Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

Spitzackerstr. 7
CH-4410 Liestal

Festnetz +41 61 921 89 92
Mobil +41 79 706 24 39
toebak@toebak.ch
Kontaktformular

Online-Publikationen 1996

Kantoorautomatisering en archivering. Een Duitse kijk en een Zwitserse aanpak.

von Peter Toebak

Inhalt

Inleiding

Evidenzwert en Informationswert

Gever-Strategie en Kerndatenmodell

Conclusie

Bijlage 1: Samenvatting en evaluatie van het Gever-Konzept

Bijlage 2: Voorstel voor effectieve en efficiënte Evidenz- en Informationssicherung

 

Inleiding

Angelika Menne-Haritz, directeur van de Archivschule Marburg, Institut für Archivwissenschaft, schreef recent in de reeks "Veröffentlichungen" van deze Duitse leerinstelling een interessante bijdrage over documentaire informatieprocessen en elektronische bureausystemen bij overheidsapparaten[1]. De ondertitel laat zien, dat naast theorie vooral ook praktijk aan de orde komt. De bijdrage kent een logische opbouw. In een algemeen gedeelte en een meer specifiek deel wordt de kantoorautomatisering met de traditionele registratuur vergeleken. Elektronische dossiers hebben inderdaad voor- en nadelen ten opzichte van papieren dossiers, gelet op de archiefvorming en de primäre taakuitoefening. Het is de moeite waard, de door Menne-Haritz ontwikkelde kerngedachten te behandelen en te evalueren. Voor een verdergaande gedachtenvorming biedt intussen een oplossingsmodel van het Schweizerische Bundesarchiv in Bern goede aanknopingspunten.

Evidenzwert en Informationswert

Het handelen van een overheidsapparaat is een intermenselijk gebeuren. Acties en besluiten worden gevraagd, voorbereid en genomen. Interne en externe participanten spelen een rol. De interne primaire en ondersteunende processen bestaan uit een veelheid van op elkaar betrokken elementen. Rationalisering (burocratie), hierarchie, delegering en functionele verantwoordelijkheid gelden als de leidende beginselen. Door arbeidsdeling en vakspecialisme is sterke behoefte ontstaan aan planning, coördinatie, samenwerking en integratie. Hebben deze organisatievorm en werkmethode zich sedert de negentiende eeuw steeds verder ontwikkeld, belangrijk onderdeel bleef altijd de archiefvorming, als schriftelijke neerslag van het handelen. Het abstracte, intermenselijke proces vond er niet alleen een concretisering door, het kon er kwalitatief en kwantitatief eveneens door groeien. Met het oog op informatie, referentie, bewijs- en rechtskracht is voor een apparaat de vorming van archief onmisbaar. Hoe zijn anders continuïteit in beleid te garanderen, precedentgevallen te onderkennen, alsook transparentie naar buiten toe en authenticiteit te bereiken?

Een archief vormt de neerslag van het handelen van een overheidsapparaat. Menne-Haritz beperkt zich consequent tot deze sector van het maatschappelijk leven. Deze neerslag kent een dubbele component, een materieel-inhoudelijke en een formeel-inhoudelijke. De Duitse archiefkunde spreekt in dit verband van "Informationswert" of "Dokumentationsinhalt" en van "Evidenzwert" of "Kontextinformation". De laatste component is niet alleen voor de archiefvormende instantie van primaire betekenis, ook de op vernietiging selecterende archivaris en de bronnenkritische historicus kunnen het niet zonder stellen. En juist voor deze component ziet Menne-Haritz door de kantoorautomatisering groot gevaar opdoemen. Ik denk dat het belang van haar publicatie vooral hier ligt. Natuurlijk, zij wees reeds 1992 op hetzelfde in haar vertaling uit het Engels van Charles Dollars' grondslagstudie naar de effecten van de moderne informatietechnologie op de archivistische beginselen en werkwijzen. Destijds schreef zij in een kort voorwoord: "Evidenz begründet die archivische Gemeinsamkeit von mittelalterlichen Urkunden, modernen Akten und elektronischen Aufzeichnungen. Sie ist nun für zukünftige Unterlagen - nachdem sie jahrhundertelang selbstverständliches Nebenprodukt war - in höchstem Mass gefährdet"[2]. Nu heeft zij deze gedachte echter verder uitgewerkt[3]. Waar een traditionele registratuur als het ware vanzelf "Evidenz" opbouwt, geschiedt dit bij een geautomatiseerde registratuur in een omgeving van elektronische tekstverwerking en documentenvervaardiging niet. Dit vergt nadere uitleg en een zakelijke beoordeling.

