Dokumenten Management und Archivierung GmbH
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Online-Publikationen Jahrgang 1999

Welche Chancen bietet SAP für das Dokumentenmanagement?(1999*)

Von Peter Toebak und Michel Piguet

Inhalt

Zusammenfassung

Einleitung

Strukturierte Informationen - unstrukturierte Informationen

Grundstruktur von SAP

Herausforderungen für SAP

Anforderungen an das Dokumentenmanagement

SAP in Bezug auf Dokumentenmanagement

Fragen konzeptioneller und praktischer Art

Ergebnis

 

Zusammenfassung

Die ERP-Werkzeuge (Enterprise Resource Planning) wie SAP R/3 konzentrieren sich primär auf die Geschäftsprozesse einer Organisation, wobei strukturierte Daten betriebsinterner Natur anfallen. Was kann SAP R/3 im Bereich Dokumentenmanagement im klassischen Sinn leisten? Das System setzt tatsächlich Prinzipien um, die für ein effektives und effizientes Dokumentenmanagement sehr wichtig sind. Was müssen Informationsspezialisten andererseits berücksichtigen, wenn sie mit der Einführung eines Werkzeugs wie SAP konfrontiert werden? Es werden Ansatzpunkte vorgetragen, die sich eignen, die oft heterogen erscheinenden, organisationsweiten und langfristigen Anforderungen des Dokumentenmanagement in den Griff zu bekommen.

Einleitung

Die ERP-Werkzeuge (Enterprise Resource Planning) wie SAP R/3 üben eine starke Sogwirkung auf alle Bereiche des Informations- und Dokumentenmanagement aus. Die gleichnamige deutsche Firma SAP (Abkürzung für Systeme, Anwendungen, Produkte) existiert seit 1972. Der grosse Erfolg kam anfangs neunziger Jahre, als das Business Process Reengineering richtig in Fahrt kam und konsequente Ressourcenplanung und -steuerung in Unternehmen und Verwaltungen zum entscheidenden Erfolgsfaktor wurden. Wir konzentrieren uns im Folgenden auf SAP, weil es das heute in Europa am Häufigsten eingesetzte ERP-Tool ist.

SAP R/3 ist primär für die Betriebswirtschaft konzipiert. Es werden Aufgaben wie Rechnungswesen, Controlling, Produktion, Logistik, Materialwirtschaft, Qualitätsmanagement und Instandhaltung unterstützt. Auch Projektbewirtschaftung und Personalwirtschaft gehören dazu. Die SAP-Anwendungsmodule für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche basieren auf einem zugrundeliegenden Datenbank-System (Oracle, Informix, SQL-Microsoft, Adabas-D usw.). Mit SAP R/3 werden aber nicht nur die betrieblichen strukturierten Informationen verwaltet, sondern auch die unstrukturierten oder niedrig strukturierten Informationen im Zusammenhang damit (Buchungsbelege, Auftragsbestätigungen, Offerten, Lieferscheine, Arbeitsbescheinigungen usw.).

Das Systemhaus sieht einen ganzheitlichen Ansatz vor und bietet auch für Managementinformation (MIS) ein Lösungsmodul an. SAP nennt sich gerne den Lieferanten der "zentralen Kernsoftware"[1] eines Unternehmens oder einer Verwaltung und will sich auch vermehrt im Bereich des (klassischen) Dokumentenmanagement profilieren. Tatsächlich ist im Bereich des Informations- und Dokumentenmanagement, wo von jeher niedrig strukturierte Informationen verwaltet werden, und der Wirtschaftsinformationen zunehmend eine Vermischung der Disziplinen zu beobachten.

Strukturierte Informationen - unstrukturierte Informationen

Jede Organisation (Unternehmen, Verwaltung) verfügt über strukturierte (kodierte) und unstrukturierte oder niedrig strukturierte Informationen (1-10% gegenüber 90-99%)[2]. Beide Kategorien können betriebsinterner oder -externer Natur sein. Wenn die niedrig strukturierten Informationen betriebsinterner Natur sind, wird von Schriftgut, Archivgut gesprochen. Bei niedrig strukturierten Informationen betriebsexterner Natur handelt es sich um Bücher, Dokumentationsgut, Newsfeeds, Internet-Artikel usw.

