Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Online-Publikationen 1998

Metadaten im archivischen Bereich. Ein allgemeines Modell und die Praxis im Kanton Basel-Stadt (1998*)

von Thomas Schärli und Peter Toebak

 

Inhalt

Einleitung

Bedeutung von Metadaten

Metadaten-Modell für die Schriftgutverwaltung und Archivierung

Das System ALLKOM im Kanton Basel-Stadt

Übernahme von ALLKOM-Metadaten in das Archivsystem PRISMA

Schlussfolgerungen

 

Einleitung

Seit mehreren Jahren sind Metadaten ein rege diskutiertes Problem in der Informationswissenschaft. Für die Archivinformatik erfüllen sie zum Teil die Rolle, die im herkömmlichen Bürobetrieb physischen Merkmalen wie Stempeln, Signaturen, Randvermerken oder Unterstreichungen zukam. Da Metadaten jedoch mit den betreffenden Primärdaten nur virtuell verbunden sind, erfordert ihre Archivierung einen intellektuellen, organisatorischen und technischen Zusatzaufwand(1). Verschiedene Denkmodelle mit dem Ziel, die Problematik als Teil eines umfassenden Informationsmanagements zu begreifen, wurden entwickelt. Die beachtenswertesten Lösungsansätze, vor allem aus Nordamerika, Australien und Schweden, beruhen auf der Absicht, die Metadaten soviel wie möglich automatisch durch das System erzeugen und im Hintergrund direkt zu den elektronischen Akten zusammenfügen zu lassen (selbstbeschreibende Dokumente)(2).

Das Konzept der Metadaten ist zweifellos eines der wichtigsten und meist pragmatischen Ergebnisse der Fachdiskussionen unter Informationsspezialisten und Informatikern der letzten Jahre für die Problematik der logischen Sicherung elektronisch gespeicherter Informationen. Zusammen mit Basissystematiken (Klassifikation, Ordnungsplan, Aktenplan) ermöglichen sie, ‘Medienbrüche’ in Raum und Zeit zu vermeiden. Was ist die Bedeutung von Metadaten? Wie entstehen sie? Welches archivische Modell liegt auf der Hand? Und wie sieht die Praxis aus? Diese Fragen stehen in diesem Artikel zentral, wobei die ersten Erfahrungen in Kanton Basel-Stadt mit den Systemen ALLKOM/PRISMA benutzt werden.

Bedeutung von Metadaten

Metadaten sind Daten über Daten. In den herkömmlichen Bibliotheks-, Dokumentations-, Registratur- und Archivbereichen fehlten diese ebenfalls nicht; damals wurden sie einfach sekundäre Daten oder Attribute genannt. Metadaten enthalten Angaben über Struktur, Inhalt und Kontext elektronischer Dokumente. Ausser Aspekte formaler und inhaltlicher Art beschreiben sie auch technische Aspekte bezüglich System, Dateiformat, Datenträger und URL-Adressierung, damit relevante Hard- und Software, angewendete Standards, Datenflusspläne (graphische Darstellung eines Informationsflusses: Reihenfolge von Eingabe-Daten, Verarbeitungsschritten und Ausgabe-Daten) und physischer ‘Standort’ dokumentiert werden. Metadaten sind wichtig für die heutige Betriebsführung und haben auch für die Langzeitkonservierung und -sicherung der Information grosse Bedeutung. Sie ermöglichen nicht nur die Verwaltung der Dokumente, sie erleichtern auch den Zugriff auf Informationen. Weil die heutigen Datenmengen zu gross und zu allgemein sind, reicht Freitext-Suche allein nicht. Attribute erweisen sich neben Indizes immer als notwendig.

Metadaten erhalten die ‘strukturgebenden’ Elemente und die ‘brückenbildenden’ Schnittstellen innerhalb von Beständen und Systemen. Durch standardisierte Metadaten-Pakete für die einzelnen Fach- und Sachgebiete zu entwickeln, kann Interoperabilität zwischen unterschiedlich arbeitender Hard- und Software hinsichtlich gleichartiger Bestände bei (verschiedenen) Organisationen gefördert werden. Die Pakete fungieren in diesem Fall als (minimale) Schnittstelle in einem Umfeld jeweils existierender komplexerer und umfassenderer Beschreibungsmodellen. Auch können die Metadaten-Pakete verschiedener Fach- und Sachgebiete miteinander verknüpft werden, um als ‘Brücke’ zwischen mehreren Applikationen und Disziplinen zugunsten einer oder mehrerer Organisationen zu fungieren. Diese Pakete werden aufeinander abgestimmt und miteinander kompatibel gemacht(3).

