Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Online-Publikationen 2002

Rezension von Andreas Kellerhals-Maeder (Hrsg.), "Überlieferungsbildung und Bewertung / Evaluation et formation des sources archivistiques"[*]

Schweizerische Zeitschrift für Geschichte / Revue Suisse d'Histoire / Rivista Storica Svizzera, 51 (2001), Heft 4, S. 413 - 534

von Peter Toebak

Inhalt

Andreas Kellerhals-Maeder: Einleitung

Frank Boles und Mark Greene: Confusing the bun for the burger

Angelika Menne-Haritz: Umwidmung von geschlossenem Schriftgut zu auswertungsbereitem Archivgut

Rosine Cleyet-Michaud: Réflexion et une pratique en constante évolution

Simone Chiquet: Was heisst eigentlich archivwürdig?

Gilbert Coutaz: Le paradigme de l'évaluation

Robert Pictet: Evaluation des archives communales

Kurt Deggeller: Fragen der Bewertung und Überlieferungsbildung

Jürg Hagmann: Archivische Bewertung in Bankarchieven

Andreas Steigmeier: Kein Kernprozess im Unternehmen

Allgemeine Schlussfolgerungen

 

Andreas Kellerhals-Maeder: Einleitung, 413 - 423

In der Einleitung führt der Autor in das Thema der Überlieferungsbildung und Bewertung ein. Dabei ist die Frage zentral: "Für wen sind die Archive da - für den Staat selbst [als Archivbildner] oder für die Gesellschaft [als Archivbenutzer]?" (414-415). Er wünscht eine "öffentliche Auseinandersetzung" unter Einbezug der privaten Archive. Archivarinnen und Archivare müssen mit den Archivbildnern (Produzenten) und den Historikern, anderen Wissenschaftlern und den Bürgern (Benutzer) kommunizieren lernen. Diese Diskussion ist international aktuell: Die Archive haben zwar die Bewertungshoheit inne, sie müssen aber ("tripartite") die Meinungen und die Absichten der anderen "stakeholders" kennen und verarbeiten. Kellerhals spricht in diesem Kontext vom "Dreieck" aktenproduzierender Stellen, verwaltender Archive und Archivgutnutzender. Im Zweifelsfall gilt der Grundsatz: in dubio pro archivo ("Wenn kein Konsens zustande kommt, dann wird archiviert") (419).

Informationswert, Evidenzwert, Bewertung auf Mikroebene (innerhalb eines Bestandteils), Mesoebene (innerhalb eines Bestands) und Makroebene (innerhalb einer Behördenkategorie oder sogar einer ganzen Gesellschaft) oder anders gesagt: vertikale und horizontale Bewertung, bilden die wichtigsten methodischen Leitplanken. Der intrinsische Wert von "exposablen" Archivalien, der Gefühls- und Erlebniswert (wie Kellerhals schreibt) sind andere relevante Ansätze. Er sieht sogar Möglichkeiten in einer institutionsübergreifenden Dokumentationsstrategie mit Bibliotheken, Dokumentationsstellen und Museen (common archival oder cultural heritage). Immer wieder handelt es sich um differenzierte Ausprägungen derselben Diskussion, nämlich um Qualitätssicherung und Transparenz der Bewertungsentscheide ("an Stelle einer zufälligen Überlieferung eine sorgfältige Überlieferungsbildung", 420).

Andreas Kellerhals, Vize-Direktor des Schweizerischen Bundesarchivs, geht kurz und auch kritisch auf die Thematik der übrigen Artikel der Themanummer ein, was zum Weiterlesen einladet. Die weiteren Beiträge bewegen sich auf der theoretischen Ebene (die internationalen Beiträge) oder behandeln die konkrete Praxis in der Schweiz. Sie decken ein breites archivisches Spektrum ab. Neben den Verwaltungsarchiven aller Stufen (Bund, Kanton, Gemeinde), kommen auch die Privatarchive und das audiovisuelle Archivgut zum Zug.

Frank Boles und Mark Greene: Confusing the bun for the burger. Rehabilitating the role of content in the archival context, 424 - 447

Die Autoren behandeln die Dichotomie "Evidenz" versus "Information" in der amerikanischen Archivwissenschaft. Die öffentlichen Archive nahmen seit dem 20. Jahrhundert das Provenienzprinzip und den formalen Status der "Dokumente-im-Zusammenhang" zum Ausgangspunkt; die Manuskripttradition, mit ihrem historischen, bibliothekarisch-dokumentarischen Hintergrund stellte hingegen seit jeher den Inhalt der Einzeldokumente über den Kontext. Boles und Greene gehören klar zu dieser Tradition. Es wurden Versuche unternommen, die beiden Extreme mit einander zu versöhnen (Theodore Schellenberg). Schliesslich wurde aber deutlich, dass eine breit angelegte "Documentation Strategy" für die Überlieferung der "cultural heritage" auf nationaler Ebene zum Scheitern verurteilt war. Die öffentlichen Archive reagierten "defensiv" und liessen nur noch "reine Archive" gelten mit "evidence for the purpose of accountability" (Luciana Duranti, Richard Cox) und befürworteten rationale Bewertungsmethoden (wie Makroselektion). Die Autoren plädieren dagegen (wieder) für mehr Fachfreiheit und mehr Pluralität: Die Archivbenutzer suchen Informationen; Evidenz ist "a means, not an end".