Einige wichtige Unterschiede zwischen unstrukturierten Informationen (Dokumenten) und strukturierten, kodierten Informationen betriebsinterner Natur in Datenbanken und Tabellen (Betriebsdaten):

  • Datenbanken und Finanztabellen werden im Voraus eingerichtet, strukturiert über Felder (Kriterien, Merkmale).
  • Der Autor hat bei Dokumenten mehr Freiheit (inhaltlich und formal), sich auszudrücken. So ist der "niedrig strukturierte" oder "unstrukturierte" Charakter eines Dokuments auch grundsätzlich zu verstehen.
  • Der Leser muss die Information eines Dokuments in einem Kontext (Zusammenhang) interpretieren können. Wie wahr, begründet und relevant ist der Inhalt? Wann und wo ist dieser festgelegt, in Reaktion worauf usw.? Prozesswissen und Ergebniswissen sind beide gleich wichtig.
  • Die Rolle des Computers beschränkt sich bei Dokumenten meist auf das Aufbewahren, Kopieren, Übertragen, Präsentieren, u.ä. der Informationen. Rechnen und logische Deduktion sind (fast) nur bei strukturierten, kodierten Informationen möglich.

Grundstruktur von SAP

Mit der Applikation SAP R/3 werden einige strategische Grundprinzipien verfolgt[3]:

  • Alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Applikationen sollen integriert und zu einer zentralisierten und einheitlichen Datenbasis werden.
  • Die Transaktionen erfolgen online, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets den gleich aktuellen Informationsstand haben.
  • Die Prozessunterstützung soll durchgängig erfolgen, dies heisst z.B. beim Lieferanten anfangen und erst beim Kunden aufhören.

Die Erfassung und Verwaltung der kodierten, strukturierten Informationen, also der Datenbank- und Tabellen-Inhalte, geschieht über die SAP-Anwendungsmodule Vertrieb (SD), Controlling (CO), Anlagenwirtschaft (AM), Materialwirtschaft (MM), Finanzwesen (FI), Workflow (WF), Produktionsplanung (PP), Personalwirtschaft (HR), Projektsystem (PS), Qualitätsmanagement (QM) und Instandhaltung (PM). Das SAP Open Information Warehouse (OIW) vereinigt die verschiedenen Informationssysteme unter einem gemeinsamen Dach. Queries (Abfragen) aufgrund aller im System R/3 existierenden Tabellen, Programme, Berichte, Informationssysteme können hier durchgeführt werden, ohne dass man die betriebswirtschaftlichen Basisapplikationen genau kennen muss.

Zur Erfassung, Verwaltung und Erschliessung der niedrig strukturierten Informationen (in Bearbeitung) stellt SAP jedem R/3-Benutzer in SAPoffice eine "eigene, hierarchische Ablage" als individuelle (persönliche) Ablagemöglichkeit zur Verfügung (Rolle eines Directory in der Files-Struktur). Daneben gibt es sogenannte "öffentliche Ablagen", die Benutzergruppen zugänglich sind (Rolle einer Abteilungs- oder Registraturablage). Ein "integrierter Eingangskorb" ist eine Art Mail-System zur Erteilung von Aufgaben (und Dokumenten) an die Mitarbeiter. SAP sieht weiter die Archivierung nichtdynamischer NCI- und CI-Dokumente in einem externen optischen Archivsystem vor. Die Schnittstelle "SAP ArchiveLink" ermöglicht den Zugriff auf diese abgelegten Dokumente von den SAP-Anwendungsmodulen (über Verknüpfungstabellen, Hyperlinks) oder dem integrierten Dokumentenverwaltungssystem (DVS) (über Dokumentinfosätze oder Metadatensätze) aus[4].

Zum Schluss sind eine Development Workbench für das Programmieren (DW ABAP/4) und die Möglichkeit von Customizing vorhanden, obwohl SAP auf der Basis der R/3-Standardanwendungen mittlerweile selbst mehrere Branchenlösungen für spezielle Wirtschaftsbereiche entwickelt hat.

