Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

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Online-Publikation 2000

Informationsmanagement, I+D-Bereich und Archivwesen. Entwicklungen und Herausforderungen (2000)*

von Peter Toebak

Inhalt

Einleitung

Management betriebsexterner und betriebsinterner Informationen

Strategien und Synergien

Archivisches Selbstbewusstsein, Partnerschaften und Arbeitsziele

Archivausbildung im I+D-Bereich

Fazit

 

Einleitung

Die Schweizerische Vereinigung für Dokumentation (SVD/ASD) will einen neuen Vereinsnamen. Es wurde den Namen Schweizerischer Verband für Informationsmanagement (SVIM) an der Generalsammlung vom 30. März in Genf vorgeschlagen. Die Schwesterverbände, VSA/AAS und BBS, nahmen sofort Stellung dagegen, wonach die Namensänderung hinausgeschoben wurde.

Management betriebsexterner und betriebsinterner Informationen

"Die Berufsbilder klassischer Informationsberufe aus Bibliothek und Dokumentation bieten bei näherer Betrachtung nur noch wenig Unterschiedliches"[1]. Mit dieser Aussage kann ich mich nur teilweise einverstanden erklären. Diese beiden Bereiche befassen sich mit Informationen betriebsexterner Art und durch die Informationstechnologie hat sich der ursprüngliche Unterschied tatsächlich weiter verringert. Doch wird er nicht vollständig verschwinden. Die Bewahrfunktion wird sich zum Beispiel, mit allen ihren Folgen für die Aufbereitung und Verwaltung der Bestände, bleibend anders auswirken und auch das Zielpublikum und die kulturelle Einbettung variieren eingehend.

Bei Schrift- und Archivgut handelt es sich um betriebsinterne Informationen. Sie haben Evidenzwert und Informationswert für die Organisation, während betriebsexterne Informationen "nur" über Informationswert verfügen können. Der Evidenzwert umfasst den Handlungs- und Entstehungskontext der Dokumente, hält das Prozess- und Strukturwissen einer Organisation fest und macht die betrieblichen Abläufe nachweisbar und überprüfbar. Er sagt primär etwas über das "Wie" der Arbeits- und Entscheidungsprozesse aus. Der Informationswert befasst sich mit dem Inhalt der Dokumente, betrifft das Inhaltswissen einer Organisation und hat eine Referenz- oder Nachschlagefunktion für die betriebliche Aufgabenerfüllung. Er sagt hauptsächlich etwas über das "Was" der Arbeits- und Entscheidungsprozesse aus.

Dieser Unterschied ist wesentlich für jedes Informationsverwaltungssystem, elektronisch oder nicht. Er stösst in der Praxis nichtsdestoweniger immer wieder auf Unverständnis. Der Begriff "Informationswert" wird problemlos verstanden, der Begriff "Evidenzwert" scheint aber vielen zu abstrakt. Doch muss eine erfolgreiche Rationalisierung des Dokumentenmanagements und der Archivarbeit über den Evidenzwert der Dokumente organisiert werden, weil nur auf dieser Basis methodisches Vorgehen (nämlich im Zusammenhang mit dem "Wie") möglich ist.

Für die Verwendung, die Suche und das Wiederauffinden der Informationen hat der Unterschied ebenfalls grosse Bedeutung. Nicht nur wird es bei betriebsinternen Informationen eher um "Precision" (Genauigkeit, sehr bestimmte Dokumente werden in ihrem Zusammenhang verlangt) statt "Recall" (Vollständigkeit, auch mit Ballast, nicht-relevanten Treffern) handeln, stichwortorientierte Recherchen (freie Trefferlisten über Datenbankabfragen) reichen für diese Kategorie grundsätzlich nicht aus (noch abgesehen von den grossen Datenmengen). Die Recherchestrategien beim Schrift- und Archivgut sind dagegen primär struktur- bzw. kontextorientiert, stichwort- und schlagwortorientierte Recherchen können natürlich sekundär sehr wohl hilfsreich sein.

Strategien und Synergien

Der Deutscher Wolfgang G. Stock (Fachhochschule Köln) zeigte in 1998 vier Wege für die Dokumentation als Informationswissenschaft auf[2]:

  • Konvergenz der Informationsberufe Archiv-Bibliothek-Dokumentation
  • Informationswissenschaft und -praxis als Teil der Informatik
  • Informationswissenschaft und -praxis als Betriebswirtschaftslehre
  • Informationswirtschaft als neue Wissenschaftsdisziplin

Für die ersten drei Wege sind, wie er betonte, im deutschsprachigen Raum Befürworter vorhanden: respektive die Ausbildungsinstitute in Potsdam, Konstanz und Graz. Der vierte Weg ist der Weg des Autors (meiner Ansicht nach die Kombination von 2 und 3). "Hier lösen sich Wirtschaftsinformatik aus der Allgemeinen Informatik, Informationsmanagement aus den Wirtschaftswissenschaften und verbinden sich mit der Informationswissenschaft und -praxis zu einer Disziplin, die durchaus das Zeug hat, zur Leitdisziplin der Informationsgesellschaft aufzusteigen".

