Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

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Übersicht Rezensionen Records- und Datenmanagement 2007-2011

Ben Kaden: Referenz, Netzwerk und Regelkreis. Herausforderungen digitaler Kommunikationsumgebungen für die Bibliotheks- und Informationswissenschaft

Information, Wissenschaft & Praxis (IWP). NADOAW, 62 (2011), Nr. 8 (November/Dezember), S. 343 - 350

Rezensent Peter Toebak
Der Autor tendiert dazu, dass Web 1.0 für die Vermittlung fixierter Dokumente (welche jedoch nicht mit "Inhalten von festen Datenträgern" gleichzusetzen sind, 347) steht und Web 2.0 für die Vermittlung und Generierung dynamischer Inhalte, die im Hintergrund auf einem Quellbestand basieren. Schematisch darf dies zutreffen, doch ist das Bild zu einseitig. Dokumente "on the fly", Hitlisten nach Suchanfragen und Dateninteraktion gibt es schon seit langem.

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Ulrich Kampffmeyer und Agnieszka Wasniewski: MoReq2010. Der europäische Records-Management-Standard

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 62 (2011), Nr. 6-7 (September-Oktober), S. 289 - 294

Rezensent Peter Toebak
Vorgestellt wird der neue MoReq-Standard. Mehrmals wird darauf hingewiesen, dass MoReq2 (2008) und bisher auch MoReq2010 (offiziell Juni 2011 publiziert) nicht immer eine gute Presse hatten. Dabei überzeugte das Datenmodell von MoReq2 aus Sicht des Records Management vollauf. Mit jenem des neuen Standards lässt sich aber ebenfalls gut arbeiten, vorausgesetzt, dass das methodische Wissen über die notwendige Tektonik im Geschäfts- und Informationsbereich vorhanden ist. Gerade dies ist leider in Records-Management-Projekten noch immer viel zu wenig der Fall.

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Burkhard Nolte: Kundenorientiert, standardisiert, effizient. Vorfeldarbeit im Sächsischen Staatsarchiv

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 64 (2011), Heft 3 (Juli), S. 288 - 291

und

Kersten Schenke und Burkhart Reiss: Vertraute Aufgaben auf neuem Gebiet. Behördenberatung für elektronische Akten und Unterlagen im Bundesarchiv.

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 64 (2011), Heft 3 (Juli), S. 292 - 298

und

Ralf-Maria Guntermann: Behördenberatung im Wandel. Ein Fachkonzept zur Zukunftsfähigkeit archivischer Beratungsdienstleistungen im Landesarchiv NRW.

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 64 (2011), Heft 3 (Juli), S. 332 - 335

Rezensent Peter Toebak
Rationalisierung und Standardisierung der Anbietung, Bewertung, Übernahme und Erschliessung sind heute Normalbetrieb geworden im Archivwesen. Es handelt sich um umfangreiche Bestände (Burkhard Nolte spricht z.B. von 41 km in 2006, 24 km in 2007 und 2008 und 21 km in 2009), sogar unbefristete Vernichtungsgenehmigungen gehören zur Werkzeugkiste der Vorfeldarbeit (Behördenberatung im Rahmen des Records Management).

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Martin Roos, Gabriele Hummert und Annette Kustos: Wissensmanagement in Bibliotheken, "learning library". Testbetrieb der Lernumgebung APOSDLE in der Abteilung Information der UB Hagen

Bibliotheksdienst. Organ der Bibliothek & Information Deutschland (BID), 45 (2011), Heft 6 (Juni), S. 538 - 583

Rezensent Peter Toebak
Die Autoren nehmen einen langen theoretischen Anlauf, um am Schluss die Vorteile eines konkreten WMS bzw. eines LMS aufzuzeigen. Bibliothekare sind Informationsdienstleister nach aussen, so ist ihre Feststellung, sie müssen sich auch nach innen entwickeln. Denn intern sieht die Ablage der Informationen unstrukturierter Art öfters weniger rosig aus als die Bibliothekskataloge im Kernbereich der Aufgabenerledigung.

