Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

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Fachbuch

Titel:

RECORDS MANAGEMENT

Gestaltung und Umsetzung

Autor: Peter Toebak

Baden, 2010, 289 Seiten, ISBN 978-3-03919-141-3

September 2010 erschien das Buch über Design, Einrichtung und Realisierung von Records Management in der deutschen Sprache.

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Zum Inhalt:

Die Umsetzung von Dokumenten- und Records-Management-Programmen ist anspruchsvoll. Sie ist unausweichlich, damit überhaupt Verwaltungen, Unternehmungen und andere Organisationen in der Informationsgesellschaft bestehen können.

Im Buch wird eine "harte", deduktive Methode dargestellt, wobei Systematik und Systemik völlig aufeinander bezogen sind. Die Methode ersetzt die "weiche", induktive Methode, die zu langsam und zu arbeitsintensiv ist.

Interdisziplinarität wird im Buch gross geschrieben. Dies setzt u.a. voraus, dass Vertreter unterschiedlicher Disziplinen neue Begriffe, Konzepte und Methoden voneinander übernehmen können und wollen

Records Management als Herausforderung:

Das Gewicht der Daten und Informationen ist primordial. 2003 schrieb Gregory Hunter: „Hardware and software may come and go, but data will always remain“. Grundsätzlich flache Datenmodelle lösen das Problem nicht. Standards wie DOMEA, ELAK, GEVER und spätestens MoReq2 weisen daraufhin. Nur das tektonische, statische Datenmodell der Dossierbildung und des Records Management reicht für die Phase nach dem Prozess- und Dossierabschluss/-abbruch aus. Auf diese Weise reduziert sich die Komplexität im Bereich der betrieblichen Daten und Dokumente beträchtlich. Flexibilität und Volatilität in der Phase der Dynamik sind in Ordnung, solange zwischen Dynamik (kleiner Lebenszyklus, laufende Prozesse) und Statik (grosser Lebenszyklus, beendete Prozesse) eine regelbasierte Datenübernahme und -fixierung besteht. Die Ablage der strukturierten und unstrukturierten Daten sollte spätestens mittel- und längerfristig das Primat über die erledigten Prozesse und die abgelöste Software erhalten. Dies kommt nicht nur der Vereinfachung zu Gute, es gewährleistet auch die intellektuelle und physische Datensicherung und die Compliance-Erfüllung. 

Rezensionen:

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