Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Rezension Mikroverfilmung und elektronische Archivierung 2007-2011

Ulrike Gutzmann, Ulrich Kamp, Christian Keitel und Antje Scheiding: Praktische Lösungsansätze zur Archivierung digitaler Unterlagen. Langzeitarchivierung und dauerhafte Sicherung der digitalen Überlieferung

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 60 (2007), Heft 4 (November), S. 322 - 329

Rezensent Peter Toebak

Die Autoren stellen die Ergebnisse eines Zyklus von Arbeitssitzungen im Rahmen der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare (VdW) vor, die sich etwas ausführlicher auch unter http://www.wirtschaftsarchive.de/akea/handreichung.htm finden lassen. Sie beschränken sich auf die Formate und die Metadaten bezüglich Text-, Bild- und Tondokumente und schicken voraus, dass für sie nur die Migration in Frage kommt. "Weder die Emulation, also die Simulation einer historischen Hard- und Softwareumgebung in einem modernen System, noch die Vorhaltung historischer Hard- und Software sind Erfolg versprechend zur dauerhaften Aufbewahrung digitaler Dokumente" (322). Der Artikel ist klar eingeteilt und liefert praktische Hinweise, die fachlich, methodisch und technisch Sinn machen. Ich nehme nur wenige Aspekte heraus:

  • Unternehmungen und Verwaltungen lösen sich erst langsam vom Gedanken, dass Archivierung im Sinne von Strukturierung, Reduktion, Prozess-, Systemabstimmung der Daten Geld kostet. Sie bringt ganz im Gegenteil kurz-, mittel- und langfristig Vorteile und Kosteneinsparungen;
  • Metadaten sind notwendig zur Handhabung der Integrität, Authentizität, Identität, Nutzbarkeit usw. der Primärdaten, ob diese nun originär elektronisch vorliegen oder retrodigitalisiert sind. Die Menge sollte angemessen sein. "Ist der Katalog [an Metadaten] zu stark reduziert, leiden langfristig Aussagefähigkeit und Datensicherheit, ist er zu umfangreich besteht die Gefahr, dass er nicht angemessen gepflegt werden kann" (323). Der Minimalsatz unterscheidet sich in beschreibenden (Inhalt), erhaltenden (Technik) und verwaltenden Metadaten (Pflege). Die konkrete Auflistung weist darauf hin, wie wichtig es ist, Metadaten frühzeitig, automatisch und objektänderungsbezogen (technisch, inhaltlich) zu übernehmen. Die Rechts- und Revisionssicherheit der Daten fordert dazu auf;
  • In Bezug auf die Primärdaten werden zwölf Kriterien zur Formatauswahl dargestellt, einschliesslich der Verwendung konkreter Formate bei einzelnen Kriterien. Wiederum lässt sich auf das zunehmende Gewicht der Rechts- und Revisionssicherheit der Daten schliessen. Minimal zwei Basisbedingungen braucht es zur nachhaltigen Rechtssicherheit elektronischer Daten: Die Erfüllung von Kriterien wie Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Layout-Erhaltung auf Informationsobjektebene sowie der (überprüfbare) Nachweis dieser Erfüllung auf Produktionsebene (Erstellung und Verwaltung der Objekte). Der so genannte Integritätsnachweis ist "grundsätzlich nicht durch ein Dateiformat selbst zu gewährleisten, sondern wird durch das Archivierungskonzept erreicht und muss durch Ausgestaltung des Archivierungsworkflow und durch die Bedingungen bei der Datenhaltung abgebildet werden" (325). Dazu kommt, so füge ich hinzu, dann natürlich noch der notwendige Ressourceneinsatz zur Realisierung der beiden vorausgehenden Basisbedingungen.

Der Artikel schliesst mit einer Formatematrix ab, auf Grund wovon zwischen bevorzugten/empfohlenen, akzeptierten und nicht akzeptierten bzw. umzuwandelnden Formaten unterschieden werden kann. Die 1. Kategorie ist langfristig in Ordnung, die 2. ist dies höchstens mittelfristig, während die 3. aus Sicht der Archivierung sogar kurzfristig mangelhaft und risikobehaftet ist. Jede Organisation hat ihre eigene Ansprüche, auch wenn mittlerweile Standards und Practices sich gemeinsam durchsetzen.

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