"Evidenz" ontstaat bij een traditionele registratuur door bewuste en (nagenoeg) onbewuste administratieve ingrepen. Bewuste handelingen houden bijvoorbeeld de registratie van codenummer, datum, herkomst en onderwerp van het inkomende, uitgaande en interne stuk in, opdat identificatie en toegankelijkheid mogelijk blijven. Het voeren van een verblijfplaats-, voortgangs- en afdoeningscontrole, teneinde de stukken ook tijdens de behandeling in het oog te houden, behoort daar eveneens toe. Regels en voorschriften blijken dan onvermijdelijk[4]. Nagenoeg onbewuste handelingen zijn een (telkens terugkerend) paraafje, een stempel, een kattebel, de fysieke opberging in een dossiermap naar chronologie of facetten, enz. Zeker blijven bij de traditionele registratuur niet alle "Evidenz"-scheppende handelingen geboekstaafd. Een telefoonnotitie wordt bijvoorbeeld wel of niet gemaakt; een beschreven enveloppe en een begeleidingsbriefje van een rapport raken al of niet uit beeld. Alles behoeft ook niet verantwoord te worden voor de periode dat de zaak is afgedaan. Toch overheerst het "gemak", waarmee dit wel geschiedt. Betrekkingen tussen de stukken krijgen zo reliëf en het herkomstbeginsel vindt er afdoende uitdrukking door ("Provenienz").

Bij de huidige kantoorautomatisering gebeurt juist het tegenovergestelde. "Evidenz" moet hier altijd bewust vastgelegd worden door middel van registratie of protocollering. Dit blijft echter maar al te gemakkelijk uit. Want zolang een zaak loopt, voldoet het individuele menselijke geheugen veelal goed genoeg. Natuurlijk wekken communicatiestoornissen en collegiale desinformatie onderlinge wrevel op, maar deze kunnen in tweede instantie meestal mondeling alsnog verholpen worden. E-mail-documenten krijgen nauwelijks status en worden gemakkelijk gewist. Tekstverwerking zonder meer laat van de opeenvolgende ontwikkelingsstadia van een belangrijk document geen enkel spoor na. En zeker zullen op den duur de papieren "uitdraaien" van documenten in toenemende mate verdwijnen.

De materieel-inhoudelijke component van de documentaire informatiesystemen loopt bij dit alles geen gevaar, mits deze digitaal behouden blijven en/of op papier of microfilm uitgeprint worden ("Pertinenz")[5]. Retrievalsystemen zijn mogelijk, waarbij door middel van indices, thesauri, slag- en trefwoorden zoeksystemen en ingangen gecreëerd worden. Deze schieten, volgens Menne-Haritz, echter alle in één aspect tekort. Zij concentreren zich op documenten als losse eenheden, verwaarlozen hun ontstaanscontext en onderlinge verbondenheid. "Evidenzwert" tonen zij aldus niet. Vormt dit voor de raadpleging van bibliotheek- en documentatiesystemen en van vele databanken geen probleem[6], voor het huidig en toekomstig gebruik van archieven ligt dit geheel anders. Een andere methode voor het veilig stellen van de formeel-inhoudelijke component van archieven moet daarom gevonden worden. In hoeverre gaat Menne-Haritz hierop in en geeft zij daarvoor aanzetten tot oplossing?

In het tweede onderdeel van haar overzicht geeft zij drie modules weer. Module 1 behandelt de inhoudelijke gang van zaken bij burocratische, op arbeidsdeling geënte overheidsapparaten. Module 2 gaat op de verschillende documenten in, die al doende ontstaan: een ingang (brief, telefoonnotitie, fax, e-mail), nadere kenmerken, een beschikking en een uitgang of expeditie. Tot slot biedt module 3 een visie voor de toekomst. Analytisch bieden de modules veel lezenswaardigs. Zo worden richtlijnen gegeven en een checklist geboden ten behoeve van de archivaris, die op "actieve inspectie" wil gaan en die een woordje wil meespreken in het automatiserings- en informatiseringsproces binnen het eigen overheidsapparaat.

