Dokumenten Management und Archivierung GmbH
Dr. Peter Toebak

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Übersicht Rezensionen Records- und Datenmanagement 2012-2018

Christoph Popp: Der neue KGST-Aktenplan. Produktorientiert, mit Aufbewahrungsfristen verknüpft und frei verfügbar

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 68 (2015), Heft 4 (November), S. 332 - 334

Rezensent Peter Toebak
Christoph Popp bespricht den neuen Muster-Aktenplan für die deutschen Kommunen. Er ist nicht strukturorientiert (nach Organisationsgliederungsplan), nicht aufgabenorientiert (nach Aufgabengliederungsplan) und nicht (rein) rechnungsorientiert (nach Haushaltsplan) eingerichtet. Auch wenn solche Gliederungen als Sekundärgliederung ihren Nutzen haben, reichen sie für die Primärgliederung eines modernen Aktenplans bzw. Dossierordnungssystems nicht aus. Sie sind zu wenig stabil, bleiben zu abstrakt und/oder bedienen sich von einem völlig anderen Gesichtspunkt. Der neue Plan ist hingegen "produktorientiert", meines Erachtens eher hybrid: Ein fixer Produktrahmenplan bzw. Haushaltsplan für die beiden höchsten Stufen (Aktenbereiche), dann zwei Stufen als Aktengruppen und zwei Stufen als Aktenbetreffe. Bewusst wurde nach viel Kontinuität mit bereits vorhandenen Modellen/Systematiken gesucht.

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René Schneider: Dimensionen und Zusammenhänge grosser, verknüpfter, offener und wissenschaftlicher Daten

Arbido, 28 (2013), Heft 4 (Dezember), S. 4 - 7

Rezensent Peter Toebak
Der Autor legt dar, dass die drei Datenkategorien Big Data (grosse Datenmengen), Linked Open Data (verknüpfte und offene Datenmengen) und Research Data (Forschungsdatenmengen) zwar unterschiedlich sind, jedoch vor allem auch Berührungspunkte haben.

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Klaus Nippert: Forschungsdaten. Ein Arbeitsgebiet für Archive von Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen?

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 66 (2013), Heft 2 (Mai), S. 154 - 159

Rezensent Peter Toebak
Zahlreiche Forschungsfelder sind betroffen. Nachnutzung, erneute Datenauswertung und Investitionsschutz stehen auf dem Spiel. Neu ist die Problematik nicht. "Es geht um die heute in digitaler Form anfallenden Aufzeichnungen, die zwischen dem Beginn eines wissenschaftlichen Projekts und der üblichen Fixierung der Erkenntnisse in Publikationsform stehen".

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Irmgard Mummenthey: Anforderungen an die ordnungsgemässe Aktenführung. Eine Handreichung des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg für die Führungskräfte in der Verwaltung

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 66 (2013), Heft 2 (Mai), S. 169 - 173

Rezensent Peter Toebak
Die Handreichung konzentriert sich auf das Dossier (Akte) als eigenständiges Informationsobjekt, nicht als einfaches Suchergebnis. Die Führungskräfte haben gerade hinsichtlich der Aktenführung ihre Verantwortung wahrzunehmen. Das Aktenzeichen, die Notation der Klassifikation mitsamt der Dossiernummer, erachtet Mummenthey als das Hauptmerkmal.

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Maxi Kindling: Qualitätssicherung im Umgang mit digitalen Forschungsdaten

Information, Wissenschaft & Praxis (IWP, NfD), 64 (2013), Heft 2-3, S. 137 - 147

Rezensent Peter Toebak
Der Artikel behandelt Aspekte, die auch für (strukturierte) Daten mit Records-Status Bedeutung haben. Die kontextfreie oder aber fach- und datenspezifische Nachnutzung von Forschungsdaten, die Effizienz und die wasserfeste Nachvollziehbarkeit der Forschungsergebnisse stehen im Mittelpunkt, wobei es letztendlich auf das "Gesamtgefüge" (144) der Primärdaten, der Metadaten und der disziplinären/institutionellen Speicherinfrastrukturen ankommt.