Der striktere methodische Ansatz der öffentlichen Archiven war, in den USA wie überall, die Reaktion auf das Wachstum der semistatischen Archivbestände und erhielt mit der Herausforderung den explosionsartig anwachsenden elektronischen Daten und Dokumente neuen Auftrieb. Das Plädoyer der Autoren ist provokativ, überzeugt aber nicht in allen Einzelheiten. Seriöse Forscher suchen ihre Informationen (bewusst oder unbewusst) immer auch im (möglichst erhaltenen) Kontext, historische Quellenkritik befasst sich unausweichlich auch mit "authenticity, evidence, or even provenance". Andere Archivbenutzer kommen zudem oftmals mit viel spezifischeren Absichten als Historiker und Genealogen dies tun. Sie müssen sich allenfalls sogar juristisch durchsetzen oder verteidigen können. Allgemeines Wissen über Herkunft und Entstehen der Unterlagen reicht dann nicht aus. Die Autoren unterschätzen einerseits auch die Schwierigkeiten der Handhabung von Evidenz im elektronischen Umfeld und sollten andererseits die heutigen Anfangsprobleme in diesem Bereich nicht als Endergebnis bewerten. Die Entwicklungen gehen klar in Richtung von mehr Sicherheit, Konsistenz und Kontext in Bezug auf die Daten.

Die Autoren verneinen das Gewicht von Archiven für "democratic accountability", obwohl sie als "undoubtedly true" bestätigen: "archives have among their records evidence relevant to government accountability" (439). In ihrer Argumentation vermischen sie die Begrifflichkeiten, nämlich das "Archiv" als Institution und das "Archiv" als schriftlichen Niederschlag, als dokumentarischen Bestand einer Verwaltung oder eines Unternehmens (auch "confusing the bun for the burger"?). Ausschlaggebend ist der Archivbestand und nicht der organisatorische Rahmen der Bewahrfunktion, wie z.B. die "National Archives" in den USA erst seit 1934. Seriöse Journalisten, parlamentarische Kommissionen usw. stützen sich bei der Rekonstruktion von Vorgängen seit jeher auf die Archivbestände ab. Funktionäre wiederum, die offenbar ihr Amt eher als "Besitz" statt als Verpflichtung bzw. Verantwortung gegenüber der Bevölkerung verstehen, möchten dies am liebsten verunmöglichen oder erschweren (George W. Bush[1] und Helmut Kohl[2]). Archivinstitutionen können durch Professionalität diesbezüglich mehr Sicherheit bieten. Sie erledigen die Archivarbeit zweifellos auch effizienter und effektiver als die aktenproduzierenden Dienststellen selber. Grundsätzlich nötig sind sie damit noch nicht.

Die Autoren wünschen sich auf national-amerikanischer Ebene kein strikt methodisches Vorgehen, kein "single-purpose and narrowly defined archival record". Sie möchten die fachliche Freiheit, nach selbst definierter "mission" vorgehen zu können. Verwaltungsarchive sollen sich, wenn sie dies wollen, auf "authentic, evidential records" beschränken dürfen (444). Sie sehen zwar auch die Gefahren ihrer Sichtweise für die archivische Überlieferung (Subjektivismus, Eklektizismus, Fragmentierung), vertrauen aber auf den Pragmatismus der Archivfachwelt. Die oben angedeutete Dichotomie hat zwar ideologische Bedeutung, in der Praxis konnten beide Ansätze in den Vereinigten Staaten bisher immer gut zusammenleben, wie sie befriedigt feststellen.

Obwohl die Autoren in Einzelheiten übertreiben (oder provozieren), ist ihr Plädoyer in der Sache nicht unkorrekt. Sie haben recht, wenn sie den Informationswert hoch einschätzen. Kein praktizierender Archivar wird dies übrigens anders sehen: Archive haben eine "broader cultural mission". Es wird im Artikel nicht deutlich, inwiefern die Manuskripttradition in den Vereinigten Staaten auch archivisch oder rein bibliothekarisch-dokumentarisch ausgerichtet ist. Die beabsichtigte "mission" darf auf jeden Fall nie ausschliesslich mit dem Sammlungsauftrag einer historischen Bibliothek gleichgestellt werden. "Geblendet" vom Übergewicht der Nationalarchive, vernachlässigen sie offensichtlich die Bedeutung der lokalen und regionalen Verwaltungsbehörden als Aktenproduzenten und die systematische Archivierung derer rechtsstaatlichen und historischen Überlieferung. Die Autoren sprechen nicht darüber, wie sie den Informationswert-Aspekt effizient in die Bewertungsmethodik einbauen wollen. Hier liegt jedoch die grösste Herausforderung. Sie übersehen, dass im elektronischen Zeitalter (noch mehr als vorher) prospektive Bewertung in Verwaltungen und Unternehmen eine conditio sine qua non ist. Archivare haben nirgends mehr den Luxus, in aller Ruhe und Abgeschiedenheit ausgesonderte oder auszusondernde Bestände zu bewerten, es sei denn, es handelt sich um die Aufarbeitung von Rückständen. Und prospektive Bewertung setzt wie auch immer erst und vor allem methodische Grundsätze voraus.