Der 1. Weg wird auch in der Schweiz begangen, leider noch undifferenziert, auf zu schmäler Basis und mit zu wenig Verständnis für einander. Der 2. Weg überhöht meiner Meinung nach die Rolle der Informatik, die zudem auch für andere Bereiche als Informationswissenschaft ein wichtiges technisches Hilfsmittel bleibt. Der 3. Weg erhält wegen der "Betriebsbrille" der Dokumentation für diese Sparte der Informationswissenschaft wahrscheinlich zunehmende Bedeutung, wie er auch für die Schriftgutverwaltung (Dokumentenmanagement) reell und interessant sein kann.

Für das Archivwesen und den Bibliotheksbereich ist der 3. Weg aber zu eindimensional, denn auch die kulturellen, historischen und öffentlichen Funktionen müssen hier berücksichtigt werden. Der Kanadier Carol Couture (Ecole de Bibliothéconomie et des Sciences de l’Information in Montreal) sagte diesbezüglich in einem Interview mit Recht, dass für die Archivistik "multidisciplinarité" gleich wichtig ist wie "interdisciplinarité". "Ainsi, il nous faut explorer des échanges soutenus avec des domaines comme le droit, l’administration et la gestion, la muséologie, l’histoire, les sciences politiques et bien d’autres. Par exemple, pour une problématique telle que l’évaluation, nous avons tout à gagner à regarder du côté de la philosophie, des sciences de l’éducation, des sciences économiques"[3].

Archivisches Selbstbewusstsein, Partnerschaften und Arbeitsziele

Archivare müssen viel selbstbewusster auftreten als bisher oft der Fall gewesen ist. Sie müssen unter einander und mit den Vertretern der Schwesterdisziplinen eine rege Fachdiskussion führen und es nicht länger akzeptieren, dass "Archivar" und "Historiker" mehr oder weniger als Synonyme gelten. Es muss auch deutlich werden, dass "Archivieren" mehr ist als "Aufbewahren" und dass zum Beispiel "Medienarchivare" Dokumentalisten sind. "Dokumentare", die dagegen betriebsinterne Patente (Patentschriften, Offenlegungsschriften, Dossiers) verwalten, sind eigentlich Schriftgutverwalter und sollten mit Vorteil die archivischen Grundregeln anwenden. Ähnliches gilt für Bibliotheken mit zum Beispiel literarischen Nachlässen.

Es braucht nicht nur eine klare (disziplinäre und interdisziplinäre) Fachbegrifflichkeit, auch im Arbeitsalltag sollten Archivare die Herausforderungen aktiv angehen. Das Archiv- und Schriftgut professionell operierender Verwaltungen auf allen Ebenen muss sachgerecht verwaltet und erschlossen werden. Es werden vielerorts noch immer in grösster Selbstverständlichkeit Laien damit beauftragt, "Ordnung im Archiv" zu schaffen. Diese leisten oft zwar hochmotivierte aber auch unbedarfte Arbeit, bestenfalls besorgen sie sich telefonisch ein paar Tipps und Tricks beim nächsten Staatsarchiv oder dem Bundesarchiv.

Unsystematischer, punktueller und unprofessioneller Aktivismus kann letztendlich sehr hohe (aus sachlichen und fachlichen Gründen oft auch höchst überflüssige) Kosten verursachen. Er richtet manchmal irreparable Schaden in wertvollen Beständen an, beschränkt sich leicht auf den Informationswert der Dokumente und Akten und führt keine zukunftsgerichtete Verbesserung der Archiv- und Schriftgutverwaltung und ihres Stellenwerts herbei. Mit Professionalität, Effektivität und Effizienz hat solche Ehren- oder Nebenamtlichkeit meist sehr wenig zu tun.

Die Archivistik muss als professionelle Disziplin mit klarem Profil ins öffentliche Bewusstsein gebracht werden. Der Wert professioneller Archivarbeit muss sichtbar gemacht werden, damit auch die erforderlichen Ressourcen freigestellt werden. Gemeinden, die für Professionalität im Archiv- und Schriftgutwesen zu klein sind, könnten beispielsweise in einem Verband zusammenarbeiten, damit sie die erforderliche Tragfähigkeit erreichen werden. Staatsarchive müssen hier ausdrücklich eine initiierende und stimulierende Rolle spielen.

Das Archivwesen hat zwei Gesichter. Die strategischen Partner von Archivaren im Verwaltungsapparat sind zuallererst die Schriftgutverwalter, Informatiker, Controller und Manager. Archivare werden die nächsten Jahre eine immer stärkere Rolle spielen, weil sie wissen wie die Kerninformationen einer Organisation entstehen, strukturiert und verwaltet werden müssen und wieder entsorgt werden können. Vor der Disintermediation (Sachbearbeiter, Endbenutzer und Fachabteilungen suchen und verwalten am PC zunehmend die Informationen selber) haben sie nichts zu furchten, sie müssen diese als Qualitätsmanager "lediglich" kanalisieren.

