Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

Spitzackerstr. 7
CH-4410 Liestal

Festnetz +41 61 921 89 92
Mobil +41 79 706 24 39
toebak@toebak.ch
Kontaktformular

Online-Publikationen 1995

Regionalisering van het archiefwezen in West-Brabant (II)

door Peter Toebak

Inhalt

Schaalvergroting en kwaliteitsslag

Bevorderende factoren

Feitelijke gegevens en kostenoverzicht

Remmende factoren

Verdere toekomst

 

Schaalvergroting en kwaliteitsslag

Het archiefwezen heeft met zijn "organisatiepoot" en "historiepoot" een veelzijdige opdracht te vervullen, veelal met een beperkt werkbudget[1]. Dit is nooit anders geweest. Wel is nieuw, dat het archiefwezen nu en in de naaste toekomst de omslag moet waarmaken van (traditionele) documentenbeheerder naar (moderne) informatiebeheerder. Informatie is het primaire produkt van een archief, niet zomaar één van de ondersteunende middelen ter vergemakkelijking of verbetering van de taakuitoefening. Informatie vormt de kern van het archiefwezen, en juist deze kern maakt sedert de jaren zeventig en tachtig een onophoudelijke ontwikkeling door.

Het is noodzaak, dat het archiefwezen deze ontwikkeling de baas kan, enerzijds om er zelf van te kunnen profiteren en anderzijds om aansluiting te blijven vinden op het zich automatiserende overheidsapparaat en op de informatiemaatschappij als geheel. Centraal staat de kwaliteitsslag naar de toekomst. Hoe vinden/houden wij technisch en logisch aansluiting op de zich meer en meer digitaliserende lopende administraties? Hoe krijgen wij de archief-, bibliotheek-, documentatie-, foto- en filmbestanden die zich reeds in onze depots bevinden, formeel beschreven en inhoudelijk ontsloten in een gedigitaliseerd megabestand met aansluitingen naar buiten? En hoe kunnen wij dit alles veilig stellen voor later?

Zo'n kwaliteitsslag naar de toekomst vereist een adequaat financieel-organisatorisch draagvlak, dat in staat stelt tot het bereiken van efficiëntie- en effectiviteits­winst. Aan een (voortdurende) groei van het werkbudget valt immers niet of nauwelijks te denken; de noodzakelijke ruimte zal veelal op een andere wijze gevonden moeten worden. Verder vereist deze omslag een bepaalde "kritische massa", een voldoende grote omvang en inhoudskwaliteit van de bestanden. Archiefbeheerders die in dit alles weigeren te geloven, staan misschien (nog) niet alleen, maar zullen zich in toenemende mate wel marginaliseren binnen de eigen apparaten, de vakwereld en het historieveld.

Bevorderende factoren

Thans de casus West-Brabant, met als grootste bestuurlijke eenheid Breda. Op twee wijzen is voor een archief van een middelgrote stad het noodzakelijke draagvlak en de "kritische massa" te bereiken: grensverleggende samenwerking tussen archiefinstellingen in de regio, dan wel tussen het gemeentearchief en verwante organisaties in de stad. De eerste vorm geeft administratief-organisatorisch en cultuur-historisch een enorme "Schwung" aan de regio, maar ontkomt psychologisch niet aan het spanningsveld tussen de "grote" stad en het "kleine" platteland (zelfs in een verstedelijkt gebied als West-Brabant). De tweede vorm is meer afhankelijk van toevallige omstandigheden en brengt - maar dan geruisloos - vaak evengoed bovenlokale aspecten in. Een derde vorm - de combinatie registratuur en archief - vormt mijns inziens slechts een schijnoplossing, tenminste voor de "historiepoot" van het archief: niet meer kwaliteit, geen groter effectief draagvlak, niet meer "kritische massa".