Angelika Menne-Haritz: Archivische Bewertung. Der Prozess der Umwidmung von geschlossenem Schriftgut zu auswertungsbereitem Archivgut, 448 - 460

Die Autorin bringt interessante, zum Teil auch bereits anderswo publizierte Gedanken zum Thema. Bewertung setzt voraus, dass die Schriftgut-Serien und Dossiers abgeschlossen sind. Wie dies in Zusammenhang mit prospektiver Bewertung aussehen soll, lässt sie im Vaguen. Einerseits gelten auch in diesem Zusammenhang die Aufbewahrungsfristen erst nach Abschluss des Geschäfts(dossiers) oder Abbruch der Serie, andererseits muss doch schon vor dem Entstehen des Dossiers in abstracto Spreu von Weizen getrennt werden. Bewertung basiert, wie Menne-Haritz sagt, ausserdem auf archivischen Kriterien, die den Informationswert des Schriftguts zwangsläufig relativieren müssen. Überlieferungsbildung ist kein passives Vorgehen. Subjektive, zeitgebundene Entscheide sollten trotzdem generell vermieden werden. Das höchste Ziel der Überlieferungsbildung ist Objektivierung und methodische Transparenz.

Bewertung darf Archivgut nicht durch "antizipierte Auswertung (...) von vornherein" zur Belegung oder Illustration des "vorher schon Gewussten" degradieren (453). Künftige, auch noch unbekannte Fragestellungen dürfen nicht eingeschränkt werden. Rekonstruktion auf Grund vorhandener "Spuren" muss möglich bleiben. Bei dieser Formulierung schliesst sich Menne-Haritz offenbar der französischen Tradition der Mentalitätsgeschichte an. Bewertungskriterien "berücksichtigen (...) in erster Linie die Handlungsstrukturen, d.h. Aktionen, Reaktionen und Kommunikationenzusammenhänge, die zur Erstellung der Aufzeichnungen und zur Anlegung der Akten führten" (453). Die 1. Kategorie der Bewertungskriterien bezieht sich auf die teilweise nonverbalen inneren Zusammenhänge (Geschäftsgangsvermerke, Verfügungen, spezielle Papierqualität usw.), also auf den Evidenzwert und Kontext des Schriftguts. Die 2. Kategorie betrifft die Informationen, die vom Archivbildner zur Aufgabenerledigung erzeugt wurden, also auf den Informationswert. Die 3. Kategorie dokumentiert zusätzlich bereits bekannte historische Ereignisse, Personen usw. (Subjektivität).

Bewertungsmodelle auf der Basis von allgemein gültigen Bewertungskriterien verkürzen und objektivieren den Bewertungsprozess. Die Autorin macht dies anhand einer Grafik anschaulich (458). Dass es dadurch grundsätzlich keine "richtigen oder falschen" Bewertungsentscheide mehr gibt, nur noch nachvollziehbare, angemessen oder nicht, scheint mir technisch-methodisch in Ordnung, aber im konkreten Fall zu optimistisch und auch etwas theoretisch.

Rosine Cleyet-Michaud: La sélection dans les archives. Une réflexion et une pratique en constante évolution, 461 - 469

In diesem Beitrag wird die Bewertungsgeschichte in Frankreich, wo der massive Zuwachs der Bestände ebenfalls eine archivische Debatte ausgelöst hat, in Kürze behandelt. Archivarinnen und Archivare bestimmen grundsätzlich, was aufbewahrt bleibt und was nicht, aber nicht (mehr) ohne Absprache mit den aktenproduzierenden Stellen und zunehmend auch mit den historischen Disziplinen. Das Bewertungsvorgehen bei zentralen Staatsorganen war von alters her scharf getrennt vom Vorgehen bei den dezentralen Staatsdiensten und lokalen Organen. Heutzutage wird vermehrt abgestimmt vorgegangen, weil die Aufgabenteilung weniger stringent geworden ist. Die Prozessrolle innerhalb einer Funktion, die zunehmend in einem interorganisationalen Netzwerk organisiert ist, rückt dabei in den Vordergrund, während die blosse Position in der Verwaltungshierarchie weniger Gewicht bekommt. In Deutschland entspricht diese Sichtweise der vertikalen und horizontalen Bewertung, wo die effektive Federführung oder "eigentliche Ausführung" letztendlich über die Aussagekraft der Dokumente entscheidet.