Moderne Archive stehen vor allem auch für Nachvollziehbarkeit, Transparenz, Rechtsstaatlichkeit, Authentizität und Effizienz. Die Schwerpunkte der archivischen Strategien haben sich längst verlagert und sind im Wesentlichen prospektiv und prozessorientiert, auf den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen ausgerichtet. Dies ist eine Reaktion auf den technologische Wandel und die enorme Informationsflut, die sich sonst unstrukturiert und ungewichtet über die archivbildenden Organisationen ergiessen würde.

Archivausbildung im I+D-Bereich

Das Archivfach erlebt eine dynamische Entwicklung, welche eine breite Basiskenntnis nötig macht, auch mit Rücksicht auf die verwandten Fachbereiche Bibliothekswesen, Dokumentationswesen und Informatik. Diese Grund- oder Basiskenntnis sollte im Zusammenhang präsentiert werden, ohne aber die Unterschiedlichkeiten in Theorie und Praxis zu vergessen. Die weitere Ausbildung muss für die verschiedenen Bereiche spezifisch werden. Spezialisierung am Schluss der I+D-Ausbildung bewirkt fachinhaltlichen Tiefgang; sie dient auch der Zweckmässigkeit einer Berufsbildung[4]. Das Umfeld in Unternehmen und Verwaltungen ist für I+D-Stellen nicht immer verständnisvoll. Die Studenten müssen fachlich und persönlich in die Lage versetzt werden, mit Überzeugungskraft und Selbstbewusstsein ihre spätere Rolle spielen zu können.

Das Erreichen eines qualitativen und quantitativen Gleichgewichts zwischen Gemeinsamkeiten und Unterschieden im I+D-Bereich ist wichtig. Ein anderes Vorgehen an den Fachhochschulen wird sich als Sackgasse für die Studenten und die Institute erweisen und innerhalb von Zertifizierungsverfahren wie DECIDoc schlecht abschneiden. Für die Weiterbildung der funktionierenden Archivare braucht es überdies eigenständige Gefässe, welche im Fachverband zusammen mit Universitätsinstituten entwickelt werden müssen. Die "natürlichen" Partner und eigentlichen Berufskollegen des Archivars - die Schriftgutverwalter, Registratoren oder Records Manager - verdienen ebenfalls eine Aufwertung ihrer Stellung und Fachkompetenz. Fortbildung im Rahmen grösserer Verwaltungen könnte hier die vorläufige Lösung bringen.

Fazit

Archivare müssen auch mit sich selbst streng sein. Historie bleibt wichtig für das Archivwesen, aber Archivare die meinen, dass sie sich "kulturhistorische" Eindimensionalität und nur Retrospektion leisten können, kommen ins Abseits und beweisen ihren Nachfolgern und der Gesellschaft einen schlechten Dienst. Es wird ihm oder ihr gehen, wie dem niederländischen Kollegen in den siebziger Jahren, der jammerte: "Ich weiss so viel, aber man fragt mich so wenig!" Auf der Basis fachlicher Auseinandersetzungen werden dagegen gemeinsames Auftreten und eine selbstbewusste Neuorientierung innerhalb des Umfelds von Verwaltung, verwandten Fachdisziplinen und I+D-Ausbildung möglich.

Die fachlichen Unterschiede und Ausrichtungen werden nicht verschwinden, die Gemeinsamkeiten im I+D-Bereich sind aber ebenfalls nicht zu leugnen. Welcher Weg letztendlich gewählt wird, ist weniger wichtig. Dieser kann sich pro Betrieb oder Verwaltung konkret auch unterschiedlich ergeben. Der Entscheid des Vorstands der SVD/ASD, die Namensänderung hinauszuschieben, war richtig. "Information" ist der gemeinsame Nenner im I+D-Bereich. Der Entscheid könnte der Auslöser werden eines wirklichen gegenseitigen Verständnisses, einer echten interdisziplinären Zusammenarbeit und einer eindeutigen Fachbegrifflichkeit im gesamten Informationsbereich.


[*] Publiziert in: Arbido, XV (2000), Nr. 6 (Juni), S. 23 - 25.

[1] Marc Rittberger, Bärbel Köhne, Sabine Graumann, Christine Högermeyer, Irmgard Lankenau und Christa Womser-Hacker, "Das Projekt DECIDoc in Deutschland. Anpassung des Handbuchs und erste Evaluierung des Zertifizierungsverfahren", in: Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 51 (2000), Nr. 3 (April/Mai), S. 147 - 156.

[2] Wolfgang F. Stock, "Dokumentation und Informationswissenschaft: Wohin? Ein Trampelpfad, ein Grantler, ein Notebook mit Modem, ein Büro und ein goldenes Tor", in: Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 49 (1998), Nr. 6 (September), S. 333 - 335.

[3] Barbara Roth und François Burgy, "La recherche en archivistique. Entretien avec le professeur Carol Couture", in : Arbido, 13 (1998), Nr. 7-8 (Juli-August), S. 8 - 10.

[4] Peter Toebak, "Verlangen Ordnen und Beschreiben, Bewertung und Kassation eine archivspezifische Aus- oder Fortbildung?", in: Arbido, XII (1997), Nr. 3, S. 2-5. Auch: http://www.toebak.ch/