Het onderzoek in West-Brabant kende een aantal bevorderende factoren:

  • historische eigenheid en verkeersgeografische, economische samenhang van het gebied (identiteit)
  • sluitend net van vier gemeentearchieven en vier streekarchieven
  • eerdere pogingen (voorgeschiedenis)
  • frisse kijk van de meeste collega's
  • inbedding in een groter bestuurlijk-organisatorisch proces (te weten de opschaling, bundeling en integratie van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in een nieuwe regio)

Daarnaast bestonden er remmende factoren, die sterker werden naarmate het bestuurlijk-organisatorische overall-proces stroever ging verlopen. Daar kom ik later op terug. Subjectiviteit won het toen van objectiviteit. De zakelijkheid verloor het van de psychologie. Een neutraal bestuurder zei op een gegeven moment: "Jullie hadden in één klap voor het hele gebied op niveau kunnen komen. Maar de tijd is er niet langer rijp voor".

Feitelijke gegevens en kostenoverzicht

Enkele feiten. Zes kerntaken of -produkten werden onder de loep genomen, te zamen met de middelenfuncties:

  • inventarisatie en indicering archieven, incl. acquisitie en overbrenging
  • catalogisering en beschrijving collecties (bibliotheek, documentatie, beeld en geluid)
  • beschikbaarstelling gegevens en informatie
  • toezicht, inspectie en advisering archiefbeheer
  • materiële zorg en vervangende informatiedragers
  • educatie, onderzoek en advisering historie
  • middelenfuncties (personeel, gebouwen en financiën)

Een sterkte-/zwakteanalyse werd met het oog op deze kerntaken en middelenfuncties gemaakt. De resultaten waren verbluffend. De gemeentearchieven hadden wat betreft de taakvelden-oude-stijl (beheren, ontsluiten en beschikbaar stellen van papieren bestanden) de ontwikkelingen redelijk tot goed kunnen bijhouden; de streekarchieven met geringere bemensing, kleiner werkbudget en omvangrijkere bestanden waren ten aanzien daarvan ver achter gebleven. Anders lag de situatie bij de taakvelden-nieuwe-stijl (digitalisering, microverfilming, conservatie en restauratie van bestanden na 1850). Terzake daarvan bleek nog lang geen adequaat antwoord gevonden te zijn, én door de streekarchieven én door de gemeentearchieven.

Bovendien speelden enkele "autonome" ontwikkelingen een rol, zo genoemd omdat de gemeenten hier onontkoombaar voor kwamen te staan door wetgeving: versnelde overbrenging door de ophanden zijnde gemeentelijke herindeling en de verkorting van de overbrengingstermijn; verder actief archieftoezicht op mlg-terrein, conservatie/restauratie van oud-rechterlijke en notariële bestanden vóór 1813 en substituutmicroverfilming van bestanden na 1850.

Bij de sterkte-/zwakteanalyse kon door de acht betrokken archiefinstellingen op een 54-tal elementen, verdeeld over de zes kerntaken en de middelenfuncties, worden "gescoord": +, +/- of -.

Archiefinsteling

+

+/-

-

Roosendaal 19 (35,2%)   6 (11,1%) 29 (53,7%)
Bergen op Zoom 16 (29,6%) 11 (20,4%) 27 (50,0%)
Breda 23 (42,6%) 10 (18,5%) 21 (38,9%)
Rucphen   9 (16,7%)   7 (13,0%) 38 (70,4%)
Nassau-Brabant   7 (13,0%) 10 (18,5%) 37 (68,5%)
Markkant   5 (9,3%) 10 (18,5%) 39 (72,2%)
Oosterhout   7 (13,0%) 10 (18,5%)  37 (68,5%)
Heusden en Altena   6 (11,1%) 11 (20,4%) 37 (68,5%)