Der Evidenzwert ("valeur de témoignage") und Informationswert ("valeur d'information") haben in Frankreich beide Gewicht. "L'évaluation porte à la fois sur l'information contenue dans chaque document et sur la place du document dans la procédure" (462). Die Methodik des Evidenzwerts kann jeweils sauber und rational angewendet werden, hingegen ist die des Informationswerts zeit-, orts- und personengebunden. Auch wenn der Aufwand im ersten Fall kleiner ist als im zweiten Fall, ist faktisch nur eine Kombination beider Methoden vertretbar, wie die Autorin darstellt. Sogar Stichproben (Samplings) alphabetischer, geographischer, chronologischer oder zufälliger Art in homogenen Serien beinhalten in ihren Augen Risiken.

Der Informationswert bleibt in Frankreich dominant. So müssen elektronische Archivbestände anders bewertet werden als papierene Bestände, weil das Medium neue Eigenschaften aufweist: "le degré d'aggrégation de l'information, de la possibilité de mise en relation, de la maniabilité" (469). Ganz zu Unrecht ist solches natürlich nicht, doch müssen angesichts des Informationswerts zwangsläufig Abstriche gemacht werden. Die Sichtweise, dass proaktive Archivierung (und Bewertung) einerseits unvermeidlich ist, damit Lesbarkeit und Verständlichkeit digitaler Dokumente gewährleistet bleiben, andererseits aber trotzdem "incompatible avec la sérénité indispensable à une bonne évaluation" sei (469), kann ich nicht teilen.

Simone Chiquet: Was heisst eigentlich archivwürdig?, 470 - 486

Am Beispiel des Archivs der Schweizerischen Verrechnungsstelle beschreibt die Autorin, wie sehr ein historisches Ereignis oder sogar eine historiographische Entwicklung den Bewertungsentscheid beeinflussen kann. Der Bestand bietet Information über die deutschen Vermögenswerte in der Schweiz während der Zeit vor bis nach dem 2. Weltkrieg. Der grösstenteils serielle Bestand ist der schriftliche Niederschlag von Routinearbeit und bekam erst Gewicht durch die wirtschaftshistorisch orientierten Forschungsakzente seit den 1980-ger Jahren, noch mehr aber seit Mitte der 1990-ger Jahre mit der Diskussion um die sogenannten Nachrichtenlosen Vermögen nach dem  Zweiten Weltkriegs. Finanzinstitute, Versicherungen, Revisionsgesellschaften und Einzelpersonen benutzten ihn mit individuellen Fragestellungen. Das gewählte Beispiel finde ich allerdings weniger überzeugend. Der einschlägige Bestand hätte sich im Normalfall mittels Lang- und Querstichproben durchaus aussagekräftig verdichten lassen und Bestände einer Kriegsperiode (übrigens auch ein historisches Ereignis) sind ohnehin grundsätzlich aufbewahrungswürdig.

Chiquet behandelt auch die Bewertungsgeschichte im Schweizerischen Bundesarchiv, wo sich wie überall durch den Umfang der Bestände rationellere Vorgehen (Negativ- und Positivlisten) aufdrängten. Geschichts- und Sozialwissenschaft möchte sie vermehrt in die Bewertungsarbeit einbeziehen, so wie es auch die aktenproduzierenden Dienststellen schon länger sind. Die "Frage nach dem Wie" (Evidenzwert, Entscheidungsstruktur) muss "immer im Zusammenhang mit der Frage nach dem Was" (Informationswert, Entscheidungsinhalte)" gestellt und beantwortet werden" (480). Der Gedanke, dass Evidenzwert mit Informationswert ergänzt werden muss, stimmt natürlich. Aber wie ist dieser Wunsch effizient erfüllbar? Auf diese Frage gibt es oft keine befriedigende Antwort, sobald es sich um umfangreiche Bestände handelt.

Der Artikel liefert dennoch gerade diesbezüglich einige interessante Ansätze. Die Idee, bestimmte qualitative Quellen-Serien von Forschern in Bezug auf gesellschaftliche Entwicklungen auswerten zu lassen und die Ergebnisse in die Bewertungskriterien retrospektiver Ausrichtung einfliessen zu lassen, ist anregend und scheint mir zudem praktikabel. Die Autorin verweist konkret auf die seit 1968 publizierten Berichte über die Richtlinien für die Regierungspolitik des Bundesrats. Andere geeignete serielle Quellen könnten, wie ich es sehe, (in Spezialfällen) auch die Botschaften des Bundesrats (publiziert im Schweizerischen Bundesblatt) und die alljährlichen Geschäftsberichte des Bundesrats an das Parlament sein.