Der Entwurf, die Bildung und die Verwaltung von Metadaten ist für jede Organisation eine Hauptaufgabe, wenn sie ihre internen und externen Informationsressourcen effektiv und effizient bewirtschaften will. Eine integrierte Sichtweise, im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung und der infrastrukturellen Ausstattung, kann nicht ausbleiben, worauf sich die praktischen Instrumente stützen müssen. Zwischen der operativen und strategischen Geschäftsplanung und -führung einerseits und der technischen und inhaltsbezogenen Datenverarbeitung andererseits sollte stets eine enge Beziehung bestehen. Koordination und Kooperation zwischen den Informationsspezialisten, Technikern und Sachbearbeitern sind erforderlich und versprechen die fruchtbarsten Synergieeffekte.

Die Bildung der Metadaten findet fortlaufend statt, zum Teil automatisch, zum Teil durch bewusstes menschliches Eingreifen. Obwohl die Praxis immer komplizierter sein wird, ist bei einer dreischichtigen Informatisierungs-Architektur (Produktion, Verwaltung und Nutzung) doch eine Art ‘Spezialisierung’ zu entdecken: Die Sachbearbeiter oder Endbenutzer werden vor allem auf der Ebene der Unterschicht (operative EDV-Systeme) und der Ebene der Oberschicht (Recherchen und Retrieval) aktiv vorgehen, während die Informationsvermittler, dies heisst die Dokumentare, Bibliothekare, Registratoren und Archivare, sich mehr auf die Mittelschicht (zentrale Datenbank) konzentrieren müssen. Die Verwaltung der Metadaten findet ebenso fortlaufend statt, diesmal nur durch die Informationsvermittler. Was die technischen Metadaten und die technische Realisierung betrifft, sind selbstverständlich Kontakte mit Informatikern und Systemspezialisten unerlässlich.

Die technischen und inhaltsbezogenen Metadaten müssen so eingerichtet werden, dass sie kurzfristig, mittelfristig und langfristig die Fähigkeit haben, innerhalb der Systeme ihre strukturierende, bewertende, filtrierende und erschliessende Wirkung zu tun. Es ist dabei weniger wichtig, ob diese Wirkung (vor allem) technisch geschieht oder aber (vor allem) auf menschliche Weise. Meist wird es um eine Kombination gehen. Zur Objektivierung des gesamten Vorgehens sind ausserdem die folgenden praktischen Instrumente wichtig: eine Rahmenorganisation, damit jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin seine oder ihre Rolle kennt; eine oder mehr Basissystematiken (Aktenplan); Referenzliste(n) und/oder Definitionenliste(n) zur Auswahl der brauchbaren Begriffe; Verzeichnisse der Beschreibungen, Dossierinventare; Kategorienliste(n) zur Bewertung des Archivmaterials oder Auswertung des Dokumentations- und Bibliotheksmaterials; Eingabeformulare (Masken) mit erklärendem Text; Beschreibungsmodelle für die genutzte Hard- und Software; übersichtliche, gut lesbare Programmierung mit Kommentarzeilen usw.

Ironie des Schicksals ist, dass der Automatisierungsprozess einerseits flexiblere Arbeitsmethoden und -prozeduren, sogar neue, flachere Organisationsformen auslösen wird, aber andererseits zu einem strikteren und strengeren Informationsfluss-Management zwingt. Denn das Papier war als analoger Datenträger immer sehr ‘geduldig’ und gestattete im schlimmsten Fall nachträglich noch eine (mühsame) Rekonstruktion der Wahrheit und Echtheit. Aber bei elektronischer Information ist ohne unmittelbare Koordination und Kontrolle unausweichlich sofort und später das Chaos angesagt.

Metadaten-Modell für die Schriftgutverwaltung und Archivierung

Die Notwendigkeit gezielter und transparenter Registrierung und Aktenbildung ist offensichtlich, sowohl für Behörden als auch für Unternehmen. Sicherung und Verfügbarkeit vom Evidenzwert (Kontext) und Informationswert (Inhalt) der Akten für administrative, wirtschaftliche, juristische, politische und historische Zwecke sind nur so zu garantieren (Nachvollziehbarkeit). Gezielte und transparente Aktenbildung heisst im elektronischen Umfeld: regelgeleitete Erzeugung (bei Empfang, Erstellung und Versand) von Geschäftsdokumenten durch die Sachbearbeiter (systematische Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge oder Transaktionen); Dossierbildung anhand einer massgeschneidert zugrundeliegenden Aktenordnung (logische, objektive und physische Ablage der Geschäftsdokumente und Akten); Organisationsvorschriften betreffend Zugang, Benutzung, Verwaltung und Langzeitarchivierung der Akten.

In der Praxis sind es letztendlich auch die archivischen Meta- oder Sekundärdaten, die den Evidenz- und Informationswert von Geschäftsdokumenten und Akten umfassen. Dies gilt für die konventionelle Schriftgutverwaltung genauso wie für die elektronischen Document oder Records Management Systeme. In der heutigen Realität gemischter Ablagen (papierener und elektronischer Art) ist ein ganz- und einheitliches Metadatensystem sogar die einzige Möglichkeit, den Gesamtüberblick zu behalten. Getreu dem ‘life-cycle’-Konzept bezüglich Schriftgutverwaltung und Archivierung müssen archivische Metadaten während aller Lebensphasen einer Schriftgut- oder Archivakte ‘begleitend’ auftreten, also beim Empfangen, Erstellen, Erschliessen, Bewerten, Verwalten, Vermittlen, Auswerten usw.