De problematiek kwam daarmee veelzeggend genoeg naar voren, inclusief het gegeven dat binnen de regio slechts 22 km1 plankruimte beschikbaar was voor 34 km1 reeds overgedragen en op korte termijn over te brengen archief. Verschillende organisatorische modellen werden uitgedacht, waarbij vooropstond dat de minnen en min­plussen (zoveel mogelijk) tot plussen zouden worden omgezet: vijftien à twintig gemeentearchieven na de herindeling (model 1), een regionale archiefdienst in een centrale huisvesting met vijftien à twin­tig (gedigitaliseerde) loketfuncties verdeeld over het hele verzorgingsgebied (model 2) en een regionale archiefdienst met (in principe) vijf vestigingen voor basisarchiefzorg, een facilitaire organisatie ter inhoudelijke en technische ondersteuning van het geheel en opnieuw vijftien à twintig loketfuncties (model 3).

Als jaarlijks kostenplaatje kwam het volgende overzicht in beeld. De "autonome" ontwikkelingen waren daarbij in alle gevallen op een vast bedrag begroot. Dit rekende weliswaar gemakkelijk, maar vertekende toch de werkelijkheid enigszins ten gunste van de huidige situatie en model 1. Zo'n 40 km1 plankruimte werd nodig geacht, evenals veertig of 47 formatiekrachten (model 2 en 3) en f. 350.000,- per jaar voor nieuw beleid (digitalisering, microverfilming, acquisitie en publicatie). Het noodzakelijk geachte nieuwe beleid betrof natuurlijk vooral de kwaliteitsslag naar de toekomst.

Model Kosten Autonoom Totaal
thans Hfl. 6.227.688 Hfl. 1.124.032 Hfl.   7.351.720
model 1 Hfl. 9.192.510 Hfl. 1.124.032 Hfl. 10.316.542
model 2 Hfl. 5.083.045 Hfl. 1.124.032 Hfl.   6.207.077
model 3 Hfl. 5.724.032 Hfl. 1.124.032 Hfl.   6.848.477

Conclusie van het verhaal zou kunnen zijn: wat let ons door te gaan en te "regionaliseren"? Alle participanten hebben, redenerend vanuit zakelijk oogpunt, alleen maar te winnen bij model 2 of model 3: bedrijfsmatig, vakinhoudelijk en qua klantgerichtheid. De kosten zouden in de hand te houden zijn. Enz.

Remmende factoren

Toch lag het al spoedig niet meer zo eenvoudig. Bepaalde remmende factoren bleken fnuikend. Het bestuurlijk-organisatorische overall-proces had "egelhoudingen" kunnen doorprikken. Ik doel hierbij op het provinciebeleid tot opschaling, bundeling en integratie van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in de nieuw te creëren regio's, waaronder West-Brabant: de zogenaamde WGR+ (aangescherpte Wet Gemeenschappelijke Regelingen). En op het proces, dat binnen West-Brabant zelf ontstaan was om zo snel mogelijk tot een fusie van de twee bestaande gewesten te komen. De nagestreefde snelheid (compleet met bestuurlijk-strategische, operationaliserings- en implementatiefase) had vooral daarmee te maken, dat de "trekkers" (de voorzitters van de beide gewesten) vóór de gemeentelijke herindeling gereed wilden zijn. Zij voorzagen terecht, dat het laatste, meer intern-gerichte proces te eniger tijd alle bestuurlijke en ambtelijke energie zou gaan opeisen ten koste van de meer extern-gerichte regiovorming.

Het bestuurlijk-organisatorische overall-proces had dus de (op zich niet illegitieme) "egelhoudingen" kunnen doorprikken. Maar het noodzakelijke medium werd juist tot obstakel. Het paarse kabinet bleek minder vernieuwend dan men had mogen verwachten. De drie bestuurslagen van Thorbecke bleven onaangetast en sterke gemeenten hadden de voorkeur. Voor de onderliggende vakinhoudelijke archiefproblematiek én het -perspectief biedt dit echter slechts ten dele soelaas. Lettend op het gesignaleerde spanningsveld denk ik, dat de "grote" stad nu wellicht pas echt ten koste van het "kleine" platteland doorgaat en dat de (noodzakelijke) schaalvergroting uiteindelijk alleen in haar voordeel zal werken. De macht van het getal leidt hier als vanzelf toe.