Bewertung ist und bleibt subjektiv, vor allem wenn der Informationswert mehr Bedeutung erhält. Die Bewertungsarbeit auf die von Chiquet vorgeschlagene Weise ist jedoch methodisch sauber und nachvollziehbar. Thematische Schwerpunkte (Informationswert) als Korrektiv der Bewertungsentscheide auf Grund des Evidenzwerts können so durchaus "objektiviert" werden. Eine "permanente Diskussion", wie die Autorin sie vorschlägt, über die formalen Bewertungskriterien braucht es meines Erachtens darum nicht zwingend. Höchstens über das Gewicht der inhaltlichen Schwerpunkte lässt sich, auf Grund der gezielt ausgewählten Zeitquellen, also fachlich dokumentiert, streiten.

Gilbert Coutaz: Le paradigme de l'évaluation: l'élimination, inséparable de la conservation. Quelques réflexions autour des pratiques des Archives cantonales vaudoises en matière d'archives officielles, 487 - 494

Robert Pictet: Evaluation des archives communales du canton de Vaud. Réflexions à l'occasion de la publication d'un "Guide de pratique de gestion", 495 - 503

Coutaz fängt seinen Beitrag mit einem Verweis auf den rasanten Zuwachs der Archiv- und Schriftgutbestände an, der sich im Computerzeitalter sogar noch verstärkt hat. Archivare haben bereits seit längerem auf diese Entwicklung reagiert, ohne aber (wie er betont) bisher ein zweifelsfreies Instrument mit Bewertungskriterien erstellt zu haben. Bewertung ist eine archivische Kernaufgabe, wobei die Archivarin und der Archivar als Informationsspezialisten (oftmals auch als Historiker) eine aktive Rolle für die aktenproduzierende Verwaltung und die aktenbenutzende Gesellschaft spielen müssen. Dies muss im Spannungsfeld zwischen effizientem Lebenszyklus-Management, rechtzeitiger Entsorgung und wertvoller, transparenter Bestandsbildung geschehen. Pragmatismus, klare formale und inhaltliche Vorgaben, Sensibilisierung und Ausbildung bekommen in einem administrativen Umfeld, wo das archivische Fachwissen nicht vorhanden ist, und (so füge ich hinzu) in einem elektronischen Umfeld, wo die Sachbearbeitenden am Bildschirm ihre Dossiers selbst bilden, einen grossen Wert.

Das konkrete Instrumentarium im Kanton Waadt variiert von einem "calendrier de conservation" für die kantonale Verwaltung und für die kommunale und interkommunale Verwaltung bis zu "bordereaux d'élimination" (Kassationslisten). Das erste Instrument ist prospektiv gedacht als Basis für zu konkretisierende Bewertungsentscheide, das zweite ist retrospektiv orientiert für die Dokumentation faktischer Bewertungsentscheide. Coutaz präsentiert im Anhang seines Artikels fachliche Grundsätze und Dokument-Kategorien in Bezug auf die Bewertung in der kantonalen Verwaltung. Pictet ergänzt Coutaz' Beitrag um den Aspekt der kommunalen und interkommunalen Verwaltungen im gleichen Kanton.

Obwohl Coutaz davon spricht, dass "à partir du moment où l'on a passé d'une sélection opérée par le temps à une sélection effectuée par l'homme, une formidable incertitude pèse et pèsera toujours sur les critères de conservation" (488) und Pictet schreibt, dass "à tout prix les destructions sauvages et intempestives" vermieden werden müssen (502), wird anhand der präsentierten Hilfsmittel besonders klar, dass Archivare zwar kein völlig objektiviertes Fachinstrument entwickelt haben (was auch weder möglich noch je einmal gewünscht sein kann), aber sehr wohl fachlich eine communis opinio erreicht haben, wodurch die von Pictet gewünschte "transparence" und "cohérence" erst ermöglicht werden (502). Konzepte wie "dossier-maître" und "commune-leader" (Kerngemeinde einer interkommunalen Zusammenarbeit) sind zum Beispiel nützliche, fast überall akzeptierte (oder noch zu akzeptierende) Fachbegriffe zur wirkungsvollen Aufarbeitung von Archivbeständen im Voraus oder im Nachhinein.

Kurt Deggeller: Fragen der Bewertung und Überlieferungsbildung im Bereich audiovisueller Medien, 504 - 512

In der Schweiz sind in den letzten Jahren viele Mio. Franken investiert worden zur Sicherung, Erschliessung und Vermittlung des audiovisuellen Kulturguts (Fotos, Filme, Tondokumente, Videos). Dies reicht aber noch ganz und gar nicht, wie der Autor mit Überzeugung schreibt. Einige wichtige Projekte können mit dem Geld zwar durchgeführt werden, von einer systematischen Aufarbeitung der vorhandenen mitsamt repräsentativer Auswahl der neu anfallenden Bestände ist nicht die Rede. Der Autor sieht die audiovisuellen Dokumente als Sonderfall, obwohl der Unterschied zwischen dem digitalen audiovisuellen Kulturgut und dem elektronischen und multimedialen Schriftgut technisch immer weniger wichtig geworden ist und urheberrechtliche Restriktionen im Bibliothekswesen und Dokumentationswesen ebenfalls eine übliche Erscheinung geworden sind. Natürlich hat er recht, wenn er sagt, dass man im Archiv- und Bibliothekswesen die herkömmliche Migrationsfrage audiovisuellen Materials auf neue Träger erst besser versteht seit dem Aufkommen der elektronischen Textdokumente.

