Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Rezension Recht 2012-2018

Christian Hempel, u.a.: Compliance Management (diverse Artikel)

Information, Wissenschaft & Praxis (IWP, NfD), 65 (2014), Heft 6, S. 307 - 330

Rezensent Peter Toebak

Nicht weniger als vier Artikel befassen sich mit Compliance Management, einer zunehmend wichtigen Disziplin innerhalb von Verwaltung und Unternehmung. Was präsentiert wird, zeigt viel Analogie mit Inhalt und Vorgehen z.B. des bereits älteren Qualitätsmanagements, des Wissensmanagements und der Governance. Man könnte meinen, solche Managementdisziplinen kommen halt und gehen wieder. Und doch haben sie Gewicht. Sie bringen Bewegung und Rückhalt in die Aufbau-, Ablauf- und Ablageorganisationen. Sie setzen unvermindert auf Aktivitätsbereiche wie Steuerung, Kontrolle, Marketing/Ausbildung und Reporting, bleiben dennoch öfters bei guten Vornehmen und Vorhaben stecken.

Denn durch Records Management aus dem Blickfeld zu nehmen, kommen insbesondere die Umsetzung im Arbeitsalltag und die zugrunde liegende betrieblichen Informationen zu kurz. Was für die Compliance besonders in das Gewicht fällt, auch die Beweis- bzw. Nachweisfunktion bleibt auf der Strecke. Vorschriften, Beschriebe, Prüfungsberichte, Training und Sensibilisierung, auch wenn konsequent durchgeführt, reichen diesbezüglich noch lange nicht aus. Letztlich geht es um mittelbare oder verdichtete Praxis, nicht um unmittelbaren, direkten schriftlichen Niederschlag des Entscheidens und Handelns. Höchstens Symptome werden aufgedeckt und bearbeitet oder ein aktuelles Informationsnachschlagewerk wird angelegt und gepflegt.

Qualitätsmanagement unterschied vor zwanzig Jahren in Bezug auf die geschäftslichen Informationen bereits zwischen Hilfsmitteln (Hintergrundinformationen), Rahmeninformationen (Gestaltung und Ressourcen), Begleitpapieren (Vorgaben), Aufzeichnungen sowie Mess- u. Analysedaten (Evaluation, Konsolidierung). Gerade die Aufzeichnungen im engen Sinne - nicht lediglich Kenndaten und -zahlen - fallen in den Prozessen unmittelbar an und dokumentieren diese. Sie blieben als Daten, Dokumente mit Geschäfts- und Rechtsrelevanz damals faktisch ausser Betracht.

Sie machen dennoch die Informationssubstanz eines Unternehmens und einer Verwaltung aus. Wissensmanagement, Projektmanagement, Compliance Management und z.B. auch Vertragsmanagement lassen sich alle relativ einfach in ein EDRMS (Elektronisches Dokumenten- und Records Management System), mitsamt Prozessführung und Geschäftskontrolle einbinden. Sie erhalten dann "von selbst" die Substanz und die Effektivität, welche ihnen jetzt öfters fehlt. Aus Sicht des Records Management kommt es dann nur noch auf den Einbezug von (einigen zusätzlichen) Metadaten und Geschäftsregeln an.

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