Waar het gaat om de vraag, hoe daadwerkelijk de "Evidenzwert" bij de voortgaande kantoorautomatisering veilig te stellen, blijft Menne-Haritz helaas erg algemeen. Slechts op enkele punten worden hieromtrent relevante indicaties gegeven. Ik maak erop uit, dat zij registratuurplannen voor de toekomst noodzakelijk blijft achten[7]. Mits deze taak-, functie-, procedure- en vooral procesgericht zijn ingericht en niet een soort van thesaurus met gedetailleerde, theoretische rubriekenindelingen omvatten, ben ik het op dit punt volledig met haar eens. Zij spreekt ook van de noodzaak van "Retrieval" en "Schnittstellen", juist gericht op het vasthouden en blijvend ontsluiten van de relevante stuurmechanismen binnen de archiefvormende processen[8]. Ook dit klopt volledig. Maar voor een nadere concretisering van het "hoe", "waar" en "wanneer" moet ik toch uitwijken naar een Zwitsers model.

Gever-Strategie en Kerndatenmodell

Het Schweizerische Bundesarchiv en het Bundesamt für Informatik hebben een zogeheten "Gever-Strategie" ontwikkeld, voor de coördinatie en standaardisatie binnen de "Geschäftsverwaltung" of "Geschäftskontrolle" (workflowbeheer, voortgangsbewaking) bij de federale diensten en departementen[9]. Met behulp van een "Kerndatenmodell" worden maximum- en minimumeisen gesteld aan de te gebruiken systemen voor gedigitaliseerde vastlegging van data over de voorhanden archiefstukken en werkprocessen. Behalve inhoudelijk hebben deze eisen ook technisch een vertaling gevonden[10]. Het "Kerndatenmodell" biedt een produktneutrale, open, internationaal genormeerde "Schnittstelle", waardoor communicatie en interoperabiliteit in en tussen de diensten en departementen mogelijk wordt. Bij de overbrenging van de electronische data naar het Bundesarchiv zijn bovendien de toegankelijkheid en het (cumulatief) gebruik hiervan gegarandeerd. Dit orgaan en het Bundesamt für Informatik krijgen er tot slot een effectievere en efficiëntere greep op de informatisering binnen het hele federale apparaat door.

Van een volledige electronische archivering is geen sprake, omdat daarvoor nog altijd de juridische basis ontbreekt[11] en de lange-termijn-archivering niet gegarandeerd is. Alle relevante documenten komen vooralsnog op een papieren drager. De "Gever-Strategie" beperkt zich tot de (geautomatiseerde) registratuur-, voortgangs- en afdoeningsprocessen rondom de primaire werk- en besluitprocessen en het (fysieke) documenten- en archiefbeheer, maar voorziet te zijner tijd in een verdergaande ontwikkeling. De data in de "Gever-Anwendungen" zijn "prozessgenerierte Sekundär- oder Metadaten", ofwel "Referenzdaten für Primärdokumente". De "Primärdokumente" zelf betreffen de eigenlijke "Textkörper". Duidelijk is, dat een "Dokument Management System" of zelfs een "Records Management System" niet vanzelf aan de eisen van de "Gever-Strategie" voldoet. Want naast beheer van losse stukken is ook beheer van zaken en van stukken-in-samenhang nodig om doelgerichte, intelligente retrieval mogelijk te maken, waarbij "Organisations-, Handlungs- und Verfahrenswissen" even veel belang hebben als "zweckorientierte Informationen über Personen, Objekte und Ereignisse".

Vele datavelden vragen (voorlopig nog) om een handmatige invulling. De aanpak dient zich in de praktijk nader te bewijzen en zal zich al doende verder ontplooien[12]. Kernpunten van de "Gever-Strategie" zijn het "Kerndatenmodell" en een (bepaalde) mate van structurering (protocollering) van het arbeidsverloop en de documentaire praktijk. Het registratuurplan heeft daarbij in driedubbele zin betekenis. Allereerst geschiedt de registratie van de daarvoor in aanmerking komende ontvangen, opgemaakte en uitgaande stukken aan de hand hiervan. Zij worden aldus vanuit het juiste perspectief "gericht", dit is in de relevante bestuurlijk-organisatorische context geplaatst voor het primaire werk- en besluitproces. "Schriftgutverwaltung" en "Geschäftskontrolle" zijn op de tweede plaats vast te verbinden, zodra takenpakket, taakuitvoering (procesgang) en dossieropbouw in het registratuurplan een "omvattende" en "eenheid scheppende" vertaling en verklaring gevonden hebben. En in derde instantie kan de selectie, vernietiging, beschrijving en ordening van de zich vormende dossiers evenzeer op basis hiervan geschieden.