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Stéphane Gillioz (Hg.): Streifzug durchs Web/Auf fil du Web/A zonzo per il Web

Arbido, 26 (2011), Heft 1 (Februar), 48 Seiten

Rezensent Peter Toebak
Viele kleinere Beiträge sind im Heft vorhanden. Sie bieten ein buntes Panorama. Ich bespreche kurz die beiden von Charline Deckens (19-23). Sie tastet die angelsächsische Fachliteratur im weitesten Sinne aufs Neue ab. Sie tat dies bereits in der Themanummer über Records Management des vergangenen Jahrs (Heft 2, S. 34-36, MoReq2, S. 36-39, Interview mit Walter Mansfield). Man muss nicht in allem mit ihr einig sein. So darf m.E. die Wirkung des Unterschieds zwischen Primärwert und Sekundärwert nicht unterschätzt werden.

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Thomas Mandl, Julia Maria Schulz, Nadine Mahrholz und Katrin Werner: Benutzerforschung anhand von Log-Dateien. Chancen, Grenzen und aktuelle Trends

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 62 (2011), Nr. 1 (Januar-Februar), S. 29 - 35

Rezensent Peter Toebak
Der Autor tendiert dazu, dass Web 1.0 für die Vermittlung fixierter Dokumente (welche jedoch nicht mit "Inhalten von festen Datenträgern" gleichzusetzen sind, 347) steht und Web 2.0 für die Vermittlung und Generierung dynamischer Inhalte, die im Hintergrund auf einem Quellbestand basieren. Schematisch darf dies zutreffen, doch ist das Bild zu einseitig. Dokumente "on the fly", Hitlisten nach Suchanfragen und Dateninteraktion gibt es schon seit langem.

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Oren Avni und Martin Steinebach: Digitale Wasserzeichen für textuelle Informationen

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 61 (2010), Nr. 5 (Juli-August), S. 285 - 291

Rezensent Peter Toebak
Die Autoren befassen sich mit wissenschaftlichen Texten, E-Books, Publikationen und Anleitungen usw., die mittels digitaler Wasserzeichen geschützt werden sollen. Es geht darum, das einschlägige Datenobjekt nicht nur permanent mit dem Urheber zu verbinden, sondern vermehrt auch mit den adressierten Kunden und Benutzenden.

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Frédéric Sardet und Annkristin Schlichte (Hg.): Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft. Ein neues Aufgabenfeld?

Arbido, 25 (2010), Heft 2 (Juni), 68 Seiten

Rezensent Peter Toebak
Der Untertitel ist weniger gut gewählt. Er zeigt nur, dass die Themanummer leider nicht auf früheren Themanummern der Arbido-Reihe aufbaut. Vielleicht ist dies symptomatisch für das Nivo der Fachdiskussion in der Schweiz? Doch ist erfreulich, dass die neue Arbido-Ablieferung zeigt, dass teilweise auch neue Gesichter sich mit Records Management befassen wollen. Viele Beiträge wechseln einander so ab. Ich finde die Einschätzungen von Jürg Hagmann (9-13) bezüglich Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft einerseits zu optimistisch (in Sache der Öffentlichen Verwaltung) und andererseits zu pessimistisch (in Sache der Privatwirtschaft).

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Steffen Schwalm: Elektronisch signierte Dokumente im Zwischen- und Endarchiv

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 63 (2010), Heft 1 (Februar), S. 27 - 34

Rezensent Peter Toebak
Der Autor beantwortet die Frage, wie mit der (qualifizierten) elektronischen Signatur im Zwischenarchiv (die Dokumente haben noch Primärwert) und Endarchiv (die Dokumente haben nur noch Sekundärwert) umzugehen sei. Nach den rechtlichen und technischen Grundlagen kommt die Bedeutung der elektronischen Signatur in der Beweisführung nach vorne.

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Ulrike Spree (Hg.): Wissensorganisation und Records Management

NFD. Information, Wissenschaft und Praxis, 60 (2009), Heft 6-7 (September-Oktober), S. 329 - 400

Rezensent Peter Toebak
Die September/Oktober-Nummer 2009 der NFD ist eine gelungene Themanummer über das Records Management. Viele Sachen werden angesprochen: Terminologie, Wissensorganisation, Rolle des Archivwesens, Interdisziplinarität, Langzeitaufbewahrung und Standardisierung.