Das Metadatensystem soll dennoch praktisch eingerichtet bleiben, damit die Akzeptanz unter den Sachbearbeitern und dem Registratur- und Archivpersonal optimal ist. Die folgende Übersicht zeigt 26 notwendige Metadaten, ohne (explizit) auf Aspekte wie Zugriffs- und Echtheitssteuerung Rücksicht zu nehmen. Die Gever-Strategie des Schweizerischen Bundesarchivs zur Koordination und Standardisierung der Geschäftsverwaltung oder -kontrolle bei den Bundesämtern und -departementen spricht diesbezüglich von 54 relevanten Metadaten, wovon 29 obligatorische und 25 fakultative(4). Die hier vorgeschlagene Anzahl von 26 Metadaten umfasst 8 obligatorische des Bundesarchivs, 11 fakultative des Bundesarchivs und 7 neu gewählte(5).

Es ist nicht unmöglich, das noch weniger Metadaten Relevanz haben. Dennoch scheint die gewählte Anzahl akzeptabel, um so mehr, weil keine Mehrarbeit ausser den üblichen Aufgaben zur rationalen Dokumenten- und Aktenverwaltung einer Organisation gefordert wird. Für Sachbearbeiter sind Aspekte wie Zeitangabe und Herkunft ausserdem eben bedeutungsvoll wie für Registratoren und Archivare. Und viel der benötigten Kontext- und Inhaltsinformation ist (zunehmend) via automatische Funktionenen lieferbar (‘push’ statt ‘pull’ oder aktive ‘input’)(6).

1. Metadaten zur effektiven und effizienten Evidenz- und Informationssicherung von Akten

Registratur/Document Management Aktenbildung/Records Management
1. Position Ordnungsstruktur 16. Dossier-/Geschäfts-/Projekt-/Themanummer
2. Dokument-Nummer 17. Dossier-/Geschäfts-/Projekt-/Themaumschreibung/-titel
3. Betreff Dokument/Titel/Abstrakt 18. Anfangsdatum
4. Erstelldatum 19. Abschlussdatum
5. Eingangsdatum (Datum der Registrierung) 20. Name Federführer des Geschäfts/Projekts/Themas
6. Name Absender 21. Funktion Federführer (Abteilung, Organisation)
7. Funktion Absender (Abteilung, Organisation)    
8. Name Empfänger Dossierverwaltung
9. Funktion Empfänger (Abteilung, Organisation) 22. Ausleihe Dossier
10. Name Sachbearbeiter 23. Kassation Dossier
11. Funktion Sachbearbeiter (Abteilung, Organisation) 24. Ablieferung Dossier
12. Geschäftsart mit Prozess/Vorgang/Workflow    
13. Dokument-Art Informationsverwaltung/Information Management
14. Dokument-Typ 25. Stichwörter durch das System
15. Dokument-Version 26. Querverweise (Siehe auch)

Die Einzeldokumente, worauf die Verwaltung (oder das Unternehmen) reagieren soll, müssen registriert und typisiert werden (Kriterien 1-15). Die irrelevanten Dokumente kriegen nur eine Position in der Ordnungsstruktur (Kriterium 1), werden höchstens kategoriell weiterverarbeitet und (bald) mit einem Kassationsdatum versehen (Kriterium 23). Die relevanten Dokumente bilden nach Geschäften/Projekten (Kriterien 16-21) oder nach Themen (Kriterien 16-21) Aktendossiers oder -serien und werden sachsystematisch, formell oder kontextuell geordnet (Kriterium 1). Die Dossiers müssen verwaltet werden (Kriterien 22-24): Ausleihe (während der Phase der Schriftgutverwaltung), Kassation (nach Abschluss dieser Phase oder der Phase des Zwischenarchivs) und Ablieferung ans Endarchiv. Für die nähere inhaltliche Erschliessung der Primärdokumente und der (später) eingescannten Volltexte reichen die Kriterien 25-26 aus. Wahrscheinlich braucht es (dann) noch ein extra Feld (Kriterium) für 'Image-Nummer', wodurch eine Verknüpfung mit den Abbilddateien oder ein Hinweis darauf möglich wird.

Kriterium 12 könnte (vorprogrammierte) Wahlmöglichkeiten betreffend die Stadien und Termine einer Prozedur oder die strukturierten beziehungsweise vorstrukturierbaren Phasen eines Prozesses beinhalten, wodurch in Kombination mit Kriterium 2 die stattzufindenden/stattgefundenen Arbeits- und Entscheidungsvorgänge zu dokumentieren sind. Selbstverständlich liegt hier eine Verknüpfung mit Workflowsystemen eher auf der Hand. Die Kriterien 13, 14 und 15 haben Bedeutung, damit explizit von eingehendem, erstelltem und verschicktem registriertem Dokument (Art), von Brief, E-Mail, Telefonnotiz, Fax, Notiz, Grafik, Tabelle, usw. (Typ) und von Computerstadium oder besser archivischem Entwicklungsstadium (Version) die Rede sein kann.

