Verslag van een studiedag", Nederlands Archievenblad. Tijdschrift van de vereniging van Archivarissen in Nederland, LXXXXI (1987) 137-145; vor allem 140-142.

[2]. Nederlandse Staatscourant, 20 december 1983.