Hoe is het "Kerndatenmodell" konkreet opgebouwd? Bijlage 1 brengt dit nader in beeld. Kolom 1 betreft het volgnummer van de velden, zoals deze door het Bundesarchiv vermeld worden. Kolom 2 houdt de opgegeven codenummers in. De volgende kolom bevat de inhoudelijke omschrijving van de velden. Kolom 5 maakt duidelijk, of van obligatorisch (o) of facultatief (f) gebruik sprake is. De kolommen 4, 6 en 7 zijn van mijzelf: de vertaling, omschrijving of interpretatie van kolom 3, een eigen volgnummer en de noodzakelijk geachte velden. Het "Kerndatenmodell" is enerzijds geen eindmodel; het gaat om een uitvoerige "status questionis" van heden. Anderzijds kan het niet los gezien worden van het "Formular Aktenabgabe BAR". Identificatie van de bestanden speelt daarin eveneens een grote rol, zoals de naam van de archiefvormer, het aantal strekkende meters, de concordansen voor benutte codes, een omschrijving van de Gever-bestanden en van de informatiedragers[13]. Electronische Gever-bestanden moeten, naast een register van uitgeprinte "Geschäftsrapporte", altijd overgebracht worden, ook al zijn de primaire documenten voor vernietiging vatbaar.

Spreekt het Schweizerische Bundesarchiv van 54 relevante velden, waarvan 29 verplichte en 25 facultatieve, mijns inziens kan met 26 velden volstaan worden. Acht daarvan noemt het Bundesarchiv verplicht en elf facultatief, terwijl zeven onvermeld blijven. Zeker blijkt een deel van de 54 velden onderling combineerbaar, maar toch wordt mijns inziens te uitvoerig en te kunstmatig getracht, de voortgang in een zaak te documenteren. Zou het veld "Bearbeitungshinweise" eenvoudigweg keuzemogelijkheden bevatten, verwijzend naar de stadia en termijnen van een procedure of de fasen in een workflowproces, dan zou hetzelfde in combinatie met het documentnummer op meer efficiënte wijze te bereiken zijn. Het onderscheid tussen zaak en dossier bemoeilijkt verder het overzicht. Dit gaat op de Duitse archiefleer terug, waarbij een dossier al gauw het karakter van een rubriek krijgt[14]. De Nederlandse terminologie, waarbij dossier en zaak identiek zijn, heeft de voorkeur en maakt het geheel minder gecompliceerd. Bovendien maakt nauwkeurige bestudering van kolom 6 duidelijk, dat veel van de nagestreefde "Evidenzwert" en "Informationswert" anderszins vast te leggen valt: door combinatie van of afleiding uit andere velden.

De velden "uitlenen", "vernietigen" en "overdragen van dossier" heb ik toegevoegd met het oog op het dossierbeheer. De velden "vorm, typ document", "aard document" en "versie document" hebben betekenis, teneinde expliciet van brief, e-mail, telefoonnotitie, fax, notitie, grafiek, spreadsheet, enz., van inkomend, opgemaakt en uitgaand geregistreerd stuk en van computer- en ontwikkelingsstadium te kunnen spreken. Tot slot wordt het veld "rol, functie ontvanger, adressaat" omwille van de consequentie voorgesteld. Bijlage 2 zet de door mij noodzakelijk geachte velden op een rij, in een enigszins van het Zwitserse basismodel afwijkende volgorde. Het aantal van 26 is acceptabel, te meer daar geen extra arbeid gevraagd wordt buiten de normale, verantwoorde post-, archief-, voortgangs- en rappelrapportage binnen een organisatie om. Voor beleidsambtenaren zijn aspecten als tijd en herkomst even belangrijk als voor registratoren en archivarissen. En veel van de gevraagde context- en inhoudsinformatie is (op den duur) via automatische systeemfuncties (in plaats van actieve input) te leveren[15].

