Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

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Übersicht Rezensionen Records- und Datenmanagement 2002-2006

Andrea Hänger und Andrea Wettmann: Das DOMEA®-Konzept. Eine Zwischenbilanz aus archivischer Sicht

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 60 (2005), Heft 1 (Februar), S. 24 - 29

und

Julia Brüdegam, Hendrik Eder und Irmgard Mummenthey: Die gefühlte Misere in greifbaren Zahlen. Schriftgutverwaltung in der Freien und Hansestadt Hamburg. Ausgangssituation, Standards, Perspektiven.

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 60 (2005), Heft 1 (Februar), S. 29 - 33

Rezensent Peter Toebak
Das deutsche DOMEA-Konzept ist jetzt seit 10 Jahren bekannt. Es hat Schule gemacht und manches in der Deutschen Bundesverwaltung und der weiteren Verwaltungslandschaft bewirkt. Auch bei der Entwicklung von Softwaresystemen wird es zu Rate gezogen. Das Konzept wird noch immer fortgeschrieben und weiterentwickelt. Neue technische Entwicklungen und neu erlebte praktische Erfahrungen erfordern dies. Das Konzept hat vor allem klar gemacht, dass Records Management-Projekte zunächst organisatorisch ausgerichtet werden müssen. In 2. Linie sind die unterstützenden Systeme natürlich genauso wichtig.

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Birgit Dressler, Gabriele Mohrbach und Matthias Müller: ISIS, die neue Informationsplattform der Saarländischen Universitäts- und Landesbibliothek. Ein Praxisbericht. Verzahnung von Dokumenten-Management und Wiki-Funktionalität

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 57 (2006), Nr. 5 (Juli-August), S. 255 - 258

Rezensent Peter Toebak
Präsentiert wird ein Beispiel eines Groupware-Systems bzw. Autorenwerkzeugs im Open Source-Bereich. Dabei bestehen viele gute Vornehmen auch zum Dokumenten Management: Sperrfristen und Löschdatums auf Einzelobjektebene (um den Administrationsaufwand zu verringern), Verwandtschaftssuche über Metadaten, Rechteverwaltung auf Dokumentebene (nicht auf Prozessebene), Versionierung der Informationsobjekte, kontinuierlicher Aufbau und Einhaltung der Ordnerstruktur.

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Angelika Menne-Haritz: E-Governance und elektronische Aufzeichnungen

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 59 (2006), Heft 3 (Juli), S. 259 - 264

Rezensent Peter Toebak
Die Autorin versucht mit dem Artikel vieles unter einen Hut zu bringen. Ganz gelungen ist dies m.E. nicht. Es bleibt bei einer Sammlung abstrakter Aussagen, die zwar manchmal stimmen, die aber an sich kaum weiter bringen (oder völlig neu sind). Der Titel führt ausserdem etwas in die Irre, weil E-Governance nur als Aufhänger gilt.

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Thomas Müller und Angela Ullmann: Dann klappts auch im Archiv ... Neue Regelungen und Kooperationen auf dem Gebiet der Schriftgutverwaltung und -aussonderung in der Bundestagsverwaltung

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 59 (2006), Heft 3 (Juli), S. 267 - 269

Rezensent Peter Toebak
Im kurzen Beitrag wird klar, wie stark die Schriftguttradition als Routineablauf sogar beim höchsten deutschen Gesetzgebungsorgan verloren gegangen ist. Technikgläubigkeit, Tendenz nach flachen Hierarchien sowie Verlust an Gesamtübersicht wirkten sich in dieser Hinsicht auf Kosten der Effizienz und der Effektivität nachteilig aus.

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Andreas R. Brellochs und Timo Rosenkranz: Corporate Blogging - Hype mit Chancen und Risiken. Untersuchung zu Best Practices des Blogging bei Unternehmen

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 57 (2006), Nr. 3 (April), S. 163 - 168

Rezensent Peter Toebak
Werden Web Logs bzw. Blogs für die Unternehmenskommunikation benützt, erhalten diese möglicherweise den Status von Unterlagen-Records und müssen als Teil des Records Management betrachtet werden. Der Status von Blogs kann verglichen werden mit demjenigen von ListServs, woran Mitarbeiter einer Firma oder Verwaltung von Amts wegen beteiligt sind. In dieselbe Kategorie fallen auch andere Kommunikationsformen wie Unternehmenswebsites, E-Mail-Verkehr und Instant Messaging.

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Lars Arne Turczyk: Information Lifecycle Management. Organisation ist wichtiger als Technologie

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 56 (2005), Nr. 7 (Oktober), S. 371 - 372

Rezensent Peter Toebak
Erfreulicherweise wird auch für Informationsspezialisten aus der eher technischen Ecke allmählich klar, dass, wo es um Daten und Informationen geht, Organisation vor Technik geht. Das Thema Information Lifecycle Management ist ein schönes Beispiel in diesem Zusammenhang. "Da ein solches Konzept von den Geschäftsprozessen und den dafür relevanten Daten abhängt, ist der Aufwand hier wesentlich grösser als bei der nachfolgenden Auswahl von Tools und Produkten. (...). Ziel ist dabei, die Informationen je nach ihrer Relevanz für die Geschäftsprozesse des Unternehmens in Kategorien zu ordnen" (371).