In der Datenbankterminologie wird von festen Stammdaten und Bewegungsdaten (Eingabe- und Ausgabedaten) gesprochen. Die Kriterien 1-11, 13-15, 16-21, 23-24 und 25-26 gehören zur ersten Kategorie; die Kriterien 12 und 22 zur zweiten. Wie bei Kriterium 12, ist auch bei Kriterium 22 eine verknüpfte Datenbank zur Terminverwaltung der Ausleihen erwünscht: Verleihnummer, Dossier-/Geschäfts-/Projekt-/Themanummer, Mitarbeiter(nummer), Ausleihedatum und Rückgabedatum. Die Ausfüllung der Kriterien 1, 3, 6-11, 13-14, 17, 20-21 und 26 sollte soviel wie möglich ‘gesteuert’, dies heisst anhand von digitalen Vorlagen und Basisdokumenten stattfinden können. Die Kriterien 2, 15, 16 und 25 werden automatisch vom System vergeben, während es sich bei den Kriterien 4-5, 18-19 und 23-24 um Datumfelder handelt.

Das System ALLKOM im Kanton Basel-Stadt

Die Software der Geschäftskontroll-Anwendung ALLKOM im Kanton Basel-Stadt wurde 1997 als letztes Modul des Projekts GEKOBAS realisiert und beruht auf Zielvorstellungen, die im wesentlichen bereits 1994 formuliert wurden(7)

. Ihre Ausgangsbasis bildet ein geschäftsorientierter Lösungsansatz mit integrierter Schriftgutverwaltung: Nicht Dokumente, sondern Geschäfte stehen im Zentrum dieser Betrachtungsweise. Alle im Rahmen eines Geschäfts übernommenen oder erstellten Dokumente werden in einem Dossier zusammengefasst und durch eine Dokument-Info beschrieben. Die Dokumente selbst können in elektronischer Form oder nur auf Papier verfügbar sein. Für den Nachweis oder Nachvollzug administrativer Handlungen bleiben weiterhin die Papierschriftstücke massgeblich.

Die Zukunft dürfte freilich auch in Basel dem vollelektronischen System gehören. Nur mit einem solchen lassen sich die Rationalisierungspotentiale einer automatisierten Schriftgutverwaltung wirkungsvoll ausschöpfen. In diesem Rahmen wird ein Ausbau der Dokumenten-Management-Funktionalitäten unumgänglich sein. Entsprechende Lösungsskizzen liegen vor. Aus verschiedenen Gründen wurde jedoch davon abgesehen, sie bereits im ersten Anlauf in die Praxis umzusetzen.

ALLKOM benützt mehrere Tabellen eines relationalen Datenbanksystems, deren Einträge sich aus Dokumentensicht als Metadaten begreifen und in unterstehenden Übersichten gliedern lassen(8). Die vorgestellten Metadaten können im System nicht gelöscht, lediglich deaktiviert werden. Für Recherchen, und damit auch für die Archivierung, stehen sie auch dann noch zur Verfügung, wenn sie für die ursprünglichen Bedürfnisse nicht mehr von Interesse sind. Das archivische ‘life-cycle’-Konzept bekommt hier eine konkrete Anwendung: Was in der dynamischen Phase einmal beschrieben, bewertet und geordnet wird, sollte auch für die semistatische und statische Phase ausreichen.

2a. Kontext-Metadaten

Aufbauorganisation
-
Departemente
- Organisationseinheiten (OE)
- Funktionsbereiche pro Organisationseinheit
- Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter pro Funktionsbereich

Ablauforganisation
-
 Posteingänge (mit Adressen externer Partner)
- Geschäfte
- Geschäftsarten (Hilfstabelle; zu einem späteren Zeitpunkt verwendbar als Ausgangspunkt von Workflow-Mechanismen)
- Aufträge (pro Geschäft)
- Transaktionen (Zugriffsoperationen auf Geschäfts- und Auftragsdaten, jedoch nicht auf Dokumente)

Ablageorganisation
-
 Registraturplan-Positionen (mit Vermerken betreffend Aufbewahrungsfrist, Archivwert, Ablieferungszeitpunkt und Aussonderungsverfahren)
- Dossiers (zur Zeit: ein Dossier pro Geschäft; mit Vermerken zu Vertraulichkeit, Personenschutz und Standort sowie Ad hoc-Notizen; Ausleihverwaltung geplant)
- Dokument-Infos zu physischen und/oder elektronischen Dokumenten (mit Verbindungen zu Posteingängen und/oder Geschäften, jedoch nicht einzelnen Aufträgen)