Conclusie

Het overzicht van Menne-Haritz heeft belang, omdat het op analytische wijze de relevante documentaire informatieprocessen in relatie met de primaire arbeidsprocessen beschrijft, vooral ook omdat zij de gevolgen van het automatiseringsproces voor de archiefvorming consequent heeft doordacht. De analyse levert voor de Nederlandse situatie veel bekendheid en overeenstemming op, de doordachte methode biedt zelfs universele aanknopingspunten. Behalve de "Informationswert" moet ook de "Evidenzwert" veilig gesteld worden, want archieven zijn geen bibliotheken, documentatiecollecties of databanken. De erin geleverde informatie is specifiek, subjectief en organisatiegebonden, met alle administratieve, juridische en historische inhoud van dien. Hoe de "Evidenzwert" veilig te stellen is, daarop gaat Menne-Haritz nauwelijks of niet in. Slechts presenteert ze een aantal, op zich waardevolle aandachtspunten voor de archivaris of archiefinspecteur, die (alvast of eindelijk) "toetsend" en "beoordelend" te werk wil gaan.

Nog meer kritiek is uit te oefenen. Misschien ziet Menne-Haritz de gang van zaken wat te burocratisch in, al blijft een rationale organisatievorm overal een vaststaand gegeven (ook buiten Duitsland). Want structurering van de werk- en besluitvormingsprocessen blijft - op "platte" of "steile" wijze - een noodzakelijkheid. Wellicht wordt tevens de betekenis van het herkomstbeginsel wat te zwaar aangezet, hoe belangrijk dit principe ook blijft voor de selectie, beschrijving, ordening en interpretatie van archieven. Zij wijst met dit al toch op een zeer reëel gevaar. Document management systemen schieten inderdaad uit archivistisch oogpunt tekort, zodra de gebruiker zich alleen op de ingebouwde zoekautomatismen en de inhoud verlaat. Het middel van "fulltext-retrieval" corrigeert hierbij evenmin afdoende als een veelvoud aan mooie, tot de verbeelding sprekende icoontjes van ordners, mappen en ladenkasten op gekleurde beeldschermen.

Het Bundesarchiv in Zwitserland geeft terzake een uitdagend antwoord volgens een nader concept. Het "Kerndatenmodell" voldoet als "Schnittstelle", ook wanneer het met de richtlijnen en de checklist in module 3 van Menne-Haritz in verband wordt gebracht[16]. Door documenten en handelingen te registreren worden meerdere zaken bereikt. De inkomende, interne en uitgaande stukken worden geïdentificeerd. Het kan hierbij om brieven, faxen, e-mails, telefoonnotities, aantekeningen, rapporten, tabellen, grafieken, enz. gaan. Wordt bij de registratie een organisatie-, proces- en proceduregericht registratuurplan gebruikt, dan vindt niet alleen identificatie plaats, maar eveneens inpassing van het document in het takenpakket en de taakuitvoering. Kontekstinformatie ontstaat door het betrokken-zijn van de documenten op de verrichte handelingen, waarvan ze nu eenmaal de neerslag zijn. Door deze handelingen in hun onderscheiden stadia te registreren en structureren, wordt een voortgangs- en afdoeningscontrole mogelijk. In feite is dan van een meer of minder geavanceerd workflowsysteem sprake.

Over het handhaven van de "Evidenzwert" behoeft men zich, zo bezien, weinig zorgen te maken, zolang de registratie goed is georganiseerd: helder, simpel en ter zake. Te ingewikkelde systemen met te veel mogelijkheden en verlangens schieten veelal tekort, of nu sprake is van een handmatig, traditioneel systeem, of van een geavanceerd, digitaal systeem. Hier zit mijns inziens de "zwakke" plek in de huidige "Gever-Strategie". Gaat zij eenvoudigweg niet te ver, wat betreft de te registreren criteria? Natuurlijk lijkt het ideaal, zoveel mogelijk data uit systemen voor documenten-, archief- en procesbeheer via een trechter in één systeem op te nemen. Maar al gauw dreigt dan een dode schaduwadministratie te ontstaan. Het plannen, coördineren, sturen en controleren van zaken en processen vergt voor de praktijk van alledag meestal een te complexe, toegesneden methodiek, terwijl voor de "Evidenz"-vorming reeds een 26-tal data, een registratuurplan voor de (electronische) dossieropbouw en enige relevante organisatie- en procedurevoorschriften volstaan. Trefwoorden ontsluiten op hun beurt de "Informationswert" voldoende.

Het verdient daarom de voorkeur, in beperkter mate data uit bestaande of toekomstige workflowsystemen of voortgangs- en afdoeningssystemen (automatisch) over te nemen. Het thans gemaakte onderscheid in de "Gever-Strategie" tussen verplichte en vrije datavelden is dan evenmin nog aan de orde, omdat het aantal velden niet langer wordt overdreven. Binnen het Schweizerische Bundesarchiv denkt men in toenemende mate in dezelfde richting.