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Lars Arne Turczyk: Information Lifecycle Management als Weg aus dem Speicherdilemma

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 55 (2004), Nr. 7 (Oktober/November), S. 407 - 408, 410

Rezensent Peter Toebak
Der Autor stellt das sogenannte Information Lifecycle Management (ILM) vor, wie wäre es eine neue Erfindung. "Information Lifecycle Management (ILM) ist eine Möglichkeit, den Wildwuchs zu lichten und Ordnung in das Chaos zu bringen" (407). Bekanntlich verlieren Daten - es ist in diesem Zusammenhang von Daten- und Unterlagen-Records die Rede - ihre operative Geschäftsrelevanz bald einmal nach dem Empfang bzw. der Erstellung.

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Christoph Altenhofen, Mirjana Stanisic-Petrovic, Thomas Kieninger und Haigo R. Hofmann: Werkzeugeinsatz im Umfeld der Dokumentenverwaltung

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 54 (2003), Nr. 5 (Juli/August), S. 281 - 288

Rezensent Peter Toebak
Die Autoren weisen darauf hin, dass sich die Informationsmenge "im Schnitt alle 2 bis 6 Jahre" verdoppelt in Betrieben. "Bedarfgerechte Verteilung" und "gezielte Suche" nach "wirklich relevanten Aussagen und Inhalten" sind die grossen Herausforderungen (281). Der Fokus des Artikels ist auf den Einsatz von Werkzeugen zur Prozess- und Dokumentenverwaltung gerichtet. Die Ergebnisse zweier Befragungen wurden zum Ausgangspunkt genommen.

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Angela Ullmann: Bewährt oder überholt? Archivarische Prinzipien und Arbeitsmethoden vor dem Hintergrund digitaler Überlieferung

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 56 (2003), Heft 2 (Mai), S. 118 - 120

Rezensent Peter Toebak
Ullmann ist skeptisch, was die fachlichen und methodischen Reaktionen der deutschen Archivzunft in Zusammenhang mit den dokumentarischen Folgen der neuen Informationstechnologien angeht. An sich ist dies herausforderend und sie bringt auch einige interessante Aspekte nach vorne (Archivalien als logische und physische Einheiten, Verhältnis mit der Dokumentation). Doch hätte sie international bereits längst vorhandenes Archivwissen mehr in ihre Stellungnahme mit einbeziehen können.

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Thomas Zürcher Thrier: Sicherung und Bewertung von Datenbanken im Schweizerischen Bundesarchiv

Arbido, 18 (2003), Nr. 3 (März), S. 19 - 21

Rezensent Peter Toebak
"Datenbanken sind in der Bundesverwaltung allgegenwärtig". Der Autor will die Übernahme archivwürdiger Daten frühzeitig sicherstellen und gibt sich offensichtlich nicht mit Lang- oder Querschnittsproben (Samples) zufrieden. "So sollten die Daten bei der Aktualisierung (...) nicht überschrieben werden, sondern es sollte ein neuer Datensatz angelegt werden (Historisierung)". Auch wären Änderungen, Ergänzungen, Benützungen in Log-Files festzuhalten. Nur auf diese Weise sind "Geschäftsabläufe auch später rekonstruierbar" (19).

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Marc Schaffroth: Informationsqualität als Konzept der Geschäftsverwaltung

Arbido, 18 (2003), Nr. 3 (März), S. 24 - 26

Rezensent Peter Toebak
Der Autor rechnet implizit ein Bisschen mit dem E-Government und Content Management ab, wie diese heute noch immer häufig verstanden werden. Er bestätigt sehr wohl ihr Gewicht für die Informationsgesellschaft, weist aber gleichzeitig darauf, dass es ohne Qualität und Kompetenz bei der Informationserstellung und -bewirtschaftung nicht funktioniert

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Christine Wellems: Zu Fuss durch Whitehall. Konferenz "Informing Government" (14. und 15. August 2002)

Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 37 (2003), Heft 3 (März), S. 296 - 301

Rezensent Peter Toebak
Die Autorin bespricht die Ergebnisse einer zweitägigen Konferenz in London. Es wird dargestellt, dass bibliothekarisch-dokumentarisches Wissen für die Strukturierung und "ressortübergreifende, teilweise sogar behördenübergreifende" Beschreibung der Internet-Inhalte zunehmend wichtiger wird. "Thesauri [Schlagwortlisten; intellektuelle, formale und inhaltliche Erschliessung] sind (...) wieder in Mode - und zwar nicht mehr nur in Fachkreisen (...), sondern nun als Instrument zur Erreichung der von höchster Stelle gewünschten Modernität, Transparenz, Aktualität, Zugänglichkeit" (299).

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Ben A. Otten: Funktionsprofile. Neue Herausforderung für schnelleren Informationsfluss und Kostensenkungen bei DMS und WFM

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 54 (2003), Nr. 1 (Januar/Februar), S. 52 - 55

Rezensent Peter Toebak
Der Autor meint das ganze Informations-Gebilde einer Organisation mit zwar technisch komplexen Tools, aber logisch allzu simplen Instrumenten lösen zu können. Er ist nicht der Erste und wird auch nicht der Letzte sein!

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