Der Wert audiovisueller Dokumente muss meines Erachtens nicht übergewichtet werden, nur weil es sich um "Bilder" und "Töne" handelt. Ein Kulturphilosoph sagte einmal: "Bilder werden nicht mehr gestürmt (im Westen), die Bilder stürmen selber". Der Anfang eines handhabbaren Umgangs mit dem audiovisuellen Material liegt nicht nur bei einer Standardisierung der Beschreibung und Erschliessung, sie liegt auch bei einer grosszügigen Bewertung nach archivischen Regeln, wenn es gleichzeitig auch um Schriftgut geht, oder nach bibliographisch-dokumentarischen Regeln, wenn es sich um reines Sammelgut handelt. Bestimmte audiovisuelle Bestände müssen zweifellos in ihrer ursprünglichen, authentischen Form erhalten bleiben (Unikate, künstlerische Werke, besondere Einzelstücke, historische Sammlungen). Andere Bestände können nach Ablauf der Benutzungsfrist aber umkopiert oder bei begrenzter, aktueller Bedeutung sogar entsorgt werden.

Der Autor ist derselben Meinung und nennt Aspekte, die eine Art Leitplanken für die Bewertung audiovisuellen Materials sein können: inhaltliche Bedeutung für Wissenschaft, Bildung und Erziehung, Aussagekraft als Zeitdokument, künstlerischer Wert, Unikat-Charakter versus Massenprodukt, Vorhandensein von Kontext- bzw. Begleitinformationen, Zeitalter, Möglichkeit kommerzieller Wiederverwertung, urheberrechtlicher Status, obsolete Aufzeichnungstechnik, Zerfall des Trägermaterials. Er gibt konkrete Hinweise dafür, dass Deggeller als Direktor von Memoriav (Verein zur Rettung des audiovisuellen Archivguts in der Schweiz) den Schritt in Richtung einer repräsentativen, grosszügigen, systematischen Auswahl mental gemacht hat: bei Serien Radio- und Fernsehsendungen sollen Lang- und Querschnittproben aufbewahrt werden; irgendwelche Sammlungen von Fotografien, Ton- und Videobändern ohne Zusatzinformation sollen nicht konzeptlos gesichert werden.

Ein solches Vorgehen gilt, wie ich es sehe, verstärkt für die Zeit nach 1960, als die Produktion "massiv", "dezentral" und oft auch "amateurhaft" begann. Audiovisuelles Material hat vielleicht (auch) deswegen eine Sonderstellung, weil es einerseits sehr aufwendig zu erschliessen ist, andererseits auf Grund von wenigen formalen (äusserlichen) Kriterien mehrmals recht einfach bewertet werden kann. Dies braucht aber Mut. "Der Entscheid zum entsorgen kann sich später zwar immer als Irrtum herausstellen, doch wägt man selten dagegen ab, welches der Preis einer weiteren Aufbewahrung solcher Bestände gewesen wäre" (511). Auch prospektiv sollten gerade deshalb objektivierte Regeln erarbeitet werden.

Jürg Hagmann: Archivische Bewertung in Bankarchieven, 513 - 527

Es ist dem Autor gelungen, eine interessante Synopsis über archivische Bewertung in Bankarchiven zu schreiben. Für Unternehmen, insbesondere auch für Finanzintermediäre wie Banken und Versicherungsanstalten, ist es notwendig geworden, sowohl retrospektiv als proaktiv die Archiv- und Schriftgut-Produktion "nachhaltig und dauernd", wie Hagmann es selber nennt (515), in den Griff zu bekommen. Der Faktor "Glaubwürdigkeit" (514) spielt hierbei genauso eine Rolle wie Effizienz und Effektivität. Es ist meine Überzeugung, dass die allgemeine Archivmethodik in diesem Bereich das entscheidende logisch-organisatorische Gerüst mit gestalten kann und muss, im (uniformierenden) EDV-Zeitalter noch mehr als vorher. Entwicklung "branchenspezifischer Bewertungspläne und Aufbewahrungskriterien" (517) ist damit nicht in Widerspruch, ganz im Gegenteil.