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Axel Metz: Scan und weg? Überlegungen zum archivischen Umgang mit gescannten Bauaufsichtsakten

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 66 (2013), Heft 1 (Februar), S. 41 - 45

Rezensent Peter Toebak
Der Autor zieht die Konklusion: Papierdokumente lassen sich nach Scanning problemlos entsorgen, insofern alle technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllt sind. Diese beziehen sich z.B. auf das Scanverfahren (Qualitätskontrolle, Dokumentation), das Speicher- bzw. Archivierungsverfahren sowie auf die juristische, gesetzliche Absicherung. Gerade die letzte Anforderung bildet übrigens meist noch das schwächste Glied in der Argumentationskette.

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Christoph Popp: Das 'Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit' als Überarbeitung und Nachfolgerin des DOMEA-Konzepts. Eine erste Einschätzung

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 66 (2013), Heft 1 (Februar), S. 54 - 57

Rezensent Peter Toebak
Der Autor betont, dass das erneuerte Konzept EVA (Elektronische Verwaltungsarbeit) eine würdige Nachfolgerin von DOMEA ist, aber auch "genauso unbeliebt" sein wird (54). Die Vorbildfunktion und die Rolle des Zugpferds verantwortungsvoller Führungskräfte erhalten bei EVA darum grosses Gewicht. Es geht bei Records Management tatsächlich um Veränderungen organisatorischer Art, die sich wie überall sonst nicht leicht einstellen. Ob Disziplin und verantwortungsvolle Führung jedoch als Gegenmedizin genügen, bezweifle ich.

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David Elsweiler: Understanding the complexities of email behaviour

Information, Wissenschaft & Praxis (IWP, NfD), 63 (2012), Heft 5, S. 314 - 318

Rezensent Peter Toebak
Der Autor zitiert T.D. Wilson, der "information behaviour" wie folgt umschreibt: "This includes, but is not restricted to, the processes of creating, seeking, acquiring, organising, sharing and using information" (314). Elsweiler, der sich auf "email behaviour" als Subset des Informationsverhaltens konzentriert, bleibt jedoch beim Suchverhalten der Enduser stecken.

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Kai Naumann: Gemeinsam Stark. Web-Archivierung in Baden-Württemberg, Deutschland und der Welt

Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 65 (2012), Heft 1 (Februar), S. 33 - 41

Rezensent Peter Toebak
Der Autor stellt den Stand der heutiger Web-Archivierung vor: Bibliotheken setzen eher auf einzelne (statische) Netzwerkpublikationen bzw. auf publizierte Serien wie amtliche und nichtamtliche Pflichtexemplare (Amtsdruckschriften, Verlagswerke); Archive hingegen mehr auf die Sicherung gesamter (dynamischer) Websites (periodisch sowie ereignisbezogen).

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Jürg Hagmann: Records Management. Paradigmenwechsel oder neue Orthodoxien?

Archiv und Wirtschaft. Zeitschrift für das Archivwesen der Wirtschaft, 45 (2012), Heft 4, S. 181 - 193

Rezensent Peter Toebak
Der Artikel inspiriert, obwohl der Autor im Gedankenflug "nicht bis zum Schluss geht". Seine Vorbemerkungen, dass das Records Management einen schweren Stand hat, können nicht geleugnet werden. Sie lassen sich jedoch auch e contrario und weniger pessimistisch deuten.

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Jürgen Hertel: Von der Registratur zum Dokumentenmanagement. Herausforderungen und Wandel

Archiv und Wirtschaft. Zeitschrift für das Archivwesen der Wirtschaft, 45 (2012), Heft 4, S. 201 - 205

Rezensent Peter Toebak
Der Artikel behandelt die Modernisierung der Schriftgutverwaltung in einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft (Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar) über einen längeren Zeitabschnitt (ab Achziger Jahren bis heute). Die Entwicklung wirkt auch für andere Organisationen mit geschäfts- und rechtsrelevanten Dokumentationen durchaus repräsentativ.

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Theresa Vogt: Die neue eIDAS-Verordnung. Chance und Herausforderung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland

Information, Wissenschaft & Praxis (IWP, NfD), 67 (2016), Heft 1, S. 61 - 68

Rezensent Peter Toebak
Sichere und vertrauenswürdige Geschäftsprozesse bleiben auch nach dreissig, vierzig Jahren Büroinformatik in Verwaltungen und Unternehmungen problematisch. Womit hat dies zu tun? Die Autorin verweist auf die geringe Verwendung elektronischer Signaturen und Identifizierungsmittel.

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