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Martin Brändle: GIS in Bibliotheken. Visualisierung von Nutzungen und für Nutzende

Arbido, 24 (2009), Heft 3 (September), S. 6 - 9

Rezensent Peter Toebak
Die GIS-Technologie basiert auf Bearbeitung, Analyse, Präsentation und Verwaltung raumbezogener Daten. Es kann dabei um gebietsbezogene oder gebäudebezogene Daten gehen. Die letzten interessieren den Autor. Er geht die Frage nach, inwiefern die GIS-Technologie (das Geo-Informationssystem) für das Facility Management (Beständeübersicht, Inventur, Raumplanung) und die Benutzerführung (Standortanfragen) eingesetzt werden kann. Sein Beispiel (Informationszentrum Chemie, Biologie und Pharmazie der ETH Zürich) zeigt, dass bibliothekonomische Parameter wie Ausleihe, Erwerbung, Altertum der Publikationen und Fehlen von Titeln bis auf Tablarebene der Gestelle und Schränke dargestellt werden können.

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Jeong Kwag: Seamless flow of the public records. Spread of the electronic records management system of Korea

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 62 (2009), Heft 3 (Juli), S. 255 - 259

Rezensent Peter Toebak
Der Artikel macht klar, dass das ERMS (Electronic Records Management System) der Südkoreanischen Regierungsadministration, zunehmend sogar der gesamten öffentlichen Verwaltung auf allen Ebenen, jedes Jahr "in lump sum" die relevanten Daten und Dokumente aus den Business-Systemen und dem DMS heraus abschöpft.

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Jörn Brinkhus: Die Erschliessung elektronischer Sachakten

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 62 (2009), Heft 3 (Juli), S. 291 - 297

Rezensent Peter Toebak
Der Autor unterscheidet zwischen rein papierenen Registraturen, Registraturen mit elektronischen Metadaten und voll-elektronischen Registraturen. Er differenziert auch zwischen DMS (nur "einzelne Dateien" verwaltend) und VBS (Vorgangsbearbeitungssysteme). VBS heissen sonst RMS. Sie dokumentieren "alle Formen von Ingangsetzung, Bearbeitung, Mit- und Schlusszeichnung" und verknüpfen diese "mit den Primärdaten" (291).

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Thomas Fritzsche: Evidence and Disclosure Management

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 59 (2008), Nr. 8 (November/Dezember), S. 428 - 434

Rezensent Peter Toebak
Der Autor behandelt unter dem Titel "Evidence and Disclosure Management" (EDM) ein interessantes, aktuelles Thema. Dienstleister unterstützen Unternehmungen beim Auffinden, Aufarbeiten und Präsentieren betriebsinterner Informationen im Fall von Behörden- oder Gerichtsverfahren ("litigation"). Bei konsequentem Records Management wäre ein solcher arbeitsintensiver Support natürlich überflüssig.

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Geribert E. Jakob: Media Asset Management

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 59 (2008), Nr. 5 (Juli/August), S. 275 - 284

Rezensent Peter Toebak
Medienobjekte sind kopierbar und wieder verwertbar. Sie erhalten im E-Umfeld zunehmend Bedeutung im Sinne von Eigentum, Urheberrecht, Verwertung, Verwendung, Nutzung, Lizenzrecht und Abrechnungssystem. Der konkrete Wert "kann im einfachsten Fall über die Wiederherstellungskosten geschätzt werden. So kostet eine Seite Standardgeschäftsbrief etwa 30 Euro, eine Minute Film bis weit über 10.000 Euro und eine einzelne CAD-Zeichnung kann mehrere 100tausend Euro kosten.

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Christoph Popp, Harald Stockert und Michael Wettengel: Archivische Anforderungen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bzw. eines Vorgangsbearbeitungssystems

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 61 (2008), Heft 2 (Mai), S. 138 - 144

Rezensent Peter Toebak
Die Autoren stellen die Empfehlung der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Kulturausschuss des Deutschen Städtetags (BKK) in Bezug auf das Dokumentenmanagement und die Prozessführung vor. Die rechtlichen Grundlagen sind klar (Anbietungspflicht der Dienststellen, systematische Aussonderung wegen des Sekundärwerts, Beratungsfunktion der Archivare), im Gegensatz zur Typologie der Systeme.