Herausforderungen für SAP

Es gibt jetzt noch umfangreiche Dokumenten- und Informationsbereiche, die von SAP nicht oder kaum berührt werden. Dies betrifft den ganzen Bereich der Schriftgutverwaltung (Dokumentenmanagement im klassischen Sinn), sowie auch Recherchedienste, Bibliotheksservices und "Fremd"-Informationen (Internet, Host-Datenbanken, CD-ROMs usw.).

Dokumentenmanagement könnte theoretisch durchaus mit SAP R/3 betrieben werden. Das System setzt Prinzipien um, die für ein effektives und effizientes Dokumentenmanagement sehr wichtig sind: massgeschneiderte Unterstützung der einzelnen Bereiche, integrierter Ansatz betreffend die Gesamtorganisation, Aufsetzen auf Standards und Reduktion der Schnittstellen, Strukturierung der Abläufe, Klassifikation der Vorgänge und Unterlagen, Arbeiten mit einer Basis-Systematik (Kontenplan als betriebsinterne Logik), Benutzen von Metadaten (Indexdaten oder Merkmale).

Was braucht es aber konkret, um mit SAP tatsächlich alle unterstützenden, führenden und kontrollierenden Daten- und Dokumentenverwaltungsprozesse einer Organisation in den Griff zu bekommen? Dazu muss vorgängig ein technisch-, aber auch sachlogisch- oder sachsystematisch-adäquates Gesamtkonzept erstellt werden. Verschiedene Fragestellungen müssten berücksichtigt werden:

  • Was ist Dokumentenmanagement, wozu dient es und wie muss es gestaltet werden? Es sollte klar sein, dass jede Systemlösung die Basisgesetze des Dokumentenmanagement bezüglich Verwaltung, Erschliessung und Ablage erfüllen muss.
  • Wo liegen die spezifischen Herausforderungen eines elektronischen Dokumentenmanagement? Welche sachlogischen oder sachsystematischen Instrumente braucht es, um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein?
  • Wo liegen allfällige konzeptionelle Schwächen bei SAP aus der Sicht des Dokumentenmanagement? Hierbei müssen auch die Langzeitaspekte in Betracht genommen werden.

Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Für den Aufbau eines wirkungsvollen Dokumentenmanagement sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

  • Die Arbeits- und Entscheidungsprozesse müssen sich in der Unternehmens- oder Verwaltungsdokumentation zuverlässig abbilden, dadurch nachvollziehbar (transparent) und revisionssicher bleiben.
  • Die Dokumente sollten aus der Perspektive eines „life-cycle„-Konzepts, das von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung (Kassation) oder Archivierung reicht, betrachtet und behandelt werden (differenzierte Aktenbildung, prospektive Bewertung).
  • Die vorhandenen hybriden Bestände (sowohl Papier, Mikrofilme, Fotos, Zeichnungen als auch elektronische Bestände) werden auch künftig nicht verschwinden. Sie müssen durch eine gemeinsame Basis-Systematik (Aktenplan) sachlogisch verknüpft werden.
  • Die vorhandenen älteren Bestände müssen im gesamten Dokumentenmanagement integriert bleiben. Ihre Relevanz für das aktuelle Funktionieren der Organisation und ihre Archivwürdigkeit müssen überprüft und sichergestellt werden (Altdatenübernahme).
  • Die Suche nach Dokumenten und Informationen setzt eine vielseitige Erschliessung und die Benutzung unterschiedlicher Methoden und Tools voraus.
  • Die Datensicherung und -konservierung müssen effektiv und transparent organisiert werden.