2b. Struktur-Metadaten

Aufzeichnungsformate
- Datenformate, Datentypen und Eigenschaften (auf Attribut-Stufe)
- Dokumentformate (zur Zeit nur MS Word 6.0/7.0, MS Excel 5.0-7.0)

Eingabe-Layouts (Masken)
- Geschäftsformular und Subformulare
- Posteingangsformular/Dokument-Info-Formular

Ausgabe-Layouts (Masken)
- Geschäftsjournal
- Transaktionsgeschichtsschreibung
- Pendenzen- und Mahnlisten
- Posteingangsjournal (PE)

2c. Inhalts-Metadaten

Registratur-Planposition: Betreff (Aktentitel), Schlagworte, Zusatzinformationen zu administrativen Aufgaben sowie deren Rechtsgrundlagen und Vollzug

Geschäft bzw. Dossier: Betreff (Titel), Notizen

Auftrag: Beschreibung, Bemerkung

Dokument-Info: Betreff, Dokumenttyp, Bemerkung

Vergleich der ALLKOM-Metadaten mit den Modell-Metadaten

Anhand der 26 Kriterien des archivischen Metadaten-Modells wird nun beschrieben, wie weit die in ALLKOM enthaltenen Metadaten eine nachvollziehbare und nachweisbare Überlieferung von Verwaltungsaktivitäten erlauben. Schon im voraus wird festgehalten, dass in der Terminologie von L. Duranti(9) das System ALLKOM dank automatischer Journalisierung und Historisierung Geschäftsaufzeichnungen von hoher Verlässlichkeit und Authentizität erreichen lässt. Immerhin wird eine Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsvorgängen aus den Akten ermöglicht, welche den heutigen Ist-Zustand weit zurücklässt. Die Nachweisbarkeit aufgezeichneter Akten wird vorerst schwergewichtig mit organisatorischen Regelungen sichergestellt.

3a. Registratur/Document Management

  Kriterium Datenbanktabelle Realisierung Kommentar
1 Eingangsregistrierung (Position Ordnungsstruktur) Posteingang
(Posteingangsjournal)
nur
geschäfts-relevante Eingänge
Eingehende Schreiben werden pro OE zentral erfasst. Elektronische Post kann (mitsamt zugehörigen Dokumenten) halbautomatisch in das PE übernommen werden. Schreiben, die direkt an Sachbearbeiter/­innen adressiert werden, lassen sich auch ohne Eintrag in das PE Geschäften zuordnen.
2 Identifikation (Dokument­Nummer) Dokument-Info bisher nicht vorgesehen Die Möglichkeit einer automatischen Nummerierung aller erfassten Dokument-Infos wird zur Zeit nochmals überprüft.
3 Betreff Dokument-Info obligatorisch, manuell Automatisch übernommene Betreffe aus Posteingängen sind überschreibbar
4 Erstelldatum Dokument-Info obligatorisch, manuell Es wird zwischen Erstelldatum der Dokument-Info und des Dokuments selbst unterschieden.
5 Eingangsdatum Posteingang obligatorisch, manuell Alle mit erfassten Posteingängen verknüpften Dokument-Infos referenzieren auf das betreffende Eingangsdatum.
6 Name Absender Posteingang obligatorisch, automatisch Pro Posteingang ist minimal eine Adresse erforderlich; die erste erfasste Adresse muss immer ein (logischer) Absender sein.
7 Funktion Absender Posteingang teilweise, automatisch Die Funktion externer Absender muss in der Adresse manuell erfasst werden; interne ALLKOM-Absender werden automatisch (als OE, Funktionsbereich oder Sachbearbeiter/­in) übernommen.
8 Name Empfänger Posteingang obligatorisch, automatisch Minimal wird die empfangende OE, bei Zuordnung zu einem Geschäft auch der verantwortliche Bereich nachgewiesen.
9 Funktion Empfänger Geschäft obligatorisch, automatisch Jedes Geschäft muss einem funktionalen Bereich pro OE zugewiesen werden. Der entsprechende Nachweis gilt auch für alle zugeordneten Dokumente.
10 Name Sachbearbeiter Dokument-Info obligatorisch, teilweise automatisch Der/die Ersteller/in einer Dokument-Info wird vom System eingetragen und muss mit dem/der (manuell erfassten oder vom System übermittelten) Autor/in des Dokuments nicht identisch sein. Zusätzlich kann eingetragen werden, wer das Dokument unterzeichnete.
11 Funktion Sachbearbeiter Sachbearbeiter indirekt, automatisch Die Funktion der Person, welche ein Dokument im Rahmen eines Geschäfts bearbeitet, ist aus den Zugriffsregelungen eruierbar.
12 Geschäftsart mit Prozess/ Vorgang/Workflow Geschäft obligatorisch, manuell Das Attribut ‘Geschäftsart’ hat zur Zeit noch keine funktionalen Abhängigkeiten, könnte aber einmal als Ausgangspunkt für standardisierte Abläufe (Workflows) verwendet werden.
13 Dokument-Art Dokument-Info unvollständig Der Nachweis eingegangener, erstellter und versandter Dokumente ist zur Zeit nur bei Posteingangsvermerken sichergestellt. In einer späteren Ausbauphase soll eine Postausgangskontrolle hinzukommen.
14 Dokument-Form Dokument-Info obligatorisch, manuell Auf Attribut-Ebene wird unterschieden zwischen: a) inhaltlichem Typus (Brief, Bericht, Antrag, Beschluss usw.); b) physischen und elektronischen Dokumenten; c) bei elektronischen Dokumenten: den verwendeten Verarbeitungs-programmen (zur Zeit nur Word und Excel)
15 Dokument-Version Dokument-Info fakultativ, manuell Das Konzept für ein systemunterstütztes Versionen-Management ist vorhanden, wird jedoch vorläufig aus verschiedenen Gründen noch nicht realisiert.