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Alexander Carsten Hickstein: Spracheingabe in ein feldstrukturiertes Datenbanksystem zum Einsatz im Wissensmanagement

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 59 (2008), Nr. 3 (April-Mai), S. 171

und

Anett Petersen: STN Viewer ersetzt Papierstapel, Textmarker und Klebezettel. Ein neues Modul zur Retrievalsoftware STN Express automatisiert manuelle Tätigkeiten bei der Aufbereitung und Evaluierung von Patentdokumenten.

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 59 (2008), Nr. 3 (April-Mai), S. 181 - 183

Rezensent Peter Toebak
Hickstein behandelt ein Spracherkennungs- und -verarbeitungssystem (ERNI & BERD: Erschliessung nichtschriftlicher Information und Bereitstellung erfasster Daten). Mündliche Information in Form kontinuierlicher Sprache (Ideen, Gedanken, Notizen) wird über mündliche Steuerungsbefehle in einem Diktiergerät eingesprochen. Die Umwandlung in Text und die strukturierte Ablage der Textteile in einer Datenbank erfolgen automatisch.

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Hildegard Schäffler: Checkliste für die Entwicklung von E-Book-Standards aus bibliothekarischer Sicht

Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 44 (2008), Heft 4 (April), S. 376 - 383

Rezensent Peter Toebak
E-Books sind digitale Informationsobjekte wie Records auch. Es ist interessant bezüglich der Verwaltung und Produktion Gemeinsamkeiten zu entdecken und die Unterschiede für einmal ausser Betracht zu lassen. Unter E-Books „fallen sowohl Werke, die primär elektronisch bzw. parallel zur Druckausgabe erscheinen, als auch Digitalisate.

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Christoph Popp: Der eigene Schreibtisch papierarm? Erfahrungen aus einem Jahr elektronischer Vorgangsbearbeitung im Stadtarchiv Mannheim

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 60 (2007), Heft 4 (November), S. 313 - 321

Rezensent Peter Toebak
Die Analyse der Situation in der Stadtverwaltung von Mannheim spricht Bände. Die "tradierte Praxis" der Zentral- und Abteilungsregistraturen ging bereits in den achtziger Jahren zu Gunsten der Sachbearbeiterablagen verloren. Das Dossier verschwand aus dem Bewusstsein, das einzelne Dokument trat unnuanciert in das Zentrum. Zerstückelung der Informationsbasis war die Folge, welche handgestrickt begegnet wurde mit Sekundärordnungen und Volltextrecherchehilfsmitteln auf Kosten der "altbewährten Methode, die Informationen des Verwaltungshandelns bereits beim Entstehen sachgerecht zu strukturieren" (314).

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Martina Hennig: Einführung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches in der Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin

Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 41 (2007), Heft 11 (November), S. 1112 - 1117

Rezensent Peter Toebak
Die Autorin stellt eine Fachanwendung in den Vordergrund, wobei zwei Organisationen, nämlich die Zentral- und Landesbibliothek Berlin und das Zentrale Mahngericht Berlin, über das Internet zusammenarbeiten und Daten übertragen. Mahnbescheidsanträge werden ausgelöst und bearbeitet, sobald drei Gebührenmahnungen bei Benutzenden der Bibliothek ohne Erfolg bleiben.

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Steffen Schwalm: Ganzheitliche elektronische Schriftgutverwaltung. Anforderungen der Prozessoptimierung

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 60 (2007), Heft 3 (Juli), S. 250 - 252

Rezensent Peter Toebak
Der Autor wirft die Frage auf, ob der DOMEA-Standard nicht zu streng ist. Hat sich die Verwaltungspraxis inzwischen nicht an den Vorgaben der eigenen Rechtsgrundlagen vorbei entwickelt, und dies aus guten Gründen (z.B. Flexibilität anstelle von Bürokratie)? Sind nicht die "willkürliche Ablage elektronischer Dokumente in den verschiedenen Dateiverzeichnissen, die Abteilungsablage, die persönliche Ordnung", "das freie Löschen oder Archivieren von Emails im Mailprogramm" sowie "der mangelnde Zwang zur Registrierung bereits durch die eingesetzten Lösungen" die Regel (250)?

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