SAP in Bezug auf Dokumentenmanagement

Verschiedene Aspekte sind in diesem Rahmen in Erwägung zu ziehen. SAP verfügt über ein Dokumentenverwaltungssystem (DVS), in dem Belege im Zusammenhang mit der Betriebswirtschaft abgelegt werden können. Zu jedem Dokument wird in SAP ein Dokumentinfosatz (DIS) erstellt, der Metadaten zu diesem Dokument speichert. Das SAP-Konzept beinhaltet für die Sachbearbeitung bzw. die Informationsvermittlung und -verwaltung folgende wichtige Dokumentenmanagement-Funktionalitäten:

Sachbearbeitung, Geschäftsprozesse Informationsvermittlung, -verwaltung
Erfassen, Erstellen, Ablage Dokumente Bewerten, Ablage Dokumente, Übertragen ins externen Archiv
Vergabe Metadaten (Indexdaten, Merkmale) Ergänzen Metadaten (Indexdaten, Merkmale)
Strukturierte Suche Strukturierte Suche
Links mit anderen Dokumenten / Objekten Links mit anderen Dokumenten / Objekten

SAP R/3 ermöglicht keine Freitext- oder Volltextsuche in den Langtexten der Dokumentinfosätze, während die wohl "intelligenten" Kurztexte eine begrenzte Länge von nur 40 Zeichen haben.

Dokumentenmanagement unterscheidet sich von Managementinformation, wie sie im EIS (Executive Information System) vom SAP Open Information Warehouse organisiert ist. Dokumentenmanagement richtet das Augenmerk auf die niedrig strukturierten Informationen aus der täglichen Geschäftsabwicklung, auf das Schriftgut, wie es während der Aufgabenerledigung in Form von Korrespondenz, Protokollen, Notizen, Berichten, Gutachten usw. laufend anfällt. Es dient der Geschäftsabwicklung und bildet deren unmittelbaren Niederschlag. Schriftgut ist nicht verdichtet, oft redundant und wird, da es in sehr grossen Mengen anfällt, nach Abschluss des Geschäfts bereinigt, bewertet und eventuell aufbewahrt. Managementinformation dagegen ist aggregiert, gezielt aufbereitet, selektiert, nach Bedarf verdichtet mit dem Zweck der Managementunterstützung. Es handelt sich hierbei um mittelbare oder indirekte Information. Sie dient der Steuerung, bildet aber nicht die Geschäftsvorgänge als solche nachvollziehbar ab.

Die meisten strukturierten, kodierten Informationen und unstrukturierten oder niedrig strukturierten Informationen (Dokumente), wie sie im heutigen SAP verwaltet werden, sind nicht dauerarchivwürdig (auch nicht bei Verwaltungen), fordern lediglich eine revisionssichere Aufbewahrung (vollständig, richtig, fälschungssicher, lesbar und verständlich) während einer Frist von 6 bis 10 Jahren. Es geht dabei um die Administration der Buchhaltung, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftskorrespondenz. Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Lageberichte müssen bei Verwaltungen dagegen dauerhaft aufbewahrt bleiben und werden oft (auch) in Urschrift (Papierform) vorliegen[5]. Bei Unternehmen wird dies in der Praxis oft ebenso der Fall sein.

Fragen konzeptioneller und praktischer Art

Die Herkunft, Philosophie und Wirkung von SAP bleiben vorerst und vor allem betriebswirtschaftlich ausgerichtet. Obwohl das SAP-Konzept Dokumentenmanagement im klassischen Sinn keineswegs ausschliesst, wirft es aus dieser Sicht doch auch einige fundamentale Fragen auf. Sie sollten anhand von Fallbeispielen (Aufbau eines Dokumentinfosatzes, Klassifikation über Dokument-Typen, Einrichtung einer Projektablage, Zugriff auf dynamische und statische Dokumente) näher angeschaut und beurteilt werden.