3b. Aktenbildung/Records Management

  Kriterium Datenbanktabelle Realisierung Kommentar
16 Identifikation (Geschäftsnummer) Geschäft obligatorisch, automatisch Jede OE verfügt über einen autonomen Geschäftskreis mit fortlaufender Nummerierung pro Geschäftsjahr.
17 Geschäfts-/Dossiertitel Geschäft obligatorisch, manuell Pro Geschäft wird in der Schriftgutverwaltung ein Dossier angelegt; Geschäfts- und Dossiertitel sind identisch.
18 Anfangsdatum Geschäft obligatorisch, manuell Das Posteingangsdatum kann in ein Geschäft übernommen werden.
19 Abschlussdatum Geschäft obligatorisch, manuell Jedes (durch eine berechtigte Person) abgeschlossene Geschäft muss registriert (einer Registraturplan-Position zugeordnet) werden.
20 Federführung Name Auftrag obligatorisch, manuell Jedes Geschäft wird einem Funktionsbereich zugewiesen. Der/die Bereichsleiter/in gilt als federführend. Pro Geschäft werden Aufträge an OE’en (auch ausserhalb von ALLKOM), Bereiche oder Sachbearbeiter/innen erteilt.
21 Federführung Funktion Geschäft/Auftrag obligatorisch, manuell Die Funktion ergibt sich aus dem Funktionsbereich. Bei Aufträgen wird zwischen Federführungs- und Koordinationsfunktionen unterschieden.

3c. Dossierverwaltung

  Kriterium Datenbanktabelle Realisierung Kommentar
22 Ausleihe Dossier Dossier geplant Die Funktion ist zur Zeit noch nicht realisiert.
23 Kassation Dossier Registraturplan fakultativ, manuell Pro Registraturplan-Position können eine Aufbewahrungsfrist und ein Archivwert (‘vollständig’, ‘teilweise’, ‘kassierbar’) erfasst werden.
24 Ablieferung Dossier Dossier geplant Es ist vorgesehen, die Migration von ALLKOM-Daten in das System PRISMA des Staatsarchivs aufgrund der Parameter ‘Aufbewahrungsfrist’ und ‘Archivwert’ sowie workflowunterstützter Kassationsregeln auf Dossierstufe mittel- bis längerfristig zu automatisieren.

3d. Informationsverwaltung/Information Management

  Kriterium Datenbanktabelle Realisierung Kommentar
25 Stichwörter Registraturplan fakultativ, manuell Pro Registraturplan-Position können zusätzlich zu den Titeln Schlagwörter vergeben und mit diesen gemeinsam gesucht werden. Volltextrecherche-Möglichkeiten auf Geschäfts- und Dokument-Info-Stufe sind in einer späteren Ausbauphase vorgesehen.
26 Querverweise Geschäft fakultativ, automatisch Via Aufträge oder Posteingänge werden Beziehungen zu anderen ALLKOM-Geschäfte sowie Regierungsratsgeschäfte festgehalten.
Weitere, manuell aufzunehmende Querverweis-Möglichkeiten auf Geschäfts- und Dokument-Info-Stufe sind noch offen.

Übernahme von ALLKOM-Metadaten in das Archivsystem PRISMA

Abschliessend seien die Perspektiven einer langfristigen Archivierung von ALLKOM-Metadaten grob, und ohne Anspruch auf Vollständigkeit, skizziert. Das Staatsarchiv Basel-Stadt plant im Rahmen des Projekts PRISMA ein umfassendes Informationssystem, welches unter anderem eine halbautomatisierte Übernahme elektronischer Findmittel und Rohdaten (Dokumente oder Tabellen) beinhalten soll. Die Auflösung des Akronyms ‘PRISMA’ bedeutet: ‘Produktivitätssteigerung dank Informatiksystem im Archivbetrieb’. Der Kredit wurde vom Grossen Rat in 1997 bewilligt. Dank des Zusammenspiels der Systeme ALLKOM und PRISMA wird es möglich sein, erstmals im Kanton Basel-Stadt zentrale elektronische Akten des Kantons Basel-Stadt während ihres gesamten Lebenszyklus mit einem minimalen Verlust an Evidenz- und Informationsgehalt zu verwalten.

