Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

Spitzackerstr. 7
CH-4410 Liestal

Festnetz +41 61 921 89 92
Mobil +41 79 706 24 39
toebak@toebak.ch
Kontaktformular

Online-Publikationen 1994

Regionalisering van het archiefwezen in West-Brabant (I)

door Peter Toebak

Inhalt

Inleiding

Bestuurlijke processen

Beleidsinhoudelijke argumenten

Huidige stand van zaken

Voorgelegde vragen

nleiding

De regionalisering "leeft" in West-Brabant[1]. De eigenheid van de streek - verkeersgeografisch, mentaal en historisch - heeft er altijd toe geleid, dat in de beeldvorming en het gevoelsleven "Den Bosch" en de rest van Noord-Brabant ver weg lagen. De regionalisering "leeft". De bestuurlijke trekkers, de dagelijkse besturen van de beide te fuseren gewesten (Streekgewest Westelijk Noord-Brabant en Stadsgewest Breda), laten daarover geen twijfel bestaan. "Zeker staan langs het pad tot samensmelting zo veel brandnetels als rozen", zei mr. M. Marijnen (als burgemeester van Roosendaal één van de bestuurlijke hoofdrolspelers) op 5 februari 1994 in een regionaal dagblad, maar toch wilde hij "tempo" maken en geloofde hij "vurig" in de samenwerking. Heel realistisch moet men zich in zulk soort processen opstellen. "Het ene grote gewest West-Brabant komt er (...) hoe dan ook". En praat je mee, dan heb je invloed, luidde het verdere oordeel. Bovendien zit er nadrukkelijk een inhoudelijke kant aan het verhaal, met alle voordelen van dien voor de betrokken taakvelden.

Met diezelfde positieve grondhouding zijn de zeven eerstverantwoordelijke archivarissen in West-Brabant een jaar geleden met elkaar in gesprek geraakt. Het gaat om de collega's van Nassau-Brabant, De Markkant, De Kring Oosterhout, Roosendaal en Nispen, Bergen op Zoom, Rucphen en Breda. De bestuurlijke ontwikkelingen hebben hierbij een rol gespeeld. Beleidsmatige aspecten bleken al net zo betekenisvol. Intussen werd voortgeborduurd op eerdere en voortgaande processen. Laat ik op deze zaken de aandacht vestigen, met de meeste nadruk op de beleidsmatige, archiefinhoudelijke aspecten. De vragen die op deze studiedag centraal staan, beantwoord ik ten slotte bij wijze van conclusie.

Bestuurlijke processen

De relevante bestuurlijke processen zijn inmiddels voldoende bekend. De evaluatie Wet Gemeenschappelijke Regelingen, die voor het Noordbrabantse archiefwezen uiteindelijk de consequentie heeft dat naast (of met?) het Rijksarchief vier regioarchieven ontstaan. De provincie (en BIZA) wil helderheid: per beleidsterrein binnen één en hetzelfde gewest hetzij "lokaal", hetzij "verlengd lokaal" bestuur. Meer beleidsvrijheid bestaat er in wezen niet. Iedere gemeente stelt een eigen gemeentearchivaris aan en richt een eigen archiefbewaarplaats in óf stoot de archiefzorg en het archiefbeheer naar de regio af. Het is nota bene dezelfde provincie die vanuit de Archiefwet erop toeziet, dat een en ander niet ten koste gaat van de kwaliteit.

De gemeentelijke herindeling die momenteel in onze provincie volop bezig is, heeft archieforganisatorisch grote gevolgen. Bij voortzetting van de huidige situatie zou herverkaveling van bestanden, kennis, personeel en middelen dienen plaats te vinden en zouden desintegratiekosten berekend moeten worden. Wat is logischer dan dit proces te laten gelijklopen met dat van de regionalisering? Hoeveel extra werk, onnodige kosten en ambtelijke frustraties zijn dan niet te vermijden!

Het is de regiovorming die uiteindelijk het gewenste elan moet bieden, er ook voor het Westbrabantse archiefwezen iets van te willen maken. De archiefmedewerkers dienen zicht te krijgen op de voordelen van bundeling en integratie en daarbij de huidige grenzen van gemeentearchief en streekarchief psychologisch te overschrijden. Dit vereist in de beginfase enig abstractievermogen, totdat het "nieuwe" weer bekendheid heeft verworven en de voordelen concreet worden. De bestuurders zullen op hun beurt de draagwijdte moeten zien van een regionale archiefdienst. Wat betekent deze voor de documentaire informatievoorziening binnen het regioorgaan en de onderscheiden gemeenten? Wat voor de historische dimensie aan hun beleid? En wat voor de cultuur-historie van de hele streek?