Mit SAP R/3 besteht eine praktikable Lösung für die Unterstützung der strukturierten Arbeits- und Entscheidungsprozesse (teilbereichsbeschränkt, routinemässig und oft nur kurzfristig relevant), die für die Unterlagen über relationale Verknüpfungsmöglichkeiten (Zwischentabelle) und Hyperlinks verfügt. Hier ist (in der dynamischen Phase) die Beziehung Handlung/Aufgabe - Dokument dann auch sehr offensichtlich (direkte Prüfung und Verantwortung). Beim Dokumentenmanagement teilbereichsübergreifender, nicht-routinemässiger und längerfristig relevanter Art müssen jedoch Vorgänge/Geschäfte/Dossiers gebildet werden können, weil die Dokumente und die schriftgutproduzierenden Transaktionen hier einen weniger direkten Zusammenhang aufweisen. Die Wahl der Metadaten zur Erfassung, Erschliessung und Verwaltung dieser Dokumente und Transaktionen ist diesbezüglich entscheidend[6]. Freilich können mit SAP R/3 auf die Organisation zugeschnittene Datenmasken erstellt werden und sind allenfalls die Metadaten (über eine Zusatzmaske) frei bestimmbar.

Es bleibt eine offene Frage, ob SAP R/3 bezüglich des Dokumentenmanagement der weniger strukturierten, eher planenden und übergreifenden Arbeits- und Entscheidungsprozesse auch im anderen Sinn ausreicht. Ein wichtiges Instrument zur Verwaltung dieses Kernschriftguts einer Organisation ist (neben den Metadaten) eine adäquate Basis-Systematik (Akten- und Bewertungsplan), die sich an den Geschäftsabläufen nach Innen und Aussen orientiert[7]. Diese kann auch eine "brückenbildende" Rolle (crosswalk) zwischen den Beständen in unterschiedlichen Formaten und auf unterschiedlichen Trägermedien spielen (Realität der hybriden Systeme). Ist die Hinterlegung eines Akten- und Bewertungsplans möglich? Zwar anerkennt SAP R/3 ausdrücklich die Rolle eines Kontenplans als wesentliches Instrument und einheitliche Systematik beim Finanzwesen und Controlling. Für die Klassifikation der Dokumente setzt das System hingegen zu einseitig auf Dokument-Arten bzw. Dokument-Typen. Dies kann den Anforderungen einer komplexen elektronischen Schriftgutverwaltung nicht gerecht werden.

Nach der dynamischen Phase können die Dokumente (Buchungsbelege usw.) und Daten in ein externes Archiv mit optischen Platten ausgelagert werden. Für die Erschliessung und Langzeitverwaltung dieser Dokumente wird die elektronische Verknüpfung mit anderen Dokumenten und/oder Objekten über Zwischentabellen und Hyperlinks sich problematisch und aufwendig erweisen. SAP bestätigt diese Abhängigkeit wie folgt: "Da viele Datenobjekte nur in Verbindung mit anderen Datenobjekten sinnvoll bzw. von anderen Objekten abhängig sind, muss bei der Archivierung geprüft werden, ob die Auslagerung eines bestimmten Datenobjektes die Archivierung anderer Objekte voraussetzt bzw. ob andere Objekte parallel archiviert werden müssen"[8]. Werden dagegen über Metadaten und Aktenplanpositionen Vorgänge/Geschäfte/Dossiers als "Klammer" gebildet, ist ein sachlogischer oder -systematischer Zugriff auf die Dokumente und Vorgänge/Geschäfte/Dossiers während des ganzen Lebenszyklus problemlos gewährleistet.

Ergebnis

Für die Revision und die Nachvollziehbarkeit, wie sie z.B. auch von der Zertifizierung nach ISO-9000 vorausgesetzt werden, reichen die strukturierten Betriebsdaten allein nicht aus. Sie müssen immer ergänzt werden durch das geschäftsbezogene Schriftgut (Akten) in breitem Sinn. Daher ist eine möglichst enge Einbindung oder Abstimmung der unstrukturierten oder niedrig strukturierten Betriebsinformationen äusserst sinnvoll. Dies ist ebenfalls von Bedeutung für die effiziente Abwicklung der laufenden Geschäfte sowie für die Kontinuität und Entwicklung der Unternehmens- oder Verwaltungspolitik. Auch weitere Informationsquellen (betriebsexterne Informationen) sollten möglichst einfach und bedarfsgerecht miteinbezogen werden können.