Het Zwitserse antwoord is vooralsnog (hoofdzakelijk) voor papiergebonden administraties bedoeld; zeker is het ook geschikt voor (volledig) electronische dossiervorming, waarbij de verbinding tussen postregistratie, procesgang en dossiervorming meer dan ooit systeembepaald wordt. Het antwoord behandelt niet de problematiek ten aanzien van het fysieke behoud en maar voor een bepaald deel ten aanzien van het logische behoud van de gedigitaliseerde bestanden. Dit vormt een apart traject. Voorlopig heeft Menne-Haritz in dit verband het gelijk aan haar zijde, wanneer ze schrijft: "Die Dauerhaftigkeit der Speicherung ist durch Hard- und Softwarevoraussetzungen begrenzt. Sie erreicht in keinem Fall die Dauerhaftigkeit des Papiers"[17].

Bijlage 1: Samenvatting en evaluatie van het Gever-Konzept (*)

nr. code Feldname vertaling/interpretatie o/f nr.

nood-
zaak

             
registratuurplan (Planposition)
             
1. 100 Planposition code registratuurplan o 1 ja
2. 101 Titel Planposition codetitel registratuurplan o 1  
3. 102 Kassations-Vermerk selectiekenmerk: vernietigen, bewaren, nader bekijken o 1  
4. 103 Ablagetyp serie / individueel dossier o 1, 2  
5. 104 Schlagwort-ID slagwoord(en) door gebruiker f 6, 26  
             
dossier (Dossier, Akte)
             
6. 200 Aktenzeichen dossiernummer o 2 ja
7. 201 Zusatzkomponente Aktenzeichen hulpkenmerken zoals getal of letter f 2  
8. 202 Titel des Dossiers dossieromschrijving/-titel o 3 ja
9. 203 Aufbewahrungsfrist im BAR bewaartermijn na overbrenging: 0 jaar tot onbeperkt o 1  
10. 204 Personalienflag privacybescherming: ja, neen, onduidelijk o 1  
11. 205 Zeitraum als Datumsangabe "von" aanvangsdatum (registratiedatum) o 4 ja
12. 206 Zeitraum als Datumsangabe "bis" afsluitdatum (registratiedatum) o 5 ja
13. 207 Behältnisnummer volgnummer in overgedragen bestanddelen o 2, 8, 9  
14. 208 Siehe, Verweis zie-verwijzingen f 6 ja
15. 209 Schutzfrist overbrengings-
/openbaarheidstermijn: geen, 30 jaar, security, onduidelijk
o 5  
16. 210 Sprache des Dossier-Titels taal dossiertitel: meertalig, onbekend, Duits, Frans, Italiaans, Engels o 3  
      uitlenen van dossier   7 ja
      vernietigen van dossier   8 ja
      overdragen van dossier   9 ja
17. 211 Schlagwort-ID slagwoord(en) door gebruiker f 6, 26  
             
zaak (Geschäft)
             
18. 300 Nummer des Geschäfts zaaknummer o 2  
19. 301 Aktenzeichen relatie met dossiernummer o 2  
20. 302 Zusatzkomponente Aktenzeichen relatie met hulpkenmerken dossiernummer f 2  
21. 303 Titel des Geschäfts zaaktitel o 3  
22. 304 Beginn effektiv aanvangsdatum o 4  
23. 305 Ende effektiv einddatum o 5  
24. 306 Beschrieb zaakomschrijving f 3  
25. 307 Bearbeitungshinweise procedure / proces / workflow f 10 ja
26. 308 Nebendossiers (Geschäft) verwante zaken f 1, 3, 6, 26  
27. 309 Auftraggeber (Name) naam verantwoordelijke, trekker f 11 ja
28. 310 Auftraggeber (Rolle) rol, functie verantwoordelijke, trekker f 12 ja
29. 311 Bearbeiter (Name) naam beleidsambtenaar f 13, 26  
30. 312 Bearbeiter (Rolle) rol, functie beleidsambtenaar f 14, 26  
31. 313 Schlagwort-ID trefwoord(en) door systeem f 6, 26  
             
handeling (Aktivität)
             