Alle Verwaltungen und Unternehmungen haben ihre Betriebskultur, nicht nur Banken. Bankkundengeheimnis (wie Datenschutz und Staatsgeheimnis in Verwaltungen, füge ich hinzu) darf, wie Hagmann zu Recht bemerkt, "nicht verwechselt (werden) mit dem Schutz oder der Abschirmung der Bank vor ihrer eigenen Überlieferung" (518). Administrative, juristische, organisatorische und historische Interessen haben bekanntlich ihren eigenen Lebenszyklus, auch wenn sich die unterschiedlichen Fristen einander zunehmend annähern. Es kommt nur darauf an, wie lange ein konkreter Bestand oder Bestandsteil verschlossen bleibt. Gerade durch eine saubere, allgemein abgestützte Archivmethodik und Archivpragmatik können (negative) Betriebskulturen objektiviert und, falls nötig, allmählich abgebaut werden.

Die spezifische Literatur und Praxis in Bezug auf die bankarchivische Bewertung zeichnet sich durch "drei wesentliche Ansätze" (517) aus. Die (älteren) Modelle sind reaktiv (passive Bewertung nach mehr oder weniger zufälligem Aktenanfall), die (heutigen) Modelle sind provenienz- und evidenzbezogen (nach Aufbauorganisation und Dokumentkategorie; Hagmann spricht übrigens von provenienz- und inhaltsbezogen, aber am präsentierten Beispiel würde ich lieber von evidenzbezogen sprechen) und seit kurzem auch prospektiv (Selektion und Bewertung im Voraus, im Wesentlichen nach den gleichen Kriterien wie beim 2. Ansatz, obschon eher prozess-/ablauforientiert als aufbauorientiert). Bewertung im Bankarchivwesen unterscheidet sich dabei methodisch in nichts von den Ansätzen der allgemeinen Archivistik und Archivpraxis (siehe z.B. auch die Beiträge von Goutaz und Pictet), wie auch der Autor selber mehrmals festhält.

Es kommt auf die Ausarbeitung der Methodik und die konkrete Realisierung an, und darum steht es natürlich nicht überall zum Besten. Der Autor behandelt dem gegenüber ein sehr interessantes Projekt, das aus Anlass der Problematik des Zweiten Weltkriegs bei der UBS durchgeführt wird. Es macht nicht nur deutlich, dass zur Lösung des Mengenproblems die üblichen Instrumente und Konzepte angewendet werden: Trennung zwischen den kundenbezogenen Unterlagen aus dem täglichen Bankgeschäft und den geschäftspolitischen oder führungsrelevanten Unterlagen; Bewertungspläne und funktional (und prozessorientiert) eingerichtete Aktenpläne; umfassende Policies und Weisungen im Archiv- und Schriftgutbereich. Das Projekt macht ebenfalls klar, dass das Bankarchivwesen erwachsen wird (geworden ist) und auch Grossbanken sich in diesem Bereich professionalisieren können.

Hagmann hat einen auch für die allgemeine Archivistik anregenden Artikel über das Bankarchivwesen im Zusammenhang mit dem Recordsmanagement geschrieben. Ich bin auch völlig mit ihm einverstanden, insbesondere dann wenn der erwünschte "Pragmatismus" und die "einfachen praxisbezogenen Konzepte im Dienste eines Output-orientierten Informations- und Knowledge-Managements" (527) auf Sachverständnis, Fachkompetenz und Durchsetzungsvermögen von Archivaren und Recordsmanagern beruhen. Seine Darstellung der Geschäftsprozesse (526) hat gleichfalls einen allgemeinen Charakter, wobei ergänzend hinzuzufügen ist, dass innerhalb von Funktionen auch Arbeits- und Entscheidungsprozesse (allenfalls seriell) stattfinden.

Andreas Steigmeier: Kein Kernprozess im Unternehmen. Defizite der Archivierung in der privaten Wirtschaft, 528 - 534

Wirtschaftsarchive sind in der Schweiz "zwar vorhanden, bestenfalls werden sie auch betreut, doch die Überlieferungsbildung geschieht zumeist nur zufällig, und Bewertung, die diesen Namen verdienen würde, findet kaum statt. In der Unternehmenshierarchie sind zwar Archive ganz oben angehängt - oft muss die Konzernleitung oder der Verwaltungsrat die Einsichtnahme zu Forschungszwecken genehmigen -, doch die Personen, die sie betreuen, stehen auf der sozialen Leiter tief unten" (529).

Der Autor arbeitet als externer Berater und Dienstleistungserbringer unter anderen Wirtschaftsarchive auf und hat in dieser Tätigkeit offensichtlich eine eher pessimistische Sichtweise entwickelt. Für Betriebe ist retrospektive Archivierung tatsächlich oftmals zu abstrakt und (noch) viel weniger relevant als für Verwaltungen (obwohl gerade in der Schweiz auch sehr positive Beispiele im Unternehmensbereich wie u.a. Swiss Re bekannt sind). Er betrachtet meines Erachtens das Gewicht der Archive für Unternehmen dennoch zu einseitig aus dem retrospektiven Blickfeld des Historikers und Wissenschaftlers an, auch wenn er am Schluss seines Beitrags doch noch Möglichkeiten sieht, um die dynamische, semidynamische und statische Archivierung (also den ganzen Lebenszyklus der Dokumente) auf einander abzustimmen. Meines Erachtens ist die Hauptaufgabe eines Archivars (intern) oder Archivberaters (extern), die Vorteile einer Archiv- und Recordsmanagement-Funktion für Unternehmen "hier und jetzt" aufzuweisen, damit später die gewünschten Ergebnisse für Historie und Wissenschaft am Ende des Lebenszyklus der Dokumente quasi "von selbst" erzielt werden können. 