Beleidsinhoudelijke argumenten

Welnu, welke beleidsinhoudelijke argumenten zijn denkbaar? Bij de beantwoording van deze vraag komt het dubbelzijdige karakter van het archiefwezen - organisatie versus historie - naar voren. Ik moet helaas vrij algemeen blijven, gelet op de beschikbare tijd.

1. efficiëntie en draagvlak

De kosten voor zeven "winkels-op-niveau" zijn een stuk hoger dan die voor één organisatie, ook al is deze gehuisvest in meerdere rayonaccommodaties. De te winnen efficiëntie kan worden omgezet in effectiviteitsverhoging en kwaliteitsverbetering. Met opzet wordt gesproken over "winkels-op-niveau", omdat de bestaande knelpunten een expliciet onderdeel behoren uit te maken van de te kiezen uitgangspositie. Worden daarbij tevens de (eventuele) "versluierde kosten" opgeteld (relevante kosten die er wel zijn, maar die elders op een begroting drukken), dan is een juiste vergelijking mogelijk tussen de zeven participanten. En dan ligt een (eventueel) gelijktrekken van de uitgaven per inwoner ook het minst problematisch.

2. effectiviteit en draagvlak

Duidelijk is dat het moderne archiefwezen voor een groot aantal problemen, maar ook uitdagingen staat: de beheersing en begeleiding van het documentaire informatieproces bij de administraties van ge­meen­ten en regio, de opschoning en het toegankelijk maken van de (nog) steeds groeiende stroom te beheren semi-statische en grijze archieven, het beheer van de machine­leesbare gegevens­bestanden, de conserva­tie en restaura­tie van de unieke histo­rische bestanden vóór en na 1850, het ver­vaardigen van geautoma­tiseerde toegangen op de collecties en verzamelingen. De actieve oplossing van zodanige problemen vraagt om een voldoende groot draagvlak, nu en (steeds meer) in de nabije toekomst.

3. uitstraling en draagvlak

De aanwezigheid en profilering van een regionale archiefdienst - "gezicht en body" - is van belang voor het cultuur-historische en documentaire terrein. Het gaat hierbij om de adviesfunctie op beleidsgebieden van gemeenten en regio, waar historische kennis vereist is: monumentenzorg, stads- en dorpsontwikkeling, landinrichting, enz. Maar ook zullen de gemeenten en de regio rechtstreeks kunnen profiteren van de versterkte en gemoderniseerde vraagbaakfunctie van de regionale archiefdienst: vele jonge, goed ontsloten en op elkaar betrokken bestanden. Zo'n dienst mag niet aan de zijlijn staan, maar moet (adviserend en serviceverlenend) juist de kern van het overheidshandelen versterken.

De cultuur-historische functie zal tevens in staat zijn om te functioneren als katalysator voor het historische leven in West-Brabant. De regio vergt wat dit betreft beslist versterking. Zo is het van belang om meer wetenschappelijk onderzoek naar de regio te halen vanuit de omliggende universiteiten en om meer contacten op te bouwen met de Vlaamse collegadiensten. Bij de verdere uitwerking dienen bovendien de genealogische, heemkundige, museale en oudheidkundige doelgroepen betrokken te worden.

Verder zal een regionale archiefdienst een serieuze gesprekspartner zijn voor allerlei semi- en niet-overheidsorganisaties. Op basis van dienstverleningsovereenkomsten of anderszins kan een regionale archiefdienst werkzaamheden verrichten voor bijvoorbeeld bisdom, waterschappen, onderwijsinstituten en bijzondere functionele regelingen. Op die wijze zijn structureel externe gelden te genereren en worden belangrijke historisch-documentaire bestanden voor de streek veilig gesteld.

De verdergaande regionalisering heeft tot slot uiteraard ook gevolgen voor de archiefvorming van het regiobestuur en de regioorganen. Hierop dient een regionale archiefdienst toezicht te houden, in plaats van de archivaris van een centrum­gemeente.

4. inhoudelijke meerwaarde

De inhoudelijke meerwaarde sluit natuurlijk nauw op het bovengestelde aan. Diverse bestanden die betrekking hebben op en/of herkomstig zijn uit West-Brabant, soms van eminent historisch belang, zullen door een regionale dienst eerder worden binnengehaald of teruggehaald. Voorzien van verrijkte archief-, bibliotheek-, film-, documentatie- en geluidbestanden, zal een regionale archiefdienst een centrumfunctie vervullen in het cultuur-historische veld. Publiek, heemkundekringen en musea hebben zo direct belang bij een goed uitgerust regioarchief.

Bij dit alles komen nog de groei en afstemming van de gezamenlijke know-how en de uitbouw van relevante specialisaties bij de betrokken archiefmedewerkers.