SAP R/3 ist ein gutes Verwaltungsinstrument für hoch strukturierte Informationen. In Bezug auf die Verwaltung weniger strukturierten Informationen bestehen sicher auch Möglichkeiten. Die Frage, ob neben SAP R/3 (später SAP Version 4.x) noch ein spezifisches DM-System mit Schnittstelle zu SAP hinzugekauft werden soll, hat eine finanzielle und technische Dimension (Programmieraufwand, Menge der Schnittstellen). Ob SAP im Dokumentenmanagement-Bereich für eine konkrete Organisation eine effektive Lösung bieten kann, hat aber vorwiegend mit organisatorischen und sachlogischen Aspekten zu tun.


[*] Vortrag von Peter Toebak am 14. April 1999 (KWID-Tagung in Basel), publiziert unter dem Titel: "Welche Chancen bietet SAP für das Dokumentenmanagement?", in: Josef Herget, Stephan Holländer und Werner Schwuchow (Hrsgr.), Informationsmanagement. Chancen ergreifen (Konstanz, 1999), 133-141 (Schriften zur Informationswissenschaft, 35).

[1] Siehe zum Beispiel Ruedi Hausammann, "Gedanken zur Informatik als Führungsinstrument in der öffentlichen Verwaltung", Modernes Verwaltungsmanagement. Praxis, 1998, Nr. 2, 22 (Ausgabe von ATAG Ernst & Young).

[2] Roger Broadhurst und Tony Hendley, Document Management Guide and Directory. A Comprehensive Guide to Document Management and Imaging Products and Services (Hertfordshire, 1997) (Cimtech Limited).

[3] CDI (Hrsg.), SAP R/3. Einführung (Haar bei München, 1996); Rüdiger Buck-Emden und Jürgen Galimov, Die Client/Server-Technologie des SAP-Systems R/3. Basis für betriebswirtschaftliche Standardanwendungen (Bonn, 1997 (3. Auflage)); SAP AG (Hrsg.), R/3 System Release 3.1H. Online Documentation (Walldorf, 1997) (CD-ROM).

[4] Speziell Buck-Emden und Galimov, Die Client/Server-Technologie des SAP-Systems R/3, 207-209.

[5] Ulrich Kampffmeyer und Jörg Rogalla, Grundsätze der elektronischen Archivierung. "Code of Practice" zum Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen (Darmstadt, 1997) (VOI Verband Optische Informationssysteme).

Nachschrift von Peter Toebak am 15.08.2003: Die beiden Sätze: "Die meisten strukturierten, kodierten Informationen und unstrukturierten oder niedrig strukturierten Informationen (Dokumente), wie sie im heutigen SAP verwaltet werden, sind nicht dauerarchivwürdig (auch nicht bei Verwaltungen), fordern lediglich eine revisionssichere Aufbewahrung (vollständig, richtig, fälschungssicher, lesbar und verständlich) während einer Frist von 6 bis 10 Jahren. Es geht dabei um die Administration der Buchhaltung, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftskorrespondenz", möchte ich heute weiter relativieren. Die Buchhaltung und die sogenannte Handels- und Geschäftskorrespondenz können (teilweise) sehr wohl Archivrelevanz oder langfristige Relevanz haben. 

[6] Siehe auch Peter Toebak, "Metadaten im archivischen Bereich. Ein allgemeines Modell", Arbido, XIII (1998), Nr. 3, 8-11. Mit dem Titel "Metadaten im archivischen Bereich. Ein allgemeines Modell und die Praxis im Kanton Basel-Stadt" ist online eine vollständigere Version publiziert: http://www.svd-asd.org und http://www.toebak.ch (zusammen mit Thomas Schärli).

[7] Siehe z.B. Marc Schaffroth, "Was macht Unterlagen zu Akten? Konzeptionelle Grundlagen des vorgangsorientierten Informationsmanagements", Studien und Quellen. Zeitschrift des Schweizerischen Bundesarchivs, 22 (1996), 357-389; Marc Schaffroth, "Management von Geschäftsunterlagen in integrierten Büro-Informationssystemen", Studien und Quellen. Zeitschrift des Schweizerischen Bundesarchivs, 23 (1997), 303-334.

[8] SAP, R/3 System Release 3.1H. Online Documentation (Anforderungen an die Archivierung).