Zur Zeit besteht lediglich die Absicht, ausgewählte Dokument-Kollektive, zum Beispiel aus der Abteilung Bildersammlung, elektronisch auf PRISMA anzubieten. Sollten aber einzelne ALLKOM-Mandanten zu einer vollelektronischen Dokumentablage übergehen, werden diese auch in elektronischer Form zu archivieren sein. Es besteht zudem die Absicht, nicht nur flache Tabellen, sondern auch relationale Beziehungen zwischen verschiedenen Tabellen zu archivieren. Im Falle von ALLKOM werden die folgenden Daten migrierbar sein:

4. Beziehung zwischen ALLKOM und PRISMA

ALLKOM-Objekt PRISMA-Objekt Zweck Zugänglichkeit
Organisationseinheit Fonds (Bestand)
Provenienzstelle
Bestandsbildung nach ISAD(G)(10)
Authority File nach ISAAR(CPF)(11)
öffentlich
Registraturplan-Position
Posteingangsjournal
Serie Bestandsbildung nach ISAD(G) öffentlich
Geschäft Dossier Bestandsbildung nach ISAD(G) öffentlich
Dokument-Info
Posteingang
Schriftstück (als Verzeichnungseinheit) Bestandsbildung nach ISAD(G) öffentlich
Geschäftsjournal Schriftstück originalgetreue Wiedergabe öffentlich
Funktionsbereich Provenienzstelle: Untereinheit 1. Stufe Authority File nach ISAAR(CPF) öffentlich
Sachbearbeiter/in Provenienzstelle: Untereinheit 2. Stufe Authority File nach ISAAR(CPF) öffentlich
Geschäftsart Thesaurusklasse Suchargument öffentlich
Geschäfts-History noch offen Authentizitätnachweis pro Geschäft, Auftrag und Beteiligung öffentlich
Eingabe-Layout Beschreibungsschablone originalgetreue Wiedergabe intern
Rechtsgrundlage (pro Regplan-Position) Kompetenz Bewertung; Nachvollziehbarkeit staatlicher Aufgaben öffentlich
Aufgabe (pro Regplan-Position) Aufgabe Bewertung; Nachweis öffentlicher Aufgaben öffentlich
Tätigkeit (pro Regplan-Position) Prozess Idenitifkation und Bewertung elektronischer Akten intern (später evtl. öffentlich)
Dokument Dokument Online-Direktzugriff öffentlich
Datenformat
Aufzeichnungsformat
Beschreibungselement Datenkonversion während Langzeitarchivierung intern

Schlussfolgerungen

(Standardisierte) Metadaten sind die ‘strukturgebenden’ Elemente und die ‘brückenbildenden’ Schnittstellen in und zwischen Informationsbeständen. Sie gestatten den aktuellen Zugriff auf Daten quer durch interne und externe Systeme hin und gewähren die langfristige Zugänglichkeit der aufzubewahrenden Informationen. Via Metadaten können die archivischen Bewertungs- und Kassationsentscheide nicht nur gesteuert, sondern auch bleibend dokumentiert werden. Das ‘life-cycle’-Konzept bekommt dadurch einen sehr konkreten und wirksamen Ansatz.

Oft werden Metadaten nur sehr global behandelt, was die explizite Benennung der Attribute oder Metainformationen betreffend das Schrift- und Archivgut angeht(12). Oder man ist sehr ausführlich und vor allem auch technisch damit beschäftigt(13). Es ist die Meinung der Autoren, dass für den Alltag schliesslich ein pragmatisches und objektivierendes Vorgehen gefordert ist. Akzeptanz hat dabei gleich viel Gewicht wie Vollständigkeit und Tiefgang. Mit einem Modell als Ausgangslage kann für jeden Verwaltungsapparat massgeschneidert das richtige Instrumentarium entworfen werden. Umsetzung und Realisierung fragen dann immer noch eine grosse Einsatzbereitschaft, aber Theorie und Praxis sind mit einander effektiv und effizient verknüpfbar.


* Z.T. Publiziert in: Arbido, 13 (1998), Nr. 3, S. 8-11.

(1) Siehe Marc Schaffroth, ‘Was macht Unterlagen zu „Akten“? Konzeptionelle Grundlagen des vorgangsorientierten Informationsmanagements’, Zeitschrift des Schweizerischen Bundesarchivs. Studien und Quellen, 22 (1996), 357-389, speziell Seite 382-384.