Der Grundtenor des Beitrags von Steigmeier lautet (meist meine eigenen Worte): "Wir sind klein, es fehlt viel. Nur durch 'low profile' und 'keep it simple' erreichen wir etwas". Ich glaube nicht daran, weder bei Verwaltungen noch bei Unternehmen. Die Professionalisierung wird sich im Rahmen des Qualitätsmanagement und der Informatisierung früher oder später überall durchsetzen (müssen). Viele theoretische und praktische Beispiele deuten darauf hin (siehe auch den Beitrag von Hagmann). Das bescheidene Vorgehen der kleinen Schritte darf dann manchmal durch Taktik eingegeben sein (angesichts der bereits gebildeten Bestände), so etwas darf aber niemals zur Strategie für die Zukunft erhoben werden! Archivfachleute haben hier eine selbstbewusste, sachverständige und selbstverständlich auch pragmatische Rolle zu spielen (siehe die Bemerkungen bei den Beiträgen von Goutaz und Pictet). Der Autor ist ein engagierter Fachmann, seine Sichtweise wird sich wohl noch entwickeln.

Allgemeine Schlussfolgerungen

Die Basislektionen, die ich aus dieser gelungenen und für die Schweizer Archivistik beachtlichen Publikation ziehe, sind kurz zusammengefasst: Ein methodischer Ansatz muss nicht im Widerspruch stehen zu einem inhaltlichen Ansatz. Doch müssen gerade in Bezug auf den Inhalt Abstriche gemacht werden, wenn es das wirtschaftliche und auch logische Ziel ist, im Durchschnitt etwa 70-90% (oder noch mehr) eines modernen Schriftgutbestands zu kassieren. Für mich hat auf jeden Fall der Evidenzansatz methodisch das Primat über den inhaltlichen Ansatz, weil nur auf diese Weise wirklich rational vorgegangen und die zeitungebundene und wertfreie Objektivität wenigstens mit einigem Erfolg angestrebt werden kann. Inhaltliche Kriterien sollten, wo möglich, als Korrektiv des methodischen Evidenzansatzes eingesetzt werden, um den Bedürfnissen von Forschung und Geschichte, Demokratie und Rechtsstaat möglichst umfassend zu genügen.

Wie kann aber auch bei der Bestimmung des Inhaltswerts rational vorgegangen werden? Das Schweizerische Bundesarchiv ist offensichtlich dabei, eine nachvollziehbare und effiziente Methodik bezüglich retrospektiver Aufarbeitung umfangreicher Bestände zu entwickeln. Diese Frage ist auch die Leitfrage im elektronischen Umfeld. Prospektive Bewertung auf soliden methodisch-theoretischen Grundlagen, kombiniert mit einem digital hinterlegten Aktenplan, ist zweifellos die beste, ja praktisch einzige Möglichkeit, das Lebenszyklus-Management massenhaft neu anfallender Bestände effizient zu betreiben (siehe auch das UBS-Beispiel). Eine "inhaltliche" Korrektur auf Dokumentebene, z.B. mittels einer Auswahlliste für Dossieraspekte (wie administrativ, finanziell, juristisch, organisatorisch usw.) und Meilensteine (wie Antrag, Zwischen- und Abschlussbericht usw.) kann zusätzlich in eine Metadaten-Maske eingebaut werden. Die aktenproduzierende Stelle wird dann im Arbeitsalltag bei der Beschreibung und Erschliessung nicht nur inhaltlich unterstützt und gesteuert. Sie bereitet in diesem Fall zudem effizient die späteren Bewertungsentscheide vor, wo der Entscheid "Aufbewahren" oder "Kassation" gerade wegen thematischer Motive nicht so einfach a priori bestimmt werden kann.


* Siehe auch: Barbara Roth, "Archivistes et historiens. Nouveaux apports au débat, I", in: Arbido, 21 (2002), Nr. 3 (März), 21 - 22. Eine verkürzte Version diesen Beitrags ist erschienen in: Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 56 (2003), Heft 1 (Februar), 81-82.

1. Steven L. Hensen, "The President's Papers Are the People's Business", in: The Washington Post, anfangs November 2001 (http://www.archivists.org).

2. Hartmut Weber, "Helmut Kohl und der Aktenschwund", in: Die Zeit, 46/2001, 14.11.2001  (http://www.zeit.de/2001/46/Politik/200146_essay-archiv.html).