32. 400 Nummer der Aktivität handelingsnummer o 2, 10  
33. 401 Beschrieb (Titel der Aktivität) handelingstitel o 3, 10  
34. 402 Nummer des Geschäfts relatie met zaaknummer o 2  
35. 403 Auftraggeber (Name) naam opdrachtgever f 11, 26  
36. 404 Auftraggeber (Rolle) rol, funtie opdrachtgever f 12, 26  
37. 405 Bearbeiter (Name) naam beleidsamtenaar f 13 ja
38. 406 Bearbeiter (Rolle) rol, functie beleidsambtenaar f 14 ja
39. 407 Vermerk nadere aantekening betreffende handeling f 3  
             
document (Dokument, Schriftstück, Unterlage)
             
40. 500 Nummer des Dokuments documentnummer o 15 ja
41. 501 Nummer der Aktivität relatie met handelingsnummer o 2, 10  
42. 502 Nummer des Geschäfts relatie met zaaknummer o 2  
43. 503 Aktenzeichen relatie met dossiernummer o 2  
44. 504 Zusatzkomponente Aktenzeichen relatie met hulpkenmerken dossiernummer o 2  
45. 505 Betreff onderwerp document o 16 ja
      aard document: inkomend, opgemaakt, uitgaand stuk   17 ja
      vorm, typ document: brief, e-mail, gespreksnotitie, spreadsheet, fax, rapport, enz.   18 ja
      versie document: computer- of ontwikkelingsstadium   19 ja
46. 506 Dokumentendatum datum van opmaak f 20 ja
47. 507 Registraturdatum registratiedatum f 21 ja
48. 508 Absender (Name) naam afzender, adressant f 22 ja
49. 509 Absender (Rolle) rol, functie afzender, adressant f 23 ja
50. 510 Empfänger naam ontvanger, adressaat f 24 ja
      rol, functie ontvanger, adressaat   25 ja
51. 511 Vermerk nadere opmerking f 3  
52. 512 Schlagwort-ID trefwoord(en) door systeem f 6, 26  
             
slag-, trefwoord(en) (Schlagwort)
             
53. 600 Schlagwort-ID trefwoord(en) door systeem o 26 ja
54. 601 Schlagwort-Titel slagwoord(en) door gebruiker o 26  
             
             
             

Bijlage 2: Voorstel voor effectieve en efficiënte Evidenz- en Informationssicherung

registratuur / document management dossiervorming / records management
       
1. code registratuurplan (1) 16. dossier-/zaaknummer (2)
2. documentnummer (15) 17. dossier-/zaakomschrijving/-titel (3)
3. onderwerp document (16) 18. aanvangsdatum (registratiedatum) (4)
4. datum van opmaak (20) 19. afsluitdatum (registratiedatum) (5)
5. registratiedatum (21) 20. naam verantwoordelijke, trekker (11)
6. naam afzender, adressant (22) 21. rol, functie verantwoordelijke, trekker (12)
7. rol, functie afzender, adressant (23)    
8. naam ontvanger, adressaat (24) dossierbeheer
9. rol, functie ontvanger, adressaat (25) 22. uitlenen van dossiers (7)
10. naam beleidsambtenaar (13) 23. vernietigen van dossiers (8)
11. rol, functie beleidsambtenaar (14) 24. overdragen van dossiers (9)
12. procedure / proces / workflow (10)    
13. aard document (17) informatiebeheer / information management
14. vorm, typ document (18) 25. trefwoord(en) door systeem (26)
15. versie document (19) 26. zie-verwijzingen (6)

 


[*¨] Vanaf 1999-2000 wordt in de zwitserse Bundesverwaltung een minder omvangrijk model gehanteerd, terwijl de departementen en diensten de mogelijkheid hebben (en nemen) om eigen, specifieke metadaten extra toe te voegen.

[1]. Angelika Menne-Haritz, Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme. Mit handreichungen für die Beratung von Behörden (Marburg, 1996) (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg. Institut für Archivwissenschaft, 25).

[2]. Charles M. Dollar, Die Auswirkungen der Informationstechnologien auf archivische Prinzipien und Methoden (Marburg, 1992) (Vertaald en uitgegeven door Angelika Menne-Haritz), 7 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg. Institut für Archivwissenschaft, 19).

[3]. Ook anderen, onder wie Dollar, wijzen al langer op dit gevaar: cf. Wilfried Schöntag, "Die Erschliessung: Dreh- und Angelpunkt archivischer Arbeiten", Arbido, 11 (1996), no. 11, 16, 18 (noot 11). En recenter: Alf Erlandsson, Electronic records management: a literature review, Rapport van de International Council of Archives (april 1996), 19-42.