Huidige stand van zaken

Hoever staan wij nu in West-Brabant? De archivarissen zijn het eens over de uit te voeren kerntaken, over bepaalde uitgangspunten en over de verdere procesgang, wat niet wegneemt dat vooralsnog sommige knelpunten blijven bestaan.

De kerntaken omvatten:

  • verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties;
  • materieel beheer (preservatie, conservatie en restauratie), microverfilming en fotografie;
  • beschikbaar stellen van informatie;
  • onderzoek, publicatie en educatie;
  • toezicht op archiefbeheer bij regio en lokale overheden;
  • advisering op historisch en archieftechnisch gebied.

De geformuleerde uitgangspunten betreffen:

  • één dienst, opgehangen aan de regio;
  • decentrale huisvesting; rayonmodel met behoud van de integratieëffecten;
  • kerntaken moeten in principe in het verzorgingsgebied zelf uitgevoerd worden;
  • formatief personeel voor uitvoering van de kerntaken;
  • selfsupporting qua middelenondersteuning;
  • de huidige budgetten (in ruime zin!) dienen tenminste onaangetast te blijven.

De bestuurders zijn inmiddels doordrongen van de nieuwe ontwikkeling. Het archiefwezen wordt nadrukkelijk gezien als één van de taakvelden, waarvoor binnen de regiovorming een nieuwe constructie nodig is. Als streefdata voor het verwezenlijken van de nieuwe organisatiestructuur gelden 1 januari 1996 (bundeling) en 1 januari 1997 (integratie). Dit spoort met het overall-proces tot regionalisering in West-Brabant.

Voorgelegde vragen

Thans de vragen, aan mij voorgelegd in het kader van deze studiedag. Zijn de archivarissen bij de huidige regionaliseringsprocessen initiatiefnemers, volgers of kunnen zij hoogstens nog wat bijsturen? Hoe is dit te verklaren? Mijns inziens is hier sprake van een combinatie. Archivarissen hebben als materiedeskundigen de taak voor het eigen vak op te komen, maar uiteindelijk beslissen de bestuurders. Biedt hun hierbij de juiste inhoudelijke en financiële argumentatie en wacht daarbij niet af! Wil je dat bestuurders je serieus nemen, dan zul je dit moeten afdwingen. Terugkoppelen is in dat geval net zo belangrijk als gedachten ontwikkelen en concretiseren. Er bestaat duidelijk een wisselwerking, waarbij het bestuur evenmin de handen vrij houdt. 

Mr. Marijnen zei op 5 februari in dit verband het volgende: "Ook de brandweer, de gezondheidsdiensten, de archiefdiensten en de werkvoorzieningsschappen van stads- en streekgewest vloeien de komende jaren in elkaar over. Je moet je als democratisch gekozen besturen niet laten leiden door de snelheid waarmee ambtelijke diensten elkaar weten de vinden. Het bestuur moet de leiding houden over de gewestelijke samenwerking". Hij wilde daarmee niet (zozeer) de ambtenaren afremmen als wel de collega-gemeentebestuurders aansporen. Het staat buiten kijf dat "tegen de stroom inroeien" (op basis van gezochte argumenten) weinig zin heeft en dat op een gegeven moment de "traagste" in het proces het tempo ervan niet meer kan en mag bepalen, of deze nu ambtelijk of bestuurlijk van status is.

Wat is de meerwaarde van de regionalisering van archieven, archiefzorg en archiefbeheer? Hierboven heb ik daarover reeds genoeg gezegd! Zijn we in regionaliseringsprocessen concurrenten of collega's? Waar liggen eventueel de gevoelige punten? Indien wij het vak, meer specifiek: onze zorg voor het Westbrabantse archiefwezen centraal stellen en wij een voldoende hoog abstractieniveau weten te bereiken, dan speelt concurrentie e.d. geen rol. De winst zal dusdanig zijn, dat bij flexibiliteit en kwaliteit zelfs persoonlijke ambities niet gefrustreerd behoeven te worden. Door knel- en pijnpunten te expliciteren, worden ze ook hanteerbaar.

Zijn we tot het einde toe individualisten of staan we samen sterk tegen een dreigende buitenwereld? Modern archiefbeheer en -toezicht verdragen geen individualisme; daarvoor is de materie te complex en te omvangrijk. De buitenwereld schept volop kansen in plaats van bedreigend te zijn! Bestaan dwingende factoren voor de integratie van archiefbeherende instellingen? Hierover ben ik helder geweest, dunkt mij. Behalve dwingende factoren - enkele van de genoemde probleemvelden -, zijn het echter vooral de kansen die ons ertoe brengen om in West-Brabant als archivarissen niet af te wachten op wat komen gaat!


[1] Vortrag am 19. Mai 1994 (Tagung in Den Haag des Königlichen Vereins Niederländischer Archivare über die Regionalisierung des Archivwesens in den Niederlanden).