(2) University of Pittsburgh Project on Functional Requirements for Record Keeping <http://www.lis. pitt.edu/~nhprc>; Edith Cowan University Project <http://www.scu.edu.au/ausweb95/papers/education/omari>; University of British Columbia Project on the Preservation of the Integrity of Electronic Records <http://www.slais.ubc.ca/users/duranti>; Projekt SESAM der Astra Inc. und des Schwedischen Reichsarchivs <http://www.si.umish.edu/erecs/Sesam>. Diese Projekte werden ausführlich und mit zahlreichen Hinweisen auf weitere Literatur besprochen von Alf Erlandson, ‘Electronic Records Management. A literature review’, ICA Studies, Nr. 10 (1997), 28-42.

(3) Siehe zum Beispiel Diann Rusch-Feja, ‘Erschliessung von Internet-Quellen durch Metadata. Ergebnisbericht des 2. DELOS-Workshop’, Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 30 (1996), Nr. 12, 2023-2027; Volker Henze und Michael Schefczik, ‘Metadaten. Beziehungen zwischen Dublin Core Set, Warwick Framework und Datenformaten’, Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 31 (1997), Nr. 3, 413-419; Diann Rusch-Feja, ‘Dublin Core Metadata. Auf dem Weg zur Entwicklung eines Internet-Standards - 4. Dublin Core Metadata Workshop in Canberra’, Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 31 (1997), Nr. 4, 622-639; Diann Rusch-Feja, ‘Metadaten und Strukturierung elektronischer Informationen’, NFD. Information-Wissenschaft und Praxis, 48 (1997), Nr. 5, 295-302.

(4) Gever-Strategie. Strategie zur Koordination und Standardisierung von Geschäftsverwaltungssystemen der allgemeinen Bundesverwaltung (Bern, 1995; Hrsg. Bundesamt für Informatik). Siehe auch Regula Nebiker Toebak, ‘The strategy of the Swiss Federal Archive (BAR): influencing events prior to archiving’, in: Lino Facco, e.a., Proceedings of the DLM-forum on electronic records, Brussels, 18-20 december 1996 (Luxemburg, 1997; Hrsg. Europäische Kommission), 73-76.

(5) Siehe auch Peter Toebak, ‘Kantoorautomatisering en archivering. Een Duitse kijk en een Zwitserse aanpak’, für einen detaillierten Vergleich zwischen den beiden Modellen: <http://www.toebak.ch>.

(6) Siehe zum Beispiel zwei interessante Artikel aus dem kanadischen und amerikanischen Umkreis: John McDonald, ‘Managing information in an office systems environment: the IMOSA project’, The American Archivist, 58 (1995) 142-153; Richard M. Kesner, ‘Group work, „groupware“, and the transformation of information resource management’, The American Archivist, 58 (1995) 154-169. Schon Dollar erwähnte Möglichkeiten in diesem Rahmen (Charles M. Dollar, Die Auswirkungen der Informationstechnologien auf archivische Prinzipien und Methoden (Marburg, 1992; übersetzt und herausgegeben von Angelika Menne-Haritz), 99-100 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 19).

(7) Siehe Thomas Schärli, ‘Das Projekt Gekobas. Evidenzsicherung in einem unternehmensweiten vorgangsorientierten Dokumentenablagesystem’, Arbido, 11 (1996), Nr. 5, 20-21, 24-25.

(8) Die Gliederung orientiert sich am John McDonald, e.a., ‘Guide for managing electronic records from an archival perspective’, ICA Studies, Nr. 8 (1997); siehe auch R. Brüning und W. Heegewaldt (Übers. und Hrsg.), Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung (Marburg, 1994) (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 23).

(9) Siehe Anmerkung 2.

(10) International Standard Archival Description; General Standard (1994); siehe Anmerkung 8.

(11) International Standard Archival Authority Records (Corporate Bodys, Persons, Families) (1996).

(12) Zum Beispiel: Australian Standards. Records Management (AS 4390.1-6), Part 4: Control (1996), 5; Handlungsleitfaden ‘IT-gestützte Vorgangsbearbeitung’. Arbeitsgruppe ‘IT-gestützte Vorgangsbearbeitung’. Kooperationsausschuss ADV (KoopA ADV) Bund/Länder/Kommunaler Bereich (Bonn, 1997), 5-13 (Schriftenreihe der KBSt, 35).

(13) Zum Beispiel: Erlandson, ‘Electronic Records Management’, 102-113; David Bearman und Ken Sochats, ‘Metadata requirements for evidence’ (1995), <http://www.oclc.org:5046/conferences/metadata/requirements.txt>; Schweizerisches Bundesarchiv: Technische Weisung Nr. 12, ‘Koordination und Standardisierung von Geschäftsverwaltungssystemen (Gever)’: Beilage 1 zur Technischen Weisung Nr. 12 (Bern, 1995); Technische Weisung Nr. 14, ‘Abgabeschnittstelle Bundesarchiv für Daten aus Gever-Anwendungen’; Anhänge zur Technischen Weisung Nr. 14 (Bern, 1996) (Hrsg. Bundesamt für Informatik). Siehe auch Anmerkung 4.