Verdere toekomst

Het is goed, dat de archiefinstellingen binnen West-Brabant in (regelmatig) contact blijven. Na een periode van externe gedachtenvorming en -ontwikkeling is voor het Bredase gemeentearchief wel de tijd aangebroken om de materie vooral ook intern aan te zien en aan te pakken. Wij staan hier momenteel voor vier opgaven:

  • gemeentelijke herindeling
  • nieuwe organisatie
  • kwaliteitsslag naar de toekomst (informatiebeheer in meest ruime zin)
  • nieuwe accommodatie

Centraal blijft voor mij de kwaliteitsslag naar de toekomst staan. Voor Breda zie ik de komende jaren meer relevante gespreksgremia: de collega's in West-Brabant, een overleg met collega's in Noord-Brabant en een overleg met collega's in een aantal middelgrote historische steden in Nederland. Van Groningen tot Maastricht en van Haarlem tot Nijmegen bestaat voor het laatste belangstelling. Dit zie ik niet als tegenstrijdige processen. Afstemming in den lande en in de provincie kan ook aan West-Brabant ten goede komen, enz. Vormen van afstemming, samenwerking dienen overigens niet beperkt te blijven tot de archiefwereld. Er zijn tal van "natuurlijke", verwante partners denkbaar op de "informatiemarkt" in meest ruime zin: gebruikersgroepen en "concurrerende" leveranciers.

Voor West-Brabant zou ik op dit moment - in afwachting van de uitcristallisering van de gemeentelijke herindeling en de bovenlokale samenwerking - willen pleiten voor een fundamentele discussie over het hoe en waarom van de kwaliteitsslag (zuiver inhoudelijk bedoeld). Veel zit aan elkaar vast en lange tijd is gemoeid met de verwezenlijking van de diverse onderdelen. Later kan dan opnieuw bekeken worden wat daarbinnen voor welke archiefinstelling alsnog inpasbaar is, wanneer en hoe.

Het zou jammer zijn dat het sluitend net van vier gemeentearchieven en vier streekarchieven in West-Brabant op den duur niet als positieve factor, maar als een "wet van de remmende voorsprong" zou komen te werken. Hier zowel als elders dient het archiefwezen financieel-organisatorisch in beweging te blijven c.q. te komen, met visie en doorzicht. Niet een aanpassing van het bestaande systeem mag vooropstaan. Organisatiekaders die als instrument de taakuitoefening-in-ontwikkeling in de weg staan, deze beknotten, mogen geen doel op zich vormen. Zelfs moet voorbij gegaan worden aan al het dreigende dat een veranderingsproces nu eenmaal altijd met zich meebrengt. "Springen over de eigen schaduw", heet dat tegenwoordig.

Want hoe je het ook wendt of keert, de wereld draait door. Maar daarvoor haal ik tot slot - enkel ter objectivering en ter afsluiting in cirkelvorm - een Duitstalige krant van enkele weken terug aan. "Das mare informaticum schwappt langsam auch in die entlegensten Täler. Der Mensch wird lernen, sich in diesem Meer von Information zu erfrischen, darin zu schwimmen und zu tauchen. Es geht um eine menschliche, soziale und kulturelle Revolution. Nicht um neue Technologien die man kann einreihen in die Kategorien 'technische Spielereien' oder 'Videospiele'. Wer hier nicht mitmacht, wer sich nicht mit all den neuen Möglichkeiten auseinandersetzt, verpasst den Anschluss an die Zukunft, manövriert sich ins gesellschaftliche Abseits (und ins berufliche Abseits erst recht)".


[1] Vortrag am 16. November 1995 (Tagung in Den Haag des Königlichen Vereins Niederländischer Archivare über die Zusammenlegung im Archivwesen in den Niederlanden).