Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

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Übersicht Rezensionen Bewertung und Kassation 2007-2011

Clemens Rehm: Archive und Wissenschaft. Bewertung in der Diskussion

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 64 (2011), Heft 4 (November), S. 468 - 471

Rezensent Peter Toebak
Der Artikel bezieht sich auf eine interessante Debatte. Die Sachlage: Das Hamburger Staatsarchiv entschied, die historischen Personenstandsregister von 1874 (1876) bis 1957, also die Geburtenregister, die Eheregister und die Sterberegister, vollständig dauernd aufzubewahren. Die dazugehörigen Sammelakten wurden jedoch selektiv kassiert, nachdem eine "ausführliche Aktenautopsie" gezeigt hatte, "dass der Unterschied zwischen den Inhalten, die sich in einer Sammelakte in der Theorie wiederfinden könnten, und denen, die eine Sammelakte im Regelfall tatsächlich umfasst, sehr gross ist" (468).

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Ralf Lusiardi: Archivierungsmodell für die Finanzämter in Sachsen-Anhalt

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 64 (2011), Heft 3 (Juli), S. 299 - 302

und

Martina Wiech: Überlieferungsprofil für das nichtstaatliche Archivgut im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 64 (2011), Heft 3 (Juli), S. 336 - 341

Rezensent Peter Toebak
Ralf Lusiardi behandelt ein Archivierungs- und Bewertungsmodell, wovon das Verfahren aus zwei Etappen besteht: "erstens der Beurteilung der grundsätzlichen Archivwürdigkeit der einzelnen Steuerarten und zweitens der Erstellung [Anwendung] von Auswahlkriterien für grundsätzlich archivwürdige Steuerunterlagen" (299).

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Christoph Schmidt: Das Archivierungsmodell 'Personalverwaltung' des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 63 (2010), Heft 2 (Mai), S. 203 - 207

Rezensent Peter Toebak
Das LAV (Landesarchiv Nordrhein-Westfalen) darf jährlich "lediglich" 2,2 Kilometer Akten aus der Landesverwaltung übernehmen, es hat dazu ein weiteres Modell mit prospektiv und retrospektiv einsetzbaren Kriterien entwickelt. Zentral steht die Querschnittsaufgabe Personalverwaltung, faktisch nur das aufgezeichnete, schriftliche Ergebnis der direkten Personalbetreuung (Personaldossiers). Es lohnt sich, diese Aktenkategorie vertieft anzuschauen:

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Franz-Josef Ziwes: Wikipedia und Co. statt Sisyphus? Konventionelle und digitale Hilfsmittel zur qualitativen Bewertung von Personalakten

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 63 (2010), Heft 2 (Mai), S. 175 - 178

Rezensent Peter Toebak
Retrospektive Bewertung ist aufwändig, auch bei einer mechanischen Auslese aufgrund relativ einfacher qualitativer Kriterien wie Besoldungsgruppe, Laufzeit der Akte und Aktenumfang. Denn die benötigten Daten zur Markierung sind öfters nicht einfach aus der Akten- und Datenmenge zu extrahieren.

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Christoph Schmidt: Das Archivierungsmodell 'Justiz' des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 63 (2010), Heft 1 (Februar), S. 96 - 101

Rezensent Peter Toebak
Der Artikel macht klar, dass mit mittlerweile üblichen Methoden das Ziel einer jährlichen Übernahmemenge an konventionellem Archivgut von 1% der Gesamtproduktion der anbietenden Archivbildner sich offenbar erreichen lässt (1,37%). Die Aufbauorganisation bleibt mit der horizontalen und vertikalen Bewertung ein wichtiger Anker bei der Retroerfassung. Das Zusammenspiel verdichteter Überlieferung auf Ebene der Ober- und Mittelbehörden und informativster und detailliertester Überlieferung für die Einzelfälle auf Ebene der Unterbehörden ist ersichtlich.

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Frédéric Sardet (Hg.): Bewertung als Kernaufgabe der I&D-Welt

Arbido, 24 (2009), Heft 4 (Dezember), 56 Seiten

Rezensent Peter Toebak
Die Themanummer hat Substanz, obwohl die meisten Artikel als Vortrag an einer Tagung über Bewertung entstanden sind. Eine Tendenz ist weniger erfreulich: Einige Beiträge zeigen, dass die schweizerische Archivlandschaft zu viel "vom Moment heraus" (Rückstände, Papierumfeld) und noch zu wenig fachlich-holistisch denkt. Max Huber (Staatsarchiv Luzern) leitet das archivische Thema Bewertung ein. Aspekte wie Theorie und Praxis, Mengenproblem, Nachvollziehbarkeit und Intuition, wirtschaftliche Rahmenbedingungen und Zeitgeist kommen bei ihm nach vorne.