[4]. Cf. bijvoorbeeld P.M. Toebak, B.M. Weetink en A.F.M. Schouten, "Nieuw besluit post- en archiefzaken Roosendaal en Nispen", Nederlands Archievenblad, LXXXIX (1985) 247-255; Overheids Documentatie, XXXIX (1985) 456-459 en XL (1986) 106-107.

[5]. Cf. hiervoor bijvoorbeeld: Marianne Dörr, Hartmut Weber, Hartmut Haux en Martin Fock-Althaus, Digitalisierung gefährdeten Bibliotheks- oder Archivguts. Abschlussbericht der Arbeitsgruppe „Digitalisierung“ des Unterausschusses Bestandserhaltung der Deutschen Forschungsgemeinschaft (7. Oktober 1996) (Digitale Beiträge zu archivischen Fachfragen, 1 <http://www.lad-bw.de/dfgdigh1.htm>.

[6]. Dat het hier evenmin simpel ist, daarop wijst onder meer het verslag van een studiedag in Zürich: Jean-Frédéric Jauslin, "L'état de l'art en recherche d'information. Compte rendu sommaire de l'atelier organisé à Zurich le 22 août 1996 dans le cadre de SIGIR '96", Arbido, 11 (1996), no. 11, 4-5.

[7]. Cf. vooral Menne-Haritz, Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, 91-92.

[8]. Menne-Haritz, Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, 111.

[9]. Gever-Strategie. Strategie zur Koordination und Standardisierung von Geschäftsverwaltungssystemen der allgemeinen Bundesverwaltung (Bern, 1995), uitgave van het Bundesamt für Informatik. Cf. ook Regula Nebiker Toebak, "Die Strategie des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR). Die Einflussnahme im vorarchivischen Bereich" (Bern, 1996), tekst van een referaat voor het eerste DLM-congres in Brussel.

[10]. Technische Weisung Nr. 12, "Koordination und Standardisierung von Geschäftsverwaltungssystemen (Gever)", en Beilage 1 zur Technischen Weisung Nr. 12 (Bern, 1995), uitgave van het Bundesamt für Informatik; Technische Weisung Nr. 14, "Abgabeschnittstelle Bundesarchiv für Daten aus Gever-Anwendungen", en Anhänge zur Technischen Weisung Nr. 14 (Bern, 1996), uitgave van het Bundesamt für Informatik. Cf. ook Erlandsson, Electronic records management, 98-104.

[11]. Denemarken is naar eigen zeggen het eerste land, waar dit niet langer het geval is: "Documents which are „born“ electronic should also be filed electronically and not in a paper archive" (5), hoewel: "It remains to be clarified how the courts will look upon electronically filed documents as evidence" (19) en de logische en fysieke problematiek terzake evenmin reeds geklaard is (Electronic filing. Current possibilities and recommendations (Kopenhagen, 1996), uitgave van het Ministerie van Onderzoek en Informatietechnologie).

[12]. Voor een concrete variant in de stad en het kanton Basel, cf. Thomas Schärli, "Das Projekt Gekobas. Evidenzsicherung in einem unternehmensweiten vorgangsorientierten Dokumentenablagesystem", Arbido, 11 (1996), no. 5, 20-21, 24-25.

[13]. Cf. ook Erlandsson, Electronic records management, 92-97, 105-114.

[14]. Cf. een instructieve leidraad van het Schweizerische Bundesarchiv voor een registratuurplan: E. Schärer, Leitfaden zum Erarbeiten eines Registraturplanes, zur Eröffnung und zum Betrieb einer Registratur (Bern, 1994), 7-8.

[15]. Cf. bijvoorbeeld een tweetal interessante artikelen uit de Canadese en Amerikaanse sfeer: John McDonald, "Managing information in an office systems environment: the IMOSA project", The American Archivist, 58 (1995) 142-153; Richard M. Kesner, "Group work, „groupware“, and the transformation of information resource management", The American Archivist, 58 (1995) 154-169. Reeds Dollar wees op mogelijkheden in dit verband (Dollar, Auswirkungen der Informationstechnologien, 99-100), terwijl Menne-Haritz hierop feitelijk volledig wacht: "Erst dann, wenn dieses Konzept elektronisch realisierbar ist, kann auf Papier als Leitmedium, zusammen mit Konvertierungsstandards als Schnittstellen zu anderen Medien, verzichtet werden" (Menne-Haritz, Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, 108).

[16]. Cf. verder Erlandsson, Electronic records management, 105-114.

[17]. Menne-Haritz, Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, 104.