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Max Plassmann: Das Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 62 (2009), Heft 2 (Mai), S. 132 - 137

Rezensent Peter Toebak
Der Autor vertritt die Sichtweise einer Arbeitsgruppe aus dem archivischen Hochschulwesen. Zum Grundargumentarium des Dokumentationsprofils gehört sicher die Rationalisierung (Effizienz) und Objektivierung (Nachvollziehbarkeit) der Überlieferungsbildung. Es ist kein Geheimnis, dass gerade bei Universitäten im betriebsinternen Informationsbereich eine relative Unordnung vorherrscht und dass die Mängel an Ressourcen zur Korrektur im Nachhinein beträchtlich sind. Ein schlankeres Vorgehen liegt unter solchen Umständen auf der Hand. Der Autor begründet es dennoch "inhaltlich", somit eher prinzipiell und methodisch.

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Angela Keller-Kühne: Was bleibt vom politischen Tagesgeschehen? Zur Überlieferungsbildung und Bewertung von Schriftgut der politischen Parteien im Archiv für christlich-demokratische Politik der Konrad-Adenauer-Stiftung

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 62 (2009), Heft 2 (Mai), S. 138 - 147

Rezensent Peter Toebak
Das Spannungsfeld zwischen Schriftgut von Aktivitäten im Vordergrund (Protokollführung, Berichterstattung, Publikation, Anreden usw.), von Aktivitäten im Hintergrund (Korrespondenz, Sachbearbeitung, Administration und Organisation, Kontaktpflege) und von Aktivitäten Dritter (Ablage von Drittprotokollen, Geschäftsberichten, Zirkulären, grauer Literatur) wird ersichtlich.

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Irmgard Christa Becker: Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive. Einführung in das Konzept der BKK zur Überlieferungsbildung und Textabdruck

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 62 (2009), Heft 2 (Mai), S. 122 - 131

Rezensent Peter Toebak
Das gesamte Leben der Gemeinde (Kultur, Wirtschaft, Politik und Gesellschaft) soll systematisch, selektiv und non-redundant überliefert werden. Daten- und Informationsbestände von Verwaltungskörpern stehen nicht mehr allein im Zentrum. Das Konzept ist umfassender und wird fortgeschrieben: Kategorisierung der lokalen Lebenswelt, Definition der Dokumentationsziele je Kategorie (Dokumentationsprofil), Bestimmung des angestrebten Dokumentationsgrads (niedrig, mittel, hoch), Wertanalyse der bereits übernommenen Bestände, Wertanalyse des vorhandenen Quellenfundus sowie Übernahme einschlägiger Bestände von Gemeinde und Dritten. Absprachen mit anderen Institutionen wie Bibliotheken werden ausdrücklich empfohlen.

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Albrecht Ernst, Christian Keitel, Elke Koch, Clemens Rehm und Jürgen Treffeisen: Überlieferungsbildung bei personenbezogenen Unterlagen

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 61 (2008), Heft 3 (Juli), S. 275 - 278

Rezensent Peter Toebak
Die Autorschaft meint, dass die Auslese personenbezogener Unterlagen auch seit der Entwicklung des DOT-Modells (Auswahl nach Buchstaben D, O und T) 1997 zu umfangreich ist, mittlerweile teilweise überholt ist (nach der Erscheinung von Matthias Buchholz' Dissertation*) und nicht dem Vorhandensein elektronischer Datenbestände angepasst ist. Sie schlägt darum eine neue, vereinfachte, fortschreitende Methodik vor und stellt dabei die Nutzerinteressen in den Vordergrund. Ganz neu scheint mir die Auflistung der Benutzungsziele nicht, interessant bleibt sie alledem. Die Kategorien können konkret auch in Kombination vorkommen und wirken sich elektronisch und analog fast gleich aus. Archivwürdig sind:

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Andreas Kellerhals (Hg.): Überlieferungsbildung. Zusammenarbeit und gemeinsame Verantwortung für Transparenz

Arbido, 22 (2007), Heft 3 (September 2007), 88 Seiten

Rezensent Peter Toebak
Überlieferungsbildung ist ein interessantes archivpolitisches Thema, woran sich alle Organisationen mit Bewahrfunktion beteiligen sollten. Sie setzt ein aktives Vorgehen vieler Stakeholders voraus und muss sich trotzdem der Realität fügen. Andreas Kellerhals hat in seinem einleitenden Artikel recht, wenn er schreibt: "Vertrauen ist (...) Voraussetzung für eine funktionierende Marktwirtschaft. Vertrauen setzt einen Willen zur Wahrheit voraus, welcher sich offensichtlich selbst ökonomisch und politisch auszuzahlen scheint" (6). Oder noch klarer:

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Martin Früh: Das Archivierungsmodell Finanzverwaltung des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 60 (2007), Heft 2 (Mai), S. 128 - 131

Rezensent Peter Toebak
Dieser Artikel belegt, dass das deutsche Konzept der horizontalen und vertikalen Bewertung theoretisch-methodisch und pragmatisch Lösungen ermöglicht, die der Fachkritik standhalten können. Die Vorbereitung von Bewertungs- und Archivierungsmodellen ist arbeitsintensiv. Der Effizienzgewinn erfolgt erst bei der konkreten Umsetzung. Sie müssen zudem fortgeschrieben werden, weil der Umfang, der Inhalt und die Verteilung der Aufgabenpakete, die Kompetenzverteilung, die Ablauforganisation (Verfahren der Aufgabenerledigung) sowie die Aufbauorganisation zur Aufgabenerfüllung sich kontinuierlich